Comment maximiser l'efficacité avec Copilot dans Office 365

Microsoft 365 Copilot est un assistant de productivité alimenté par l'IA conçu pour s'intégrer à la suite Microsoft 365. Il améliore la productivité des utilisateurs et la collaboration à travers plusieurs applications en fournissant des suggestions intelligentes, en automatisant des tâches et en livrant des insights en temps réel pour les utilisateurs. Copilot aide les utilisateurs à rédiger des e-mails, à créer des présentations dans PowerPoint ou à résumer des réunions dans Teams. Il aide à économiser de petits moments tout au long de la journée, ce qui se traduit par des économies considérables sur le cours d'une semaine de travail.

Les entreprises adoptent activement l'utilisation d'assistants IA tels que Copilot pour leurs employés. En automatisant les tâches routinières, Microsoft Office Copilot permet aux employés de déplacer leur attention vers des entreprises plus créatives et stratégiques qui stimulent la productivité globale et l'innovation. Copilot représente un changement significatif car, contrairement aux outils Office traditionnels qui dépendent des saisies manuelles, Copilot introduit une approche dynamique et pilotée par l'IA qui rationalise les processus pour éliminer le travail fastidieux qui fait perdre du temps. Après tout, votre temps et vos ressources devraient être dirigés à servir les clients, et non à des tâches fastidieuses.

Pour qui est Microsoft 365 Copilot ?

• Utilisateurs professionnels – Aide les professionnels à rédiger des e-mails, créer des documents et analyser des données efficacement.
• Utilisateurs d'entreprise – Aide les grandes organisations avec l'automatisation des flux de travail, la génération de rapports et la collaboration en temps réel.
• Utilisateurs individuels – Offre un support alimenté par l'IA pour les tâches quotidiennes, rendant le travail personnel et indépendant plus efficace.

L'essor de l'IA dans Microsoft 365

Copilot s'intègre de manière transparente avec les applications Office 365 de sorte qu'il fait partie de l'application. Par exemple, Copilot est prêt à assister dès que vous ouvrez Word :

Cliquez sur l'icône comme indiqué dans la capture d'écran ci-dessus et il est prêt à vous assister comme montré ci-dessous.

Il peut également aider avec PowerPoint comme montré ici :

En fait, Copilot s'intègre avec toutes vos applications Office 365 afin que vous puissiez travailler plus efficacement. Les utilisateurs apprécient aujourd'hui sa capacité à économiser du temps et à améliorer la productivité, en particulier dans des tâches telles que les résumés de réunions et la rédaction de documents. L'IA continue d'évoluer dans ses premiers stades de développement, donc elle n'a pas encore complètement mûri en tant que technologie. Comme toute innovation émergente, elle a des bugs. Les utilisateurs signalent qu'elle fabrique occasionnellement des réponses, en particulier lors de calculs complexes dans Excel. Bien que certains utilisateurs expriment des préoccupations concernant le coût de l'abonnement aux services de Copilot, beaucoup estiment que les avantages l'emportent largement sur les frais mensuels nominaux.

Commencer avec Microsoft 365 Copilot

Pour accéder à Microsoft Copilot 365, il vous suffit de disposer de la licence appropriée. Bien qu'une version gratuite de Copilot soit disponible en utilisant le dernier système d'exploitation Windows ou le navigateur Edge, elle ne sera pas intégrée à Office 365. Ne confondez pas Copilot Chat avec Microsoft 365 Copilot. Copilot Chat est accessible via le web, Teams et Outlook, mais c'est une expérience autonome qui n'offre pas les fonctionnalités intégrées de Microsoft 365 Copilot.

Pour configurer Copilot pour une utilisation professionnelle, vous devez d'abord vous assurer que vous disposez des licences requises ainsi que d'un compte Microsoft 365. Voici les options de licence :

• Utilisateurs d'entreprise : Nécessitent des licences Microsoft 365 E3, E5, Business Standard ou Business Premium.
• Utilisateurs Éducatifs : Le corps enseignant et les étudiants de l'enseignement supérieur âgés de 18 ans et plus nécessitent des licences Microsoft 365 A1, A3 ou A5.
• Exigence supplémentaire : Au-delà de la licence Microsoft 365, vous devez également posséder la licence complémentaire Microsoft 365 Copilot.
• Utilisateurs non-entreprise : Ceux qui ont un abonnement Microsoft 365 Personnel ou Famille peuvent l'associer à Copilot Pro pour intégrer les fonctionnalités de Copilot dans leurs applications Microsoft 365.

