L'importance d'une politique de gestion des archives

Les gens doivent prendre leurs responsabilités

Le composant le plus important de la gestion des enregistrements est l'attribution de responsabilités à des individus spécifiques. Suivre qui a officiellement approuvé une politique particulière est simple, mais il est également critique de spécifier qui a la responsabilité à long terme des différents aspects de la politique. Puisque les personnes dans une organisation changent avec le temps, votre politique ne devrait pas spécifier des noms mais des rôles. Si votre organisation renomme ou supprime un rôle mentionné dans une politique, vous devrez mettre à jour cette politique.

Un rôle que beaucoup de gens négligent est celui de Propriétaire Exécutif. Une personne ayant un siège au niveau de la prise de décision exécutive doit comprendre les exigences de gestion des documents et être impliquée dans l'assurance de la mise en œuvre des politiques. Lorsque cela ne se produit pas, les organisations ont tendance à déprioriser leurs programmes de documents lors des cycles budgétaires et de planification et ne prêtent l'attention appropriée à la gouvernance de l'information que lorsque quelque chose tourne mal. Atténuer les dégâts nécessite souvent beaucoup plus de ressources que ce que vous auriez dépensé pour prévenir le problème.

N'oubliez pas la règle la plus importante lors de l'attribution des rôles et responsabilités : Nommer plus d'une personne pour un rôle spécifique garantira que personne ne prendra la responsabilité.

Expliquez le Pourquoi

Il est crucial d'expliquer les moteurs commerciaux et réglementaires de vos politiques de gestion des enregistrements. Ils doivent être spécifiques, inclure des liens vers les sources et énumérer tous les facteurs impliqués. Cela est particulièrement important s'ils semblent être en conflit. Fournir ces détails fait deux choses :

• Cela rend vos décisions de conservation et de stockage des documents plus défendables. Si un auditeur ou un enquêteur examine la politique, il verra la logique derrière les exigences.
• Il fournit la mémoire institutionnelle de l'environnement réglementaire et commercial qui a conduit aux politiques, ainsi que la tenue des registres. Savoir comment cet environnement a influencé la gouvernance de l'information de votre organisation permettra aux personnes qui héritent des politiques de prendre des décisions plus éclairées sur ce qu'il faut modifier ou supprimer, afin qu'elles puissent éviter des changements qui pourraient causer des problèmes à l'organisation.

Mise en œuvre de vos politiques de gestion des archives

Nous n'avons pas encore parlé de la mise en œuvre de la politique. Vous remarquerez que l'exemple de politique de gestion des enregistrements n'entre pas non plus dans les détails. Cela est dû au fait que la manière dont votre organisation met en œuvre une politique changera avec le temps, puisque la technologie et les besoins commerciaux évoluent constamment, mais la politique elle-même est relativement stable.

En conséquence, la politique spécifie qui est responsable de l'exécution de la politique mais pas comment. Le propriétaire de la politique devrait avoir un fort pouvoir de décision sur la manière dont votre organisation met en œuvre la politique même s'il n'est pas directement en charge de la mise en œuvre de la solution pour la gestion des archives électroniques. La tâche de déployer et de maintenir les outils techniques nécessaires à la mise en œuvre de la politique incombe généralement au responsable de la division du support technologique, qui est souvent le DSI.

Peu importe comment votre organisation met en œuvre ses politiques de gestion des documents, il revient aux dirigeants techniques et commerciaux de collaborer pour y parvenir. L'organisation technique doit comprendre pourquoi la gestion des documents est importante pour l'entreprise. L'entreprise doit comprendre les défis techniques posés par ce qu'elle demande. Ensemble, ils peuvent tracer une voie à suivre pour répondre aux besoins de l'organisation et prioriser le travail à effectuer.

Conclusion

Si vous commencez avec des politiques de gestion des documents bien conçues, vous pouvez expliquer à toute l'organisation ce que vous essayez d'atteindre. Vous pouvez ensuite identifier quels sont vos documents les plus à risque de perte d'informations ou d'accès non autorisé et concentrer vos efforts à cet endroit. Par la suite, vous pouvez lentement étendre les capacités de votre organisation jusqu'à ce que tous les documents soient correctement gérés.

Alors que la sample records management policy se concentre sur les dossiers financiers, elle devrait vous aider à comprendre les concepts clés nécessaires dans toute politique de gestion des dossiers. Il peut y avoir des considérations supplémentaires pour votre organisation, mais notre modèle devrait vous fournir suffisamment pour commencer à poser les bonnes questions et commencer à avancer.