Come un'azienda SaaS quotata in borsa ha sviluppato controlli di modifica pronti per l'audit in meno di due settimane utilizzando Netwrix Platform Governance

Challenge

• Tracciamento e documentazione inadeguati
  Inizialmente, Smartsheet si affidava a screenshot e fogli di calcolo per tracciare le approvazioni di modifica in NetSuite. Questo processo manuale non era solo laborioso ma anche soggetto a errori, senza un modo efficace per catturare ogni cambiamento, specialmente quelli che sfuggivano involontariamente.
• Eccessiva quantità di dati dei log di controllo
  I tentativi di Smartsheet di verificare le modifiche utilizzando note di sistema sono stati sopraffatti dal volume di dati generati—circa 600.000 righe solo dalla cronologia dei log di controllo di un mese. Questa enorme quantità di dati era impraticabile da esaminare manualmente senza aumentare significativamente le dimensioni del loro team.
• Pressioni per la conformità SOX
  In quanto azienda quotata in borsa, Smartsheet ha dovuto affrontare requisiti rigorosi secondo il Sarbanes-Oxley Act (SOX) per mantenere registrazioni precise dei cambiamenti nell'ERP. Ciò ha reso necessaria una soluzione che potesse non solo gestire la documentazione ma anche garantire che tutti i cambiamenti potessero resistere all'esame degli auditor.
• Cronologia di implementazione urgente
  Con una scadenza fiscale in arrivo, Smartsheet doveva implementare rapidamente i controlli di modifica investigativi—entro quattro mesi prima dell'inizio del loro prossimo anno fiscale.

Soluzione Netwrix

Per una società quotata in borsa come Smartsheet, qualsiasi cosa che riduca lo stress e aumenti la certezza intorno alla preparazione dell'audit è una cosa molto positiva. Smartsheet ha cercato una soluzione come Platform Governance dopo aver incontrato sfide durante il loro primo audit SOX, realizzando la necessità di controlli di cambiamento robusti per tenere conto dei cambiamenti di emergenza. Nonostante inizialmente utilizzassero metodi manuali come screenshot e fogli di calcolo, hanno faticato a tracciare tutti i cambiamenti in modo efficace, portandoli a cercare un sistema di gestione dei cambiamenti completo con controlli di rilevamento per garantire la prontezza dell'audit.

• Rapporti completi su modifiche e conformità. Con Platform Governance, Smartsheet ha acquisito la capacità di generare rapporti dettagliati che mostrano non solo le modifiche non conformi, ma evidenziano anche come questi problemi sono stati risolti. Questi rapporti sono fondamentali durante le verifiche per dimostrare l'approccio proattivo dell'azienda nella gestione e correzione delle questioni di conformità. Fungono da prova dell'impegno dell'azienda a mantenere controlli interni rigorosi e garantire che ogni aspetto del loro sistema ERP sia verificabile e trasparente.
• Risparmio di tempo e maggiore concentrazione. L'introduzione di Platform Governance per sistemi automatizzati ha portato a un significativo risparmio di tempo per Smartsheet, in particolare nell'ambito delle revisioni degli audit mensili. Precedentemente, queste attività richiedevano 15-20 ore al mese, ora sono gestite automaticamente da Platform Governance, liberando il team per concentrarsi su iniziative strategiche piuttosto che su controlli di conformità di routine. Questo cambiamento ottimizza non solo la produttività ma riduce anche lo stress e il carico di lavoro sui team dei sistemi IT e finanziari, favorendo un ambiente di lavoro più focalizzato ed efficiente.
• Documentazione automatizzata e tracciamento della conformità. Passando da metodi di tracciamento manuali che si affidavano a fogli di calcolo e screenshot, Netwrix Platform Governance ha automatizzato le tracce di audit e la documentazione della conformità di Smartsheet. Questa automazione ha ridotto drasticamente la probabilità di errore umano e ha garantito che ogni modifica al sistema fosse registrata e facilmente accessibile. Questo livello di documentazione è fondamentale per aderire agli standard di audit e dimostrare la conformità durante gli audit SOX, in quanto fornisce registrazioni chiare e inequivocabili di tutte le modifiche.

Vantaggi principali

• Migliorata la gestione della conformità
• Implementazione semplificata
• Risparmio di tempo nella preparazione degli audit