Pour les organisations d'entreprise, utilisez le centre d'administration Microsoft 365 pour attribuer des licences aux utilisateurs. Examinez les paramètres de confidentialité des applications et configurez les fonctionnalités supplémentaires si nécessaire. Une fois toutes les conditions préalables remplies, les utilisateurs peuvent profiter des avantages de l'intégration de Copilot avec toutes leurs applications Office, y compris Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Teams.

Fonctionnalités de Microsoft 365 Copilot – Nouveautés et fonctionnement

Copilot dans Word : Assistance à l'écriture alimentée par l'IA

Les outils de rédaction pilotés par l'IA aident les utilisateurs à créer, résumer et perfectionner leurs documents. M365 Copilot peut même réaliser des actions telles que transformer du texte en tableaux et aider à rédiger de nouveaux contenus en se référant à des contenus existants ou en découvrant de nouvelles informations.

Copilot dans Excel : Analyse de données avancée & Perspectives

Désormais, les utilisateurs peuvent débloquer toutes les capacités d'Excel car avec Copilot, ils peuvent générer des insights automatisés, identifier des tendances et créer des visualisations sans appliquer manuellement des formules ou des fonctions. Tout cela rend l'analyse des données beaucoup plus facile tout en éliminant la nécessité d'apprendre les commandes Excel.

Copilot dans PowerPoint : Présentations automatisées

Copilot peut prendre vos documents écrits et les transformer en diapositives. Il peut concevoir automatiquement des mises en page et même suggérer des images et animations pertinentes. Les utilisateurs peuvent résumer de longues présentations ou réorganiser la structure de leur présentation en quelques clics de souris.

Copilot dans Outlook : Résumé d'emails & Réponses intelligentes

Les utilisateurs peuvent réduire le temps qu'ils passent avec les e-mails maintenant car Copilot peut aider à résumer les longues chaînes d'e-mails et à générer des réponses. Copilot peut également aider à la planification, à la délégation de tâches et aux informations en temps réel pour optimiser la productivité de l'équipe.

Copilot dans OneNote & Whiteboard : Prise de notes améliorée par l'IA

Copilot s'intègre à OneNote et Whiteboard pour vous aider à brainstormer des idées, structurer des notes et résumer le contenu. Il peut également fournir des suggestions intelligentes pour aider à démarrer des projets.

Copilot Chat : Assistance IA sécurisée pour les flux de travail

Copilot Chat offre une destination unique pour entreprendre n'importe quelle tâche. Il propose une expérience d'IA conversationnelle qui permet aux utilisateurs d'interagir avec un assistant IA et d'utiliser la puissance de l'automatisation dans leurs tâches quotidiennes.

Copilot dans Microsoft Word – Création de documents plus intelligente

Imaginez que vous ayez pour tâche de rédiger un document mais que vous ne parveniez pas à commencer à cause du syndrome de la page blanche. Copilot peut générer du texte à partir de consignes fournies par l'utilisateur, l'aidant ainsi à démarrer des documents à partir de zéro ou à développer du contenu existant. Dans les captures d'écran ci-dessous, Copilot a pris la consigne suivante :

Et a rédigé un document :

Les utilisateurs peuvent sélectionner du texte et demander à Copilot de le reformuler et de l'ajuster à un ton ou style particulier. Copilot va bien au-delà des limites du traitement de texte traditionnel en aidant les utilisateurs à vérifier la grammaire et la ponctuation. Ce correcteur épreuvé par l'IA peut même suggérer des améliorations de vocabulaire pour garantir que vous écrivez comme un professionnel aguerri. Vous pouvez également l'utiliser pour scanner des documents volumineux dans votre OneDrive et les résumer.

Copilot dans Microsoft Excel – Gestion de données assistée par IA

Lorsque vous ouvrez Microsoft Excel 365, vous remarquerez le bouton Copilot dans le ruban en haut de l'interface Excel. En cliquant dessus, le volet de discussion Copilot s'ouvrira.

