Como uma empresa SaaS de capital aberto desenvolveu controles de mudança prontos para auditoria em menos de duas semanas usando Netwrix Platform Governance

Desafio

• Rastreamento e documentação inadequados
  Inicialmente, a Smartsheet dependia de capturas de tela e planilhas para rastrear aprovações de mudança no NetSuite. Esse processo manual não era apenas trabalhoso, mas também suscetível a erros, sem uma maneira eficaz de capturar todas as mudanças, especialmente aquelas que inadvertidamente passavam despercebidas.
• Volume esmagador de dados de registro de auditoria
  As tentativas do Smartsheet de auditar alterações usando notas do sistema foram sobrecarregadas pelo volume de dados gerados—aproximadamente 600.000 linhas apenas de um mês de histórico de registro de auditoria. Essa quantidade massiva de dados era impraticável de ser analisada manualmente sem aumentar significativamente o tamanho de sua equipe.
• Pressões de conformidade com SOX
  Como uma empresa de capital aberto, a Smartsheet enfrentou requisitos rigorosos sob a Lei Sarbanes-Oxley (SOX) para manter registros precisos das alterações no ERP. Isso exigiu uma solução que pudesse não apenas lidar com a documentação, mas também garantir que todas as alterações pudessem resistir ao escrutínio dos auditores.
• Cronograma de implementação urgente
  Com um prazo fiscal se aproximando, a Smartsheet precisava implementar controles de mudança detetivos rapidamente—dentro de quatro meses antes do início do seu próximo ano fiscal.

Solução Netwrix

Para uma empresa de capital aberto como a Smartsheet, qualquer coisa que reduza o estresse e aumente a certeza em torno da preparação para auditoria é muito boa. A Smartsheet buscou uma solução como Platform Governance após enfrentar desafios durante sua primeira auditoria SOX, percebendo a necessidade de controles de mudança robustos para contabilizar mudanças de emergência. Apesar de inicialmente usar métodos manuais como capturas de tela e planilhas, eles lutaram para rastrear todas as mudanças efetivamente, levando-os a procurar um sistema de gestão de mudanças abrangente com controles detectivos para garantir a prontidão para auditoria.

• Relatórios abrangentes sobre alterações e conformidade. Com Platform Governance, a Smartsheet ganhou a capacidade de gerar relatórios detalhados que não apenas mostram alterações não conformes, mas também destacam como essas questões foram resolvidas. Esses relatórios são cruciais durante auditorias para demonstrar a abordagem proativa da empresa na gestão e correção de questões de conformidade. Eles servem como prova do compromisso da empresa em manter controles internos rigorosos e garantir que cada aspecto do seu sistema ERP seja auditável e transparente.
• Economia de tempo e foco aprimorado. A introdução de Platform Governance em sistemas automatizados resultou em uma significativa economia de tempo para a Smartsheet, especialmente na área de revisões de auditoria mensais. Anteriormente consumindo 15-20 horas por mês, essas tarefas agora são gerenciadas automaticamente pelo Platform Governance, liberando a equipe para se concentrar em iniciativas estratégicas em vez de verificações de conformidade rotineiras. Essa mudança não apenas otimiza a produtividade, mas também reduz o estresse e a carga de trabalho das equipes de sistemas de TI e financeiros, promovendo um ambiente de trabalho mais focado e eficiente.
• Documentação automatizada e rastreamento de conformidade. Na transição de métodos manuais de rastreamento que dependiam de planilhas e capturas de tela, Netwrix Platform Governance automatizou os caminhos de auditoria e a documentação de conformidade do Smartsheet. Essa automação reduziu drasticamente a probabilidade de erro humano e garantiu que cada alteração no sistema fosse registrada e facilmente acessível. Esse nível de documentação é vital para aderir aos padrões de auditoria e comprovar conformidade durante auditorias SOX, pois fornece registros claros e inequívocos de todas as alterações.

Principais benefícios

• Gestão de conformidade aprimorada
• Implementação simplificada
• Economia de tempo na preparação de auditorias