Was ist elektronisches Records Management?

Wenn Sie im Laufe Ihres Tages aufmerksam sind, werden Sie viele Papiere herumfliegen sehen. Vieles davon begann digital. Die Leute drucken vielleicht Kopien zur Bequemlichkeit, aber die ursprüngliche elektronische Datei befindet sich irgendwo auf einem Computer. Wenn es um Aufzeichnungen geht, gilt das gleiche Verhalten. Es gibt viele physische Aufzeichnungen, aber die meisten dieser Aufzeichnungen haben einen digitalen Ursprung.

Ihre Organisation sollte so viele ihrer Unterlagen wie möglich elektronisch verwalten. Es mag zu viel Arbeit sein, alle älteren Unterlagen zu scannen, aber Sie müssen neuere Unterlagen als elektronische Dokumente in einem electronic records management-System verwalten. Wie wir gleich sehen werden, ermöglicht dieser Ansatz die Durchführung erweiterter Aufgaben und verringert die Belastung Ihrer Dokumentenmanager.

Was ist elektronisches Aktenmanagement?

Das Management elektronischer Aufzeichnungen (ERM) ist die Verwaltung elektronischer Dateien und Dokumente als Aufzeichnungen. Der wesentliche Unterschied zwischen ERM und dem traditionellen Management physischer Aufzeichnungen liegt im Fokus. ERM erfasst Aufzeichnungen als Teil eines digitalen Geschäftsprozesses. Sie bewahren die ursprünglichen digitalen Aufzeichnungen und nicht Papierkopien, die sich in Kisten in Lagerräumen oder Warenlagern stapeln. Dies ermöglicht es Ihnen, Effizienz zu steigern, indem Sie die Automatisierung Ihrer Geschäftsaktivitäten verbessern, genaue Audits durchführen und Ihre Aufzeichnungspläne zuverlässig anwenden.

Warum benötigen Sie ERM?

ERM ist ein Schlüsselelement jeder Strategie für digitale Transformation und information governance-Bemühungen. Viele Organisationen haben eine tiefe Angst vor ERM-Maßnahmen, weil sie in der Vergangenheit oft Risiken und Mehraufwand für Projekte bedeuteten. Aber in Wirklichkeit kann ERM, wenn man es als Teil der Informationsverwaltung betrachtet, große Vorteile für das Geschäft bringen. Durch die elektronische Verwaltung von Akten können Sie Dokumentenmetadaten automatisch erfassen, die Ihr ERM zur Identifizierung von Akten, deren Kategorisierung und zur Erleichterung ihrer Wiederbeschaffung nutzen kann. Zusätzlich können Ihre Aktenmanager strengere Kontrollen über die Dateien ausüben, und das Eliminieren von Duplikaten wird zu einer einfachen Wartungsaufgabe.

Das Management digitaler Aufzeichnungen stellt sicher, dass Informationen erfasst werden, ältere Versionen entfernt und Personen die richtigen Informationen finden, wenn sie diese benötigen. Es hilft Ihnen, vergangene Entscheidungen zu verstehen und auf eDiscovery-Anfragen zu reagieren, denn Sie können alle relevanten Beweise schnell finden. Sie können auch nachweisen, dass jedes angeforderte Dokument, das das Ende seiner Aufbewahrungsfrist erreicht hat, wirklich verschwunden ist.

Darüber hinaus hilft ERM Ihnen dabei, die Einhaltung interner Richtlinien und externer Anforderungen zu erreichen und schnell nachzuweisen, damit Ihre Organisation sich wieder auf ihre Mission konzentrieren kann.

Was sind die wichtigsten Funktionen eines modernen elektronischen Dokumentenmanagementsystems?

ERM-Systeme gibt es bereits seit den späten 1990er Jahren. Über Jahre hinweg wurden sie mit führenden Dokumentenmanagementsystemen integriert. Mit dem Anstieg elektronischer Akten wurden Aktenpläne, automatisierte Aussonderung von Akten und die Integration mit Archivierungssoftware zu Standardfunktionen von Dokumentenmanagementlösungen.

Systeme, die lediglich Praktiken des Records Managements von der physischen in die digitale Welt übertragen, verpassen viele Vorteile der Arbeit mit elektronischen Informationen. Daher verstehen moderne ERM-Systeme, dass Ihre digitalen Dateien nicht erstellt oder gespeichert werden an demselben Ort; sie müssen in der Lage sein, automatisch Aufzeichnungen aus verschiedenen Quellen (z.B. SharePoint, Dateispeicher und E-Mail) zu verwalten und zu erfassen. Diese Aufzeichnungen müssen dann für Personen unabhängig von ihrem Geschäftskontext leicht zugänglich sein.

ERM-Systeme müssen auch in der Lage sein, Aufzeichnungen vor Ort zu verwalten. Aufzeichnungen sind keine veralteten Schnappschüsse, die gemacht und dann archiviert werden. Aufzeichnungen liefern Informationen, die Geschäftsprozesse im gesamten Unternehmen antreiben können.