En cliquant sur ce bouton, vous débloquerez la puissance d'un assistant de données intelligent capable d'automatiser de nombreuses tâches Excel répétitives qui exigent du temps et des compétences. L'intelligence artificielle intégrée à Excel peut analyser des feuilles de calcul pour identifier des tendances, détecter des anomalies et mettre en évidence des corrélations. Au lieu de fouiller manuellement dans des rangées de chiffres, les utilisateurs peuvent poser à Copilot des questions en langage naturel telles que : « Comment les revenus ont-ils évolué par rapport à l'année dernière ? » Autrement dit, votre capacité à analyser des données et à en tirer des insights n'est plus limitée par vos compétences Excel.

Copilot peut simplifier la visualisation des données en générant automatiquement des graphiques, des diagrammes et des tableaux croisés dynamiques. Cela facilite la création de rapports sans nécessiter de compétences avancées. Il automatise également des tâches répétitives comme le nettoyage des données, la mise en forme et la création de formules pour réduire l'effort manuel. Bien qu'il y ait actuellement des limitations dans les fonctionnalités d'IA d'Excel, ces lacunes se combleront avec de futurs développements qui réduiront également certaines des erreurs courantes trouvées aujourd'hui avec des analyses de données plus complexes.

Copilot dans Microsoft Outlook – Email & Communication plus intelligents

Admettons-le. Personne n'aime s'occuper de la corvée de gestion de sa boîte e-mail. Vous n'avez pas le temps de lire un long courriel de quelqu'un ? Cliquez simplement sur la fonction Résumé au-dessus du courriel comme indiqué ci-dessous pour obtenir les points clés d'une alerte de message où le temps peut être essentiel.

MS 365 Copilot peut commencer par organiser votre boîte de réception en triant les e-mails en fonction de leur urgence et de leur pertinence. Il peut vous aider à répondre aux clients, collègues et membres de l'équipe en suggérant des réponses concises qui améliorent la communication. Par exemple, vous pouvez rédiger un bref projet puis demander à Copilot de le réécrire selon vos besoins comme illustré ci-dessous :

L'assistant IA intégré à Outlook peut faire des choses comme suggérer des horaires de réunion, reprogrammer automatiquement des rendez-vous lorsque des conflits surviennent. Cela fait une chose de moins dont les utilisateurs doivent se soucier. Avec toutes les capacités qu'il possède, vous pourriez être préoccupé par la confidentialité des e-mails. Sachez que bien que Copilot analyse les e-mails pour fournir des aperçus et aider avec les tâches, il ne stocke ni ne partage de données personnelles sans consentement.

Copilot dans Microsoft Teams – IA pour les réunions et la collaboration

Pensez à Copilot dans Teams comme à un service alimenté par l'IA conçu pour accomplir les tâches suivantes :

• Améliorez la productivité et la collaboration lors des réunions.
• Résumez les points clés de discussion des réunions et fournissez un script montrant qui a dit quoi, en soulignant où les participants étaient d'accord ou pas.
• Générez des notes de réunion, mettez en évidence les problèmes non résolus et suggérez même des questions de suivi.
• Intégrez Copilot avec Teams Chat & File Sharing

Comme mentionné précédemment, Copilot n'est pas parfait, et les utilisateurs signalent que Copilot fournit occasionnellement des réponses fabriquées ou fait des erreurs dans les résumés de réunions. Considérez Copilot comme un assistant compétent qui nécessite une supervision car personne n'est parfait.

Copilot pour la Productivité Personnelle – Au-delà de Office 365

Bien que nous ayons consacré une grande partie de cet article à montrer comment Copilot s'intègre à la suite d'applications Microsoft 365, ne limitez pas ses capacités à cela uniquement. Microsoft Copilot peut agir comme un service de recherche intelligent pour rassembler des informations pertinentes sur un sujet donné. Il peut générer des listes de tâches, suivre des échéances et définir des rappels pour vous garder organisé et à jour. Vous souhaitez améliorer vos compétences sur Excel ou devenir un utilisateur avancé de Word ? Vous pouvez demander à Copilot d'expliquer les formules Excel, de suggérer des améliorations de conception PowerPoint, ou de vous guider à travers les fonctionnalités avancées de Word. Oui, il peut être votre tuteur personnel Microsoft Office.

