Wie ein börsennotiertes SaaS-Unternehmen in weniger als zwei Wochen auditbereite Änderungskontrollen mit Netwrix Platform Governance entwickelte

Challenge

• Unzureichende Nachverfolgung und Dokumentation
  Anfangs verließ sich Smartsheet auf Screenshots und Tabellenkalkulationen, um Änderungsgenehmigungen in NetSuite zu verfolgen. Dieser manuelle Prozess war nicht nur arbeitsintensiv, sondern auch fehleranfällig, ohne eine effektive Möglichkeit, jede Änderung zu erfassen, insbesondere jene, die unbeabsichtigt durchrutschten.
• Überwältigende Audit-Log-Daten
  Die Versuche von Smartsheet, Änderungen mit Systemnotizen zu auditieren, wurden von der Menge der generierten Daten überwältigt – etwa 600.000 Zeilen aus nur einem Monat Audit-Log-Historie. Diese massive Datenmenge manuell zu sortieren, war ohne eine erhebliche Vergrößerung des Teams nicht praktikabel.
• Druck durch SOX-Konformität
  Als börsennotiertes Unternehmen stand Smartsheet unter strengen Anforderungen des Sarbanes-Oxley Act (SOX), um genaue Aufzeichnungen von ERP-Änderungen zu führen. Dies erforderte eine Lösung, die nicht nur die Dokumentation bewältigen konnte, sondern auch sicherstellte, dass alle Änderungen einer Prüfung durch den Auditor standhalten konnten.
• Dringender Implementierungszeitplan
  Mit einer bevorstehenden Frist zum Geschäftsjahresende musste Smartsheet schnell detektive Änderungskontrollen implementieren – innerhalb von vier Monaten vor Beginn ihres nächsten Geschäftsjahres.

Netwrix-Lösung

Für ein börsennotiertes Unternehmen wie Smartsheet ist alles, was Stress reduziert und die Sicherheit rund um die Auditvorbereitung erhöht, eine sehr gute Sache. Smartsheet suchte nach einer Lösung wie Platform Governance, nachdem sie während ihrer ersten SOX-Prüfung auf Herausforderungen gestoßen waren und erkannten, dass sie robuste Änderungskontrollen benötigen, um Notfalländerungen zu berücksichtigen. Obwohl sie anfangs manuelle Methoden wie Screenshots und Tabellenkalkulationen verwendeten, hatten sie Schwierigkeiten, alle Änderungen effektiv zu verfolgen, was sie dazu veranlasste, ein umfassendes Änderungsmanagement-System mit Detektivkontrollen zu suchen, um die Prüfungsbereitschaft sicherzustellen.

• Umfassendes Reporting über Änderungen und Compliance. Mit Platform Governance konnte Smartsheet die Fähigkeit erlangen, detaillierte Berichte zu erstellen, die nicht nur nicht konforme Änderungen aufzeigen, sondern auch hervorheben, wie diese Probleme gelöst wurden. Diese Berichte sind während Audits entscheidend, um den proaktiven Ansatz des Unternehmens beim Verwalten und Beheben von Compliance-Problemen zu demonstrieren. Sie dienen als Beweis für das Engagement des Unternehmens, strenge interne Kontrollen aufrechtzuerhalten und sicherzustellen, dass jeder Aspekt ihres ERP-Systems prüfbar und transparent ist.
• Zeitersparnis und verbesserte Konzentration. Die Einführung von Platform Governance automatisierten Systemen hat für Smartsheet erhebliche Zeitersparnisse gebracht, insbesondere im Bereich der monatlichen Audit-Überprüfungen. Früher mit 15-20 Stunden pro Monat verbunden, werden diese Aufgaben jetzt automatisch durch Platform Governance gehandhabt, was das Team entlastet und es ermöglicht, sich auf strategische Initiativen statt auf routinemäßige Compliance-Überprüfungen zu konzentrieren. Diese Verschiebung optimiert nicht nur die Produktivität, sondern reduziert auch den Stress und die Arbeitsbelastung der IT- und Finanzsystemteams, was zu einer fokussierteren und effizienteren Arbeitsumgebung führt.
• Automatisierte Dokumentation und Compliance-Überwachung. Der Übergang von manuellen Überwachungsmethoden, die sich auf Tabellenkalkulationen und Bildschirmfotos stützten, zu Netwrix Platform Governance automatisierte die Audit-Trails und Compliance-Dokumentation von Smartsheet. Diese Automatisierung reduzierte die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler dramatisch und stellte sicher, dass jede Systemänderung aufgezeichnet und leicht zugänglich war. Dieses Dokumentationsniveau ist entscheidend für die Einhaltung von Prüfstandards und den Nachweis der Compliance während SOX-Audits, da es klare, eindeutige Aufzeichnungen aller Änderungen bietet.

Wesentliche Vorteile

• Verbessertes Compliance-Management
• Vereinfachte Implementierung
• Zeiteinsparungen bei der Vorbereitung von Audits