Es gibt zwei zusätzliche wichtige Funktionen eines modernen ERM-Systems: Auto-Klassifizierung und Records-Föderation. Beide helfen den Menschen, sich mehr auf ihre Arbeit zu konzentrieren und weniger auf das records management, das um sie herum stattfindet.

• Die automatische Klassifizierung ist für Genauigkeit und Vollständigkeit unerlässlich. Selbst Personen mit den besten Absichten sind fehlbar und werden Fehler machen, wenn sie Unterlagen deklarieren. Andere werden die Aufgabe ganz überspringen; die größte Lüge, die einem Records-Manager je erzählt wurde, ist: „Ich werde diese Unterlagen nach dem Mittagessen als Records deklarieren.“ Die automatische Deklaration von Records nimmt Ihren Mitarbeitern die Last ab und stellt sicher, dass Records ordnungsgemäß deklariert und verwaltet werden.
• Das föderierte Records Management ermöglicht es Ihnen, Aufzeichnungen dort zu verwalten, wo sie sich befinden. Historisch gesehen haben ERMs alle elektronischen Dateien aufgenommen und sie in einem zentralen Repository abgelegt. Dies führte zu Problemen, wenn Personen Inhalte finden, zugreifen und nutzen wollten, nachdem diese als Aufzeichnung deklariert wurden. Die Föderation ermöglicht es einem ERM, sich mit anderen Systemen zu verbinden, Aufzeichnungen zu identifizieren und sie unter angemessene Verwaltung und Aufbewahrungsfristen zu stellen — ohne Geschäftsprozesse negativ zu beeinflussen.

Wie wählen Sie ein ERM-System aus?

Um das richtige ERM-System für Ihre Organisation auszuwählen, müssen Sie zwei Hauptfaktoren berücksichtigen: Ihr aktuelles Risikoexpositionslevel und die Reife Ihrer Informationsmanagementsysteme. Diese sind eng miteinander verbunden, werden aber Ihren Entscheidungsprozess aus zwei verschiedenen Blickwinkeln antreiben.

Wenn Sie das Risiko abwägen, betrachten Sie, wie Akten derzeit verwaltet werden. Sind sie bereits in einem Management-System gespeichert? Selbst wenn es kein richtiges ERM ist, ist es ein guter Anfang, wenn Ihre elektronischen Informationen bereits in einer Informationsmanagement-Anwendung sind. Wenn etwas passieren würde, könnten Sie wahrscheinlich finden, was Sie benötigen. Wenn sich Ihre Akten andererseits auf persönlichen Netzlaufwerken von Personen befinden und per E-Mail geteilt werden, stellt dies eine Hochrisikosituation dar.

Dies führt uns zur Reife der aktuellen Informationsmanagement-Infrastruktur Ihrer Organisation. Viele Organisationen nutzen eine Mischung aus Systemen, um ihre Informationen zu speichern. Das ist normal, da verschiedene Gruppen innerhalb der Organisationen auf unterschiedliche Weise mit Informationen arbeiten und Systeme benötigen, die zu ihrer Arbeitsweise passen. Reifere Organisationen erkennen dies und stellen sicher, dass die verwendeten Systeme bekannt sind und in die breitere Architektur passen. Organisationen mit weniger ausgereifter Informationsmanagement-Infrastruktur sind sich nicht einmal sicher, was über E-Mail und Finanzmanagement-Tools hinaus vorhanden ist.

Wenn Sie diese beiden Faktoren betrachten, können Sie feststellen, ob Ihre Organisation ein System benötigt, das auch als Repository für einige Ihrer Unterlagen dienen kann. Andererseits benötigen Sie möglicherweise ein ERM, das einfach als Policy-Manager fungiert und Kontrollen auf Unterlagen anwendet, wo sie sich derzeit befinden. Zu wissen, wo Sie stehen und wohin Sie gehen, wird einen großen Unterschied machen, wenn Sie das richtige ERM auswählen.

Fazit

Die eigentliche Frage ist nicht, ob Ihre Organisation ein ERM benötigt; es geht vielmehr darum, welche Art von System Sie benötigen und wie viel Arbeit Sie zuerst in die Verbesserung Ihrer digitalen Prozesse investieren müssen. ERMs funktionieren am besten, wenn sie in Ihre Geschäftsprozesse integriert sind, daher ist es immer ein guter erster Schritt, Ihre Prozesse definiert und digitalisiert zu haben.

Denken Sie daran, die Implementierung eines ERM ist mehr als nur die Lösung eines Aktenproblems. Es ist der letzte Schritt, um Ihre digitale Welt zu verwalten und Ihre digitalen Prozesse unter Kontrolle zu bringen. Das Erfassen von Akten ermöglicht es Ihrer Organisation, zurückzublicken und zu bestimmen, wie man Dinge besser machen kann. Nur wenn Sie die Größe und den Umfang Ihrer elektronischen Informationen vollständig erfassen, können Sie Ihre Organisation wirklich auf die digitale Welt des nächsten Jahrzehnts vorbereiten.