Dépannage & Préoccupations des Utilisateurs – Problèmes Communs & Solutions

Malgré ses capacités impressionnantes, les utilisateurs ont certaines préoccupations concernant l'assistant Copilot AI. Par exemple, les utilisateurs ont exprimé leur frustration quant à la difficulté de retirer Copilot de leurs systèmes. Actuellement, cela nécessite que les utilisateurs désinstallent les applications Microsoft 365 pour supprimer la fonctionnalité AI. Les utilisateurs qui n'ont pas la permission de désinstaller peuvent désactiver les fonctionnalités de Copilot dans chaque application. Pour les utilisateurs de Windows Pro, Entreprise ou Éducation, l'éditeur Group Policy peut être utilisé pour désactiver Copilot sur tout le système tandis que les utilisateurs personnels devront vérifier le menu des paramètres ou des options dans chaque application.

Les problèmes de performance sont une plainte courante car Copilot consomme une part importante des ressources internes. Certains utilisateurs commencent à utiliser Copilot avec des attentes élevées qui ne sont pas satisfaites tandis que d'autres expriment des préoccupations concernant la data security et la vie privée. Pour les organisations souhaitant adapter Copilot, l'éducation est essentielle au succès du déploiement.

L'avenir de Copilot dans Office 365 – Quoi de neuf ?

Alors que Copilot introduit l'automatisation alimentée par l'IA, il n'est pas conçu pour remplacer les fonctionnalités traditionnelles d'Office mais plutôt pour les compléter. Les utilisateurs peuvent toujours éditer, formater et analyser le contenu manuellement quand ils le souhaitent. L'IA ne cherche pas à remplacer les travailleurs humains, mais à améliorer leurs capacités.

Microsoft a de grands projets pour Copilot dans le futur. Parmi les nouvelles fonctionnalités à venir, il y aura des améliorations des offres basées sur les rôles qui pourront se concentrer sur des capacités spécifiques de l'IA générative pour différents rôles tels que les ventes et la finance. À mesure que de nouvelles mises à jour de fonctionnalités seront introduites, il deviendra seulement meilleur pour l'assistance sensible au contexte et l'édition collaborative. À mesure que les modèles de langage s'amélioreront, les utilisateurs déplaceront davantage la charge des tâches routinières vers les outils d'IA.

Votre organisation peut se demander si elle doit investir dès maintenant dans Copilot. Disons simplement que cela dépend. Si vous avez beaucoup d'adopteurs précoces de technologies qui sont à l'aise avec l'expérimentation d'outils émergents, la mise en œuvre de Copilot maintenant pourrait être bénéfique. Si votre organisation attend généralement que les technologies soient plus établies avant de les adopter, il pourrait être judicieux de retarder la mise en œuvre jusqu'à ce que Copilot soit plus abouti et ses capacités plus prévisibles. Vous devriez cependant noter qu'il existe des études montrant que l'investissement dans Microsoft Copilot peut générer des retours significatifs.

Conclusion – Comment tirer le meilleur parti de Copilot dans Office 365

Pour maximiser les avantages de Microsoft 365 Copilot, les utilisateurs doivent se concentrer sur l'optimisation de ses fonctionnalités, en comprenant qui peut en bénéficier le plus. Voici une liste de conseils :

• Fournissez des instructions spécifiques et claires à Copilot pour garantir des réponses précises et pertinentes
• Divisez les tâches complexes en morceaux plus petits et gérables
• Maintenez toutes les applications Microsoft 365 et les systèmes d'exploitation à jour pour garantir une intégration transparente avec Copilot et une performance optimale
• Vérifiez régulièrement la feuille de route Microsoft 365 pour les nouvelles fonctionnalités et mises à jour à venir.
• Utilisez des cours et tutoriels officiels Microsoft pour apprendre les fonctionnalités avancées de Copilot.

N'oubliez pas que les utilisateurs qui effectuent principalement des tâches simples ou qui n'utilisent pas fréquemment les applications Microsoft 365 peuvent ne pas constater d'avantages significatifs de Copilot. Cependant, l'impact transformateur de cette technologie sur les lieux de travail est de plus en plus évident. Au fur et à mesure que les utilisateurs découvrent les diverses capacités de Copilot, leur confort et leur utilisation augmentent naturellement avec le temps. Bienvenue dans la nouvelle révolution de l'efficacité.