Criando um Log de Auditoria NetSuite

NetSuite é uma plataforma extremamente robusta que lida e produz uma grande quantidade de dados. Trabalhar com esses dados de forma eficaz, especialmente quando se trata de preparação para auditoria, requer um entendimento completo tanto das ferramentas disponíveis no NetSuite quanto das soluções de terceiros que as complementam.

Para começar na primeira parte desta equação, neste post condensamos as partes relevantes do NetSuite’s Administrator Guide para rastrear e documentar atividades críticas na plataforma.

Usando NetSuite Audit Trails para Acompanhar Registros Financeiros Chave

As notas do sistema NetSuite capturam todas as vezes que um usuário cria, altera ou exclui uma transação. As informações disponíveis incluem: todos os usuários envolvidos no histórico desta transação, a ação de cada usuário, o papel do usuário, a data e hora dessa ação, se houve uma conta impactada e o valor após a alteração.

As notas do sistema podem fornecer a base para um registro de auditoria Netsuite abrangente, mas muitas vezes produzem informações em excesso, deixando as equipes sobrecarregadas e estressadas ao tentar se preparar para a conformidade ou solucionar um problema. Os NetSuite Audit Trails são basicamente pesquisas altamente direcionadas de notas do sistema. O NetSuite vem com vários pacotes, embora o mais relevante para relatórios financeiros seja o Transaction Audit Trail.

O recurso Transaction Audit Trail do NetSuite pesquisa notas do sistema para obter essas informações e oferece várias maneiras de visualizá-las. Dependendo da natureza da transação e do que seus auditores desejam ver, você pode filtrar os resultados por:

• Usuário
• Ação realizada (criar, alterar ou excluir)
• Intervalo de datas
• Quantia

e outros critérios. Após executar a pesquisa, os resultados são coletados na página de Resultados de Auditoria — um log de auditoria NetSuite com um resumo útil de uma linha para cada transação.

Outros registros financeiros importantes que você pode acompanhar usando os rastreamentos de auditoria e notas do sistema do NetSuite incluem:

• Exclusões de Transações: Para recuperar informações sobre registros excluídos, utilize o tipo de pesquisa “Deleted Record”. Para procurar por transações excluídas, escolha o filtro ‘Transaction’ para o campo Tipo de Registro da pesquisa.
• Mudanças no Reconhecimento de Receita: Você pode acessar notas do sistema para visualizar registros avançados de gerenciamento de receita — incluindo arranjos de receita, elementos de receita, regras de reconhecimento de receita, planos de reconhecimento de receita e registros de configuração de receita avançada.
• Alterações em Lançamentos Contábeis: Os lançamentos contábeis no NetSuite incluem uma subaba “Informações do Sistema” que contém notas do sistema, uma lista de fluxos de trabalho ativos no lançamento contábil e um histórico de fluxos de trabalho executados contra o lançamento contábil.
• Logins de Usuário: Você pode usar o Login Audit Trail para acompanhar os usuários das contas, quando eles fizeram login e de onde. As notas do sistema também registrarão as alterações de senha para funcionários, clientes, fornecedores, parceiros e prospects.

Criando NetSuite Audit Logs para Mudanças de Dados e Configuração

Os registros de auditoria e notas do sistema NetSuite também são úteis para rastrear dados e alterações de configuração, e demonstrar controles de mudança rigorosos para auditores. Uma pesquisa geral de notas do sistema mostrará alterações em todos os tipos de registros, embora isso possa ser filtrado para fornecer resultados mais específicos. Notas individuais do sistema incluem um campo Contexto, que descreve o método específico usado para fazer a alteração (ou seja, se foi feito através da interface do usuário, via SuiteScript, etc.

Auditoria de Alterações nas Funcionalidades Ativadas

A página Habilitar Recursos (Configuração > Empresa > Habilitar Recursos) indica quais recursos estão atualmente ativados para uso em uma conta NetSuite. Deve-se notar que a página Recursos Habilitados não possui uma aba de Notas do Sistema, então você terá que criar manualmente uma pesquisa de notas do sistema salvas para a página. Você pode executar esta pesquisa regularmente para acompanhar as alterações nos recursos habilitados.

Auditoria de Alterações nas Configurações de Sistema

A maioria das alterações nas configurações gerais com impacto financeiro são documentadas nas notas do sistema do log de auditoria do NetSuite. Algumas das áreas abrangidas incluem: informações da empresa, preferências gerais, listas contábeis e configuração de impostos.

Auditoria de Alterações em Objetos de Personalização

As notas do sistema também capturam informações sobre alterações nos seguintes objetos de personalização:

• Listas Personalizadas e Registros Personalizados
• Campos Personalizados
• Formulários Personalizados
• SuiteScripts
• Relatórios Personalizados e Pesquisas Salvas

Auditoria de Preferências de Conta

As páginas de configuração de Enable Features, General Preferences e Accounting Preferences incluem todas um link para uma página de Audit Trail. Lá, os administradores podem usar o Audit Trail para revisar uma lista de alterações, incluindo os nomes das preferências e funcionalidades alteradas, quem as alterou, quando foram alteradas, quais os valores da preferência antes e depois da alteração, e se as funcionalidades alteradas foram ativadas ou desativadas.

Documentando alterações em um NetSuite Audit Log

Por si só, as anotações do sistema e os registros de auditoria do NetSuite não substituem a documentação adequada de alterações. O Guia do Administrador recomenda especificamente que as organizações desenvolvam e implementem um registro de auditoria NetSuite padronizado para documentar solicitações de alteração. Para atender aos requisitos de auditoria, um formulário de solicitação de alteração deve incluir o seguinte:

• Nome do solicitante
• Data do pedido de alteração
• Descrição do pedido de alteração
• Motivo da alteração
• Responsável pela implementação da mudança
• Autorização para iniciar o trabalho de implementação de mudança

Há muitas maneiras de fazer isso — pastas compartilhadas e Google Docs são comuns — mas se você quer conciliar solicitações e aprovações com notas do sistema, você precisa de um sistema de terceiros como Netwrix Strongpoint.

Rastreamento de Exceções

Independentemente de como você registra as alterações no NetSuite, seu registro de auditoria deve ser capaz de contabilizar exceções e garantir que os detalhes da sua exceção tenham sido devidamente documentados. Por exemplo, um desenvolvedor pode ser obrigado a entrar diretamente no código de produção para corrigir rapidamente um problema — o que significa que ele precisaria retroceder para suas contas de teste e desenvolvimento. Neste exemplo, essa mudança de emergência deve ser documentada no formulário de solicitação, incluindo informações sobre quem realizou a alteração na conta de produção, quando foi realizada e por que não seguiu os procedimentos normais. É importante capturar esses detalhes como evidência para os auditores.

O rastreamento de exceções é outra área onde o Netwrix Strongpoint pode reduzir significativamente o incômodo da preparação para auditorias. Nosso sistema de gerenciamento de mudanças sinaliza automaticamente alterações não conformes (ou seja, qualquer coisa que não seguiu a política de aprovação adequada) e as coleta em um único relatório para fácil revisão e liberação. Aqui está uma demonstração rápida:

Criando registros de auditoria NetSuite mais eficazes com Netwrix Strongpoint

Adoramos nos gabar sobre o NetSuite — é uma plataforma altamente personalizável e