Creazione di un NetSuite Audit Log

NetSuite è una piattaforma estremamente robusta che gestisce e produce una grande quantità di dati. Lavorare efficacemente con questi dati, specialmente quando si tratta di preparazione per audit, richiede una completa comprensione sia degli strumenti disponibili in NetSuite sia delle soluzioni di terze parti che li completano.

Per iniziare con la prima parte di questa equazione, in questo post abbiamo sintetizzato le parti rilevanti della NetSuite’s Administrator Guide per tracciare e documentare le attività critiche sulla piattaforma.

Utilizzo dei NetSuite Audit Trails per tracciare i principali registri finanziari

Le note di sistema NetSuite registrano ogni volta che un utente crea, modifica o elimina una transazione. Le informazioni disponibili includono: tutti gli utenti coinvolti nella cronologia di questa transazione, l'azione di ogni utente, il ruolo dell'utente, la data e l'ora di tale azione, se c'era un conto impattato e l'importo dopo la modifica.

Le note di sistema possono fornire la base per un registro di audit Netsuite completo, ma spesso producono troppe informazioni, lasciando i team sovraccarichi e stressati nel tentativo di prepararsi per la conformità o risolvere un problema. I percorsi di audit NetSuite sono sostanzialmente ricerche altamente mirate delle note di sistema. NetSuite è fornito di diversi, anche se il più rilevante per la rendicontazione finanziaria è il Transaction Audit Trail.

La funzione Transaction Audit Trail di NetSuite cerca nelle note di sistema queste informazioni e offre diversi modi per visualizzarle. A seconda della natura della transazione e di ciò che i tuoi revisori desiderano vedere, puoi filtrare i risultati per:

• Utente
• Azione intrapresa (creare, modificare o eliminare)
• Intervallo di date
• Importo

e altri criteri. Dopo aver eseguito la ricerca, i risultati vengono raccolti nella pagina dei Risultati di Audit — un registro di audit NetSuite con un utile riassunto in una riga per ogni transazione.

Altri importanti registri finanziari che puoi monitorare utilizzando i percorsi di verifica e le note di sistema di NetSuite includono:

• Cancellazioni delle transazioni: Per recuperare informazioni sui record eliminati, utilizzare il tipo di ricerca “Deleted Record”. Per cercare transazioni eliminate, selezionare il filtro ‘Transaction’ per il campo Tipo di Record della ricerca.
• Modifiche al Riconoscimento dei Ricavi: Puoi accedere alle note di sistema per visualizzare i record di gestione avanzata dei ricavi, inclusi gli accordi di ricavo, gli elementi di ricavo, le regole di riconoscimento dei ricavi, i piani di riconoscimento dei ricavi e i record di configurazione avanzata dei ricavi.
• Modifiche alle voci di giornale: Le voci di giornale in NetSuite includono una sottoscheda “Informazioni di sistema” che contiene note di sistema, un elenco di flussi di lavoro attivi sulla voce di giornale e una cronologia dei flussi di lavoro eseguiti sulla voce di giornale.
• Accessi Utente: Puoi utilizzare il Login Audit Trail per tenere traccia degli utenti dell'account, quando hanno effettuato l'accesso e da dove. Le note di sistema cattureranno anche i cambiamenti di password per dipendenti, clienti, fornitori, partner e potenziali clienti.

Creazione di NetSuite Audit Logs per modifiche ai dati e alla configurazione

Le tracce di audit di NetSuite e le note di sistema sono utili anche per tracciare le modifiche ai dati e alla configurazione, e per dimostrare controlli di modifica rigorosi agli auditor. Una ricerca generale nelle note di sistema mostrerà le modifiche a tutti i tipi di record, anche se questo può essere filtrato per fornire risultati più specifici. Le singole note di sistema includono un campo Context, che descrive il metodo specifico utilizzato per effettuare la modifica (ad esempio, se è stata fatta tramite l'interfaccia utente, tramite un SuiteScript, ecc.

Verifica delle modifiche alle funzionalità abilitate

La pagina Abilita Funzionalità (Configurazione > Azienda > Abilita Funzionalità) indica quali funzionalità sono attualmente abilitate per l'uso in un account NetSuite. Va notato che la pagina Funzionalità Abilitate non dispone di una scheda Note di Sistema, quindi dovrai creare manualmente una ricerca salvata di note di sistema per la pagina. Puoi eseguire questa ricerca regolarmente per monitorare le modifiche alle funzionalità abilitate.

