Records Management in SharePoint: Wie funktioniert es?

Die meisten Organisationen nutzen heute Microsoft SharePoint, um ihre täglichen kollaborativen Projekte und Teaminhalte zu verwalten, da es eine einfach zu bedienende Lösung für Zusammenarbeit und Dokumentenmanagement ist, die Netzwerklaufwerke ersetzt. Viele der Dokumente in Ihren SharePoint-Bibliotheken sind tatsächlich Aufzeichnungen, die Sie ordnungsgemäß verwalten und schützen müssen.

Dieser Artikel erklärt die records management-Funktionalität, die Microsoft bereitstellt, um Ihnen zu helfen, Aufzeichnungen innerhalb von SharePoint zu verwalten, und erklärt, was Sie benötigen, um sie am effektivsten zu nutzen.

Traditionelle Ansätze zum Records Management in SharePoint

Traditionelles SharePoint bietet zwei Ansätze zum records management:

• In-Place-Dokumentenmanagement — Dokumente verbleiben in den Bibliotheken, in denen sie erstellt werden. Der Vorteil dieser Methode ist, dass Benutzer ihre Arbeit erledigen können, ohne sich Gedanken darüber machen zu müssen, wo sich die Dokumente befinden. Allerdings stellt das In-Place-Dokumentenmanagement eine enorme Belastung für den Dokumentenverwalter dar, da sich die Dokumente über mehrere Standorte und Standortsammlungen verteilen. Eine ordnungsgemäße Überwachung und Kontrolle, einschließlich der Verwaltung von Aufbewahrungsfristen, erfordert eine koordinierte Anstrengung aller Standortsammlungsadministratoren. Je größer Ihre Organisation ist, desto größer ist die Herausforderung.
• SharePoint Records Center — Dokumente werden an einem zentralen Ort für die Speicherung und Verwaltung verschoben. Diese Option erleichtert die Governance und Compliance für Administratoren erheblich. Das Verschieben von Dokumenten aus ihren ursprünglichen Bibliotheken kann es jedoch für Benutzer schwierig machen, die benötigten Daten zu finden. Die Lösung besteht darin, SharePoint so zu konfigurieren, dass beim Deklarieren eines Inhalts als Datensatz und dessen Verschiebung zum Records Center ein Platzhalter zurückbleibt; dieser Platzhalter dient als Link, dem die Benutzer folgen können, um auf das Dokument zuzugreifen und so die Auswirkungen auf ihre Benutzererfahrung zu minimieren.

Beide dieser traditionellen Ansätze haben wichtige Nachteile. Zunächst erfordern sie, dass das Personal richtig geschult und diszipliniert ist, um Akten zu deklarieren, besonders da das Unternehmen mit der Zeit wächst und mehr elektronische Daten sowie weniger physische Unterlagen ansammelt. Da die meisten Menschen keinen Teil ihres Tages damit verbringen wollen, Akten zu deklarieren, ist es oft sehr schwierig, ein angemessenes Informationsmanagement sicherzustellen. Außerdem, wenn Sie sich entscheiden, das Records Center zur Verwaltung von Akten zu nutzen, zögern die Leute oft mit der Deklaration einer Akte aus Angst, sie könnten den Zugang zu benötigten Informationen verlieren.

Es gibt zusätzliche Herausforderungen, wenn Sie das Records Management nach jahrelanger Nutzung von SharePoint implementieren. Records Management in SharePoint erfordert gut strukturierte Dokumentbibliotheken mit genauen Metadaten – etwas, das in den meisten SharePoint-Umgebungen fehlt. Und natürlich gibt es den enormen Rückstand an Dateien in SharePoint; wer hat die Zeit und Neigung, all diese zu überprüfen, um zu bestimmen, welche als Records deklariert werden sollten?

Ein moderner Ansatz

Ein besserer Ansatz besteht darin, das SharePoint Records Center die Eigentümerschaft von Aufzeichnungen übernehmen zu lassen, während Dateien an ihrem ursprünglichen Ort auf den Websites verbleiben können. Diese föderierte Vorgehensweise wird schnell zur bevorzugten Strategie für Organisationen, die SharePoint als Teil ihrer Office365-Implementierung nutzen. Die Office365-Lösung umfasst ein Security and Compliance Center, das diesen modernen Ansatz zur Verwaltung von Informationsmanagementrichtlinien ermöglicht. Organisationen können Aufbewahrungsrichtlinien erstellen, die sie auf der Ebene von Websites oder E-Mail-Adressen anwenden können. Zusätzlich können sie Aufbewahrungsetiketten gegen jedes Element oder jeden Inhaltstyp in Office365 anwenden, von E-Mails bis zu Dokumenten, um den Anforderungen von Compliance-Regelungen oder internen Richtlinien zu entsprechen.

Vorwärtskommen mit Records Management in SharePoint

Das Records Center und das Security and Compliance Center können die rechtlichen Anforderungen der meisten Organisationen erfüllen — sobald Unterlagen gesammelt und klassifiziert wurden. Das ist die Herausforderung: Organisationen benötigen einen Weg, um die Identifizierung und Deklaration von Unterlagen zu vereinfachen. Diese Aufgabe den Benutzern zu überlassen, ist ein guter Weg, um sicherzustellen, dass Ihr System nicht genutzt wird.

Die automatische Klassifizierung von Dokumenten wird Ihre Wissensarbeiter von der Last befreien, Dokumente deklarieren zu müssen, und gleichzeitig die Genauigkeit und Konsistenz Ihrer Dokumentenklassifizierung erhöhen. Mit der Zeit, wenn Sie Ihr Werkzeug besser trainieren, können Sie zuvor klassifizierten Inhalt in Microsoft SharePoint neu bewerten, um Fehlklassifizierungen zu korrigieren und Inhalte zu finden, die übersehen wurden, um sicherzustellen, dass die Dokumentenrichtlinien Ihrer Organisation ordnungsgemäß befolgt werden.

Tools wie Netwrix Data Classification können automatisch identifizieren, klassifizieren und Aufzeichnungen deklarieren. Während Auto-Klassifizierungstools die Notwendigkeit für Benutzerschulungen oder manuelle Aufzeichnungsdeklaration nicht eliminieren, helfen sie Ihnen dabei, das erforderliche Compliance-Niveau zu erreichen und dies gegenüber Prüfern und Ihrem Rechtspersonal nachzuweisen.

Fazit

Der beste Ansatz zur Implementierung des Records Managements besteht darin, eine Records Center-Website zu verwenden und sicherzustellen, dass die Website sorgfältig geplant und organisiert wird. Schulen Sie Ihr Personal über die Bedeutung des Records Managements und die Prozesse, die sie befolgen müssen, aber verlassen Sie sich auf ein Auto-Klassifizierungstool, um Aufzeichnungen in Ihrer SharePoint-Bereitstellung genau und konsistent zu klassifizieren und die Kontrolle über das Chaos zu gewinnen.