Der neu eingestellte Direktor für ERP-Systeme hat das ERP-Änderungsmanagement mit Netwrix Platform Governance auf sichere Weise optimiert

Challenge

• Komplexität und Anpassung von NetSuite
  Im Jahr 2014 wechselte Drybar von QuickBooks zu NetSuite. Doch mit der Zeit wurde die NetSuite-Umgebung aufgrund von Anpassungen, die von früheren Teammitgliedern und externen Firmen vorgenommen wurden, immer komplexer. Diese Komplexität nahm zu, als diese Personen das Unternehmen verließen und oft ihr detailliertes Wissen über das System mitnahmen.
• Geschäftsbereich und schnelle Anpassungen
  Die Übernahme der Einzelhandelslinie von Drybar durch ein größeres Unternehmen führte zu der Notwendigkeit, das Geschäft und seine Unternehmenssoftware zu teilen, um das Management von fast 100 Unternehmensfilialen separat zu erleichtern. Diese Aufteilung erforderte schnelle und präzise Anpassungen an ihrem NetSuite-Konto, was zu einem dringenden Bedarf an effizientem Management und Überwachung dieser Änderungen führte.
• Rückstand nicht überprüfter Änderungen
  Als Diara Burris ihre Rolle übernahm, bemerkte sie eine große Anzahl nicht überprüfter Änderungen im NetSuite-System. Das Fehlen formeller Genehmigungsprozesse für Änderungen stellte eine erhebliche Bedrohung für die Stabilität und Zuverlässigkeit des ERP-Systems dar. Folglich wurde es entscheidend, so bald wie möglich strukturierte Change-Management-Praktiken zu etablieren.

Netwrix-Lösung

Drybar, eine schnell wachsende Friseursalon-Kette, sah sich mit zunehmender Komplexität in ihrer angepassten NetSuite-Umgebung konfrontiert. Um Prozesse zu optimieren und die Compliance zu verbessern, implementierten sie Netwrix Platform Governance, in Anerkennung seiner Fähigkeit, das Systemmanagement zu verbessern und die Audit-Bereitschaft zu gewährleisten.

• Entity Relationship Diagramme (ERD) zum Verständnis komplexer Anpassungen. Das Platform Governance ERD-Tool wurde für das Team von Drybar unerlässlich, um die gestiegene Komplexität ihrer NetSuite-Umgebung nach der Unternehmensaufteilung und dem schnellen Wachstum zu bewältigen. Dieses Tool ermöglichte dem Team, sofortige Einblicke zu erhalten, wie verschiedene Anpassungen miteinander verbunden waren, was es besonders wertvoll machte, um fundierte Entscheidungen über potenzielle Änderungen zu treffen. Es half dem Team, die breitere Auswirkung auf das System zu verstehen und sicherzustellen, dass jede Modifikation die betrieblichen Anforderungen von Drybar unterstützte, ohne unbeabsichtigte Folgen.
• Automatisierte Bereinigung ungenutzter Suchanfragen. Als Teil der Systemoptimierung und Leistungssteigerung von Drybar's NetSuite, hat Platform Governance automatisierte Regeln implementiert. Diese Regeln identifizierten und archivierten über 2000 ungenutzte gespeicherte Suchanfragen, die das System belasteten. Durch die Bereinigung des Systems wurde dessen Effizienz und Benutzerfreundlichkeit verbessert, was es den Nutzern erleichterte, sich zurechtzufinden. Die Automatisierung beinhaltete auch Benachrichtigungen an die Suchanfragenbesitzer vor jeder Deaktivierung, um sicherzustellen, dass keine aktuell genutzten Suchanfragen versehentlich entfernt wurden. Dies half, die Integrität des Systems und das Vertrauen der Nutzer zu erhalten.
• Change-Management und Compliance-Berichterstattung. Platform Governance implementierte formelle Change-Management-Prozesse in den ERP-Operationen von Drybar, um den Rückstand nicht überprüfter Änderungen anzugehen. Dies beinhaltete die Nutzung formeller Änderungsanfragen, um neue Änderungen präventiv zu bewerten und wöchentliche Berichte über nicht konforme Änderungen zu erstellen, um Abweichungen von etablierten Protokollen zu erkennen und zu korrigieren. Dieser strukturierte Ansatz ermöglichte es Drybar, eine strenge Kontrolle über Änderungen aufrechtzuerhalten, diese mit Compliance-Anforderungen und Geschäftszielen in Einklang zu bringen und ein Rahmenwerk zu schaffen, um die Abhängigkeit von manuellen Überprüfungen schrittweise zu verringern, während das Team sich an das neue System anpasste.

Wesentliche Vorteile

• Proaktives Change Management
• Verbesserte Einsicht mit Entity Relationship Diagrams (ERD)
• Automatisierte Suchbereinigung