Verifica delle modifiche alle impostazioni di configurazione

La maggior parte delle modifiche alle impostazioni di configurazione generale con impatto finanziario sono documentate nelle note di sistema del registro di audit NetSuite. Alcune delle aree trattate includono: informazioni aziendali, preferenze generali, elenchi contabili e configurazione fiscale.

Verifica delle modifiche agli oggetti di personalizzazione

Le note di sistema catturano anche informazioni sui cambiamenti ai seguenti oggetti di personalizzazione:

• Liste personalizzate e Record personalizzati
• Campi personalizzati
• Moduli personalizzati
• SuiteScripts
• Report personalizzati e ricerche salvate

Verifica delle Preferenze Account

Le pagine di configurazione delle Funzionalità Abilitate, Preferenze Generali e Preferenze Contabili includono tutte un collegamento a una pagina di Audit Trail. Lì, gli amministratori possono utilizzare l'Audit Trail per rivedere un elenco di modifiche, inclusi i nomi delle preferenze e delle funzionalità cambiate, chi le ha cambiate, quando sono state cambiate, quali erano i valori della preferenza prima e dopo la modifica e se le funzionalità cambiate erano abilitate o disabilitate.

Documentazione delle modifiche in un registro di audit NetSuite

Da soli, gli appunti di sistema e i registri di audit NetSuite non sono un sostituto per una documentazione appropriata delle modifiche. La Guida dell'Amministratore raccomanda specificamente che le organizzazioni sviluppino e implementino un registro di audit NetSuite standardizzato per documentare le richieste di modifica. Per soddisfare i requisiti di audit, un modulo di richiesta di modifica dovrebbe includere quanto segue:

• Nome del richiedente
• Data della richiesta di modifica
• Descrizione della richiesta di modifica
• Motivo della modifica
• Assegnatario per implementare la modifica
• Autorizzazione per iniziare i lavori per implementare il cambiamento

Ci sono molti modi per farlo — cartelle condivise e Google Docs sono comuni — ma se vuoi riconciliare richieste e approvazioni con le note di sistema, hai bisogno di un sistema di terze parti come Netwrix Strongpoint.

Tracciamento delle eccezioni

Indipendentemente dal modo in cui si registrano le modifiche in NetSuite, il registro di controllo deve essere in grado di tenere conto delle eccezioni e assicurare che i dettagli della vostra eccezione siano stati adeguatamente documentati. Ad esempio, uno sviluppatore potrebbe essere richiesto di intervenire direttamente nel codice di produzione per correggere rapidamente un problema - il che significa poi che avrebbe bisogno di lavorare a ritroso nei vostri account di test e sviluppo. In questo esempio, tale modifica d'emergenza dovrebbe essere documentata sul modulo di richiesta, includendo informazioni su chi ha effettuato la modifica nell'account di produzione, quando è stata effettuata e perché non ha seguito le procedure normali. È importante registrare questi dettagli come prova per gli auditor.

Il tracciamento delle eccezioni è un altro settore in cui Netwrix Strongpoint può ridurre significativamente il fastidio della preparazione dell'audit. Il nostro sistema di gestione dei cambiamenti segnala automaticamente le modifiche non conformi (ovvero, tutto ciò che non ha seguito la corretta politica di approvazione) e le raccoglie in un unico rapporto per una facile revisione e autorizzazione. Ecco una rapida dimostrazione:

Creazione di registri di controllo NetSuite più efficaci con Netwrix Strongpoint

Ci piace vantare NetSuite — è una piattaforma altamente personalizzabile e potente con più funzionalità di quante possiamo contare. Tuttavia, in parte a causa di questa personalizzabilità, la piattaforma lascia la maggior parte del lavoro preparatorio per la conformità agli utenti. Questo significa che per creare un efficace registro di audit NetSuite, devi prima capire i tuoi processi aziendali e l'utilizzo del sistema.

In altre parole, mentre le tracce di verifica di NetSuite, le note di sistema e gli strumenti di audit correlati predefiniti gettano le basi per un buon quadro di governance, un supporto aggiuntivo può aiutare ad automatizzare il processo ed eliminare gran parte del lavoro manuale coinvolto.