Unterschied zwischen Informationsmanagement und Wissensmanagement

Die Daten Ihrer Organisation sind eines ihrer wertvollsten Vermögenswerte. Im Gegensatz zu Vermögenswerten wie Bargeld wächst der Wert der Daten jedoch nicht immer mit zunehmendem Volumen – sie müssen ordnungsgemäß beschafft, gespeichert, gesichert, bereinigt und aufbereitet werden, damit sie auf sinnvolle Weise genutzt werden können.

Dementsprechend suchen immer mehr Unternehmen den Übergang vom Informationsmanagement zu Knowledge Management Systems. Aber was genau sind die Unterschiede zwischen Knowledge Management und Informationsmanagement? Gibt es Konzepte und Begriffe aus dem Informationsmanagement, die Sie nutzen können, um Knowledge Management in Ihrer Organisation effektiv umzusetzen?

Dieser Artikel beantwortet diese und andere wichtige Fragen, die Sie zum Thema Datenmanagement und Wissensmanagement haben könnten.

Was ist Information Management?

Informationsmanagement ist die Praxis des Sammelns, Verwaltens und Verteilens von Informationen. Daten können aus einer Vielzahl von Quellen erworben werden und in verschiedenen Formaten vorliegen. Anschließend müssen sie sicher in einer organisierten und strukturierten Weise gespeichert werden, die sowohl relevanten Vorschriften und Richtlinien entspricht als auch sicherstellt, dass sie für autorisierte Mitarbeiter zugänglich ist. Eine starke information governance ist wesentlich für ein effektives Informationsmanagement.

Was ist Knowledge Management?

Daten — egal wie sicher und Organisationen — beweisen ihren Wert nur, wenn sie genutzt werden, um dem Geschäft einen Mehrwert zu liefern. Mit anderen Worten, die Bits und Bytes müssen in Informationen umgewandelt werden, um als nützliches intellektuelles Kapital zu dienen. Hier kommt das Wissensmanagement ins Spiel: der Prozess des Erfassens, Verteilens und effektiven Nutzens von Wissen.

Diese Definition könnte knowledge management sehr ähnlich wie Informationsmanagement klingen lassen, aber in diesem Kontext bedeutet das Wort „Wissen“ eine verarbeitete Form von Informationen, die über das bloße Extrahieren von Fakten aus gesammelten Daten hinausgeht. Die Wissensentdeckung konzentriert sich auf die Anwendung von Informationen: Wissensschaffung ist das, was passiert, wenn Menschen Informationen in etwas Nützliches verfeinern.

Die meisten Organisationen verfügen sowohl über explizites als auch über implizites Wissen. Explizites Wissen ist das, was in einen Satz von Fakten, Fällen, Richtlinien usw. kodifiziert und über einen Wissensaustauschkanal veröffentlicht oder anderweitig verteilt werden kann. Implizites Wissen umfasst Einsichten und Intuitionen, die schwerer zu erfassen sind. Explizites Wissen ist in der Regel informationszentriert, während implizites Wissen dies nicht ist. Zusammen bilden sie eine Wissensbasis, die ein Schlüsselfaktor für den Wettbewerbsvorteil einer Organisation ist.

Der Unterschied zwischen Knowledge Management und Information Management

Der einfachste Weg, um den Unterschied zwischen Knowledge Management und Information Management zu verstehen, ist zu sagen, dass sich Knowledge Management auf Menschen konzentriert, während Information Management auf Prozesse ausgerichtet ist. Man könnte auch sagen, dass sich Information Management auf harte Fakten konzentriert, während Knowledge Management auch Meinungen und Intuitionen einbezieht.

Hier sind einige weitere Schlüsselunterschiede zwischen Wissensmanagement und Informationsmanagement:

Informationsmanagement:

• Betont explizite Merkmale von Informationen: Fakten, Zahlen und andere harte Daten
• Kann quantitativ in kurzen Zeitrahmen gemessen werden
• Lässt sich leicht replizieren
• Ist technologiebasiert

Wissensmanagement:

• Berücksichtigt alle Aspekte eines Unternehmens, einschließlich Kommunikation, Managementrahmen, Unternehmenskultur und Organisationsstrukturen
• Wird anhand der Veränderungen im Verhalten und der Arbeit von Einzelpersonen und Teams über die Zeit gemessen
• Führt zu Innovationen, die einzigartig für das Unternehmen sind
• Ist personenbasiert

Kernprozesse

Es gibt vier Hauptprozesse des Wissensmanagements:

• Wissensentdeckung — Neue Informationen aus Daten extrahieren
• Wissenserfassung — Umwandlung von implizitem zu explizitem Wissen
• Wissensaustausch — Wissen mit anderen teilen
• Wissensanwendung — Wissen zur Aufgabenerfüllung nutzen

Schlüsseltechnologien

Keine einzelne Software kann Ihnen bei dem gesamten Wissensmanagementprozess helfen; Sie benötigen verschiedene Werkzeuge für unterschiedliche Aufgaben. Gemäß dem „Knowledge Management Tools“ Blog, können die meisten Werkzeuge in neun Kategorien eingeteilt werden:

• Groupware-Systeme
• Das Intranet und Extranet
• Data Warehousing, Data Mining und OLAP
• Entscheidungsunterstützungssysteme
• Content-Management-Systeme
• Dokumentenmanagementsysteme
• Künstliche Intelligenz-Tools
• Simulationstools
• Semantische Netzwerke

Alle diese Tools sind abhängig von Wissen und Informationen, die richtig klassifiziert und getaggt sind, daher benötigen Sie auch Technologie für Datenentdeckung und -klassifizierung. Obwohl einige Wissensmanagement-Tools einen Teil dieser Funktionalität bieten, wird eine speziell entwickelte Lösung robustere und genauere Ergebnisse liefern.

Fazit

Wissensmanagement und Informationsmanagement unterscheiden sich in Umfang und Zweck, sind jedoch beide für moderne Organisationen unerlässlich. Der zentrale Kernprozess besteht darin, Ihre Daten und Ihr Wissen zu klassifizieren und zu kategorisieren, um es auffindbar und abrufbar zu machen, während gleichzeitig Sicherheit und regulatorische Konformität gewährleistet werden.