L'importanza della politica di Records Management

Le persone devono assumersi le responsabilità

Il componente più importante della gestione dei documenti è assegnare responsabilità a individui specifici. Tracciare chi ha approvato ufficialmente una determinata politica è semplice, ma è anche fondamentale specificare chi ha la responsabilità a lungo termine per i vari aspetti della politica. Poiché le persone in un'organizzazione cambiano nel tempo, la tua politica non dovrebbe specificare nomi ma ruoli. Se la tua organizzazione rinomina o elimina un ruolo menzionato in una politica, dovrai aggiornare quella politica.

Un ruolo che molte persone trascurano è quello del Proprietario Esecutivo. Una persona con un posto al livello decisionale esecutivo deve comprendere i requisiti della gestione dei documenti ed essere coinvolta nell'assicurare che le politiche siano implementate. Quando ciò non avviene, le organizzazioni tendono a deprioritizzare i loro programmi di gestione dei documenti durante i cicli di bilancio e pianificazione e prestano la dovuta attenzione alla governance dell'informazione solo quando qualcosa va storto. Mitigare il danno spesso richiede molte più risorse di quante ne avresti spese per prevenire il problema.

Ricorda la regola più importante quando si assegnano ruoli e responsabilità: Nominare più di una persona per uno specifico ruolo garantirà che nessuno si prenda la responsabilità.

Spiega il Perché

È fondamentale spiegare le motivazioni aziendali e normative per le vostre politiche di gestione dei documenti. Devono essere specifiche, includere collegamenti alle fonti e elencare tutti i fattori coinvolti. Questo è particolarmente importante se sembrano essere in conflitto. Fornire questi dettagli fa due cose:

• Rende le tue decisioni di conservazione e archiviazione dei documenti più difendibili. Se un revisore o un investigatore esamina la politica, vedrà la logica dietro i requisiti.
• Fornisce la memoria istituzionale dell'ambiente normativo e commerciale che ha portato alle politiche, insieme alla gestione dei documenti. Sapere come quell'ambiente ha influenzato la governance delle informazioni della vostra organizzazione permetterà alle persone che erediteranno le politiche di prendere decisioni più informate su cosa modificare o rimuovere, così da evitare cambiamenti che potrebbero mettere l'organizzazione in difficoltà.

Implementazione delle vostre politiche di Records Management

Non abbiamo ancora parlato dell'implementazione della politica. Noterete che anche la politica di gestione dei record di esempio non entra nei dettagli. Questo perché il modo in cui la vostra organizzazione implementa una politica cambierà nel tempo, poiché sia la tecnologia che le esigenze aziendali sono in continua evoluzione, ma la politica in sé è relativamente stabile.

Di conseguenza, la politica specifica chi è responsabile dell'esecuzione della politica ma non come. Il Proprietario della Politica dovrebbe avere un forte impatto su come la vostra organizzazione attua la politica anche se potrebbe non essere direttamente coinvolto nell'implementazione della solution per la gestione dei registri elettronici. Il compito di distribuire e mantenere qualsiasi strumento tecnico necessario per attuare la politica ricade tipicamente sul capo della divisione di supporto tecnologico, che spesso è il CIO.

Indipendentemente dal modo in cui la vostra organizzazione implementa le politiche di gestione dei documenti, spetta alla leadership aziendale e tecnica collaborare per realizzarlo. L'organizzazione tecnica deve comprendere perché la gestione dei documenti è importante per l'azienda. L'azienda deve comprendere le sfide tecniche poste da ciò che stanno chiedendo. Insieme possono trovare una via da seguire per soddisfare le esigenze dell'organizzazione e dare priorità al lavoro da svolgere.

Conclusione

Se inizi con politiche ben ponderate di gestione dei documenti, puoi spiegare a tutta l'organizzazione ciò che stai cercando di ottenere. Puoi poi identificare quali dei tuoi documenti corrono il maggior rischio di perdita di informazioni o accesso non autorizzato e concentrare lì i tuoi sforzi. Successivamente, puoi lentamente espandere le capacità della tua organizzazione fino a quando tutti i documenti non saranno gestiti correttamente.

Mentre la sample records management policy si concentra sui registri finanziari, dovrebbe aiutarvi a comprendere i concetti chiave necessari in qualsiasi politica di gestione dei registri. Potrebbero esserci considerazioni aggiuntive per la vostra organizzazione, ma il nostro modello dovrebbe fornirvi abbastanza per iniziare a porre le domande giuste e cominciare a muoversi avanti.