Differenza tra Information Management e Knowledge Management

I dati della vostra organizzazione sono uno dei suoi beni più preziosi. A differenza di beni come il denaro, tuttavia, i dati non aumentano sempre di valore all'aumentare del volume — devono essere acquisiti, memorizzati, protetti, puliti e resi disponibili in modo che possano essere utilizzati in maniere significative.

Di conseguenza, sempre più aziende cercano di passare dalla gestione delle informazioni ai knowledge management systems. Ma quali sono esattamente le differenze tra la gestione della conoscenza e la gestione delle informazioni? Ci sono concetti e termini della gestione delle informazioni che puoi utilizzare per aiutare la tua organizzazione ad implementare efficacemente la gestione della conoscenza?

Questo articolo risponde a queste e altre domande fondamentali che potresti avere sulla gestione dei dati e sulla gestione della conoscenza.

Cos'è la gestione delle informazioni?

La gestione delle informazioni è la pratica di raccogliere, gestire e distribuire informazioni. I dati possono essere acquisiti da una vasta gamma di fonti e possono presentarsi in una varietà di formati. Quindi devono essere memorizzati in modo sicuro in un modo organizzato e strutturato che soddisfi sia le normative e le politiche pertinenti sia che garantisca l'accessibilità ai dipendenti autorizzati. Una forte information governance è essenziale per una gestione efficace delle informazioni.

Cos'è la Knowledge Management?

I dati, per quanto sicuri e le organizzazioni, dimostrano il loro valore solo quando vengono utilizzati per fornire valore all'impresa. In altre parole, i bit e i byte devono essere trasformati in informazioni per essere un capitale intellettuale utile. Entra in gioco la gestione della conoscenza: il processo di cattura, distribuzione e utilizzo efficace della conoscenza.

Questa definizione potrebbe far sembrare il knowledge management molto simile alla gestione delle informazioni, ma in questo contesto, la parola “conoscenza” significa una forma elaborata di informazioni che va oltre il semplice estrarre fatti dai dati raccolti. La scoperta della conoscenza si concentra sull'applicazione delle informazioni: la creazione di conoscenza è ciò che accade quando le persone raffinano le informazioni in qualcosa di utile.

La maggior parte delle organizzazioni possiede sia conoscenze esplicite che tacite. La conoscenza esplicita è ciò che può essere codificato in un insieme di fatti, casi, linee guida, ecc., e pubblicato o altrimenti distribuito attraverso un canale di condivisione della conoscenza. La conoscenza tacita include intuizioni e intuizioni che sono più difficili da registrare. La conoscenza esplicita è solitamente incentrata sulle informazioni, mentre la conoscenza tacita non lo è. Insieme, costituiscono una base di conoscenza che è un fattore chiave nel vantaggio competitivo di un'organizzazione.

La differenza tra Knowledge Management e Information Management

Il modo più semplice per pensare alla differenza tra la gestione della conoscenza e la gestione delle informazioni è dire che la gestione della conoscenza si concentra sulle persone mentre la gestione delle informazioni si concentra sui processi. Si potrebbe anche dire che la gestione delle informazioni si concentra sui fatti concreti mentre la gestione della conoscenza include opinioni e intuizioni.

Ecco alcune altre differenze chiave tra la gestione della conoscenza e la gestione delle informazioni:

Gestione delle informazioni:

• Enfatizza le caratteristiche esplicite delle informazioni: fatti, cifre e altri dati concreti
• Può essere misurato quantitativamente in brevi lassi di tempo
• È facile da replicare
• È basata sulla tecnologia

Gestione della conoscenza:

• Incorpora tutti gli aspetti di un'impresa, inclusi la comunicazione, i framework di gestione, la cultura organizzativa e le strutture organizzative
• Is measured by the changes in the behavior and work of individuals and teams over time
• Porta a innovazioni uniche per l'azienda
• È basato sulle persone

Processi chiave

Ci sono quattro principali processi di gestione della conoscenza:

• Scoperta della conoscenza — Estrazione di nuove informazioni dai dati
• Cattura della conoscenza — Trasformazione delle informazioni da tacite a esplicite
• Condivisione della conoscenza — Condividere la conoscenza con gli altri
• Applicazione della conoscenza — Utilizzo della conoscenza per eseguire compiti

Tecnologie chiave

Nessun singolo software può aiutarti con l'intero processo di gestione della conoscenza; hai bisogno di strumenti diversi per compiti diversi. Secondo il blog “Knowledge Management Tools”, la maggior parte degli strumenti può essere suddivisa in nove categorie:

• Sistemi di groupware
• L'intranet e l'extranet
• Data warehousing, data mining e OLAP
• Sistemi di supporto alle decisioni
• Sistemi di gestione dei contenuti
• Sistemi di gestione documentale
• Strumenti di intelligenza artificiale
• Strumenti di simulazione
• Reti semantiche

Tutti questi strumenti dipendono dalla conoscenza e dalle informazioni correttamente classificate ed etichettate, quindi è necessaria anche una tecnologia per la scoperta e la classificazione dei dati. Anche se alcuni strumenti di gestione della conoscenza offrono parte di questa funzionalità, una soluzione costruita appositamente fornirà risultati più robusti e accurati.

Conclusione

La gestione della conoscenza e la gestione delle informazioni differiscono in ambito e scopo, ma entrambe sono essenziali per le organizzazioni moderne. Il processo chiave è classificare e categorizzare i tuoi dati e conoscenze per renderli rintracciabili e recuperabili, garantendo al contempo sicurezza e conformità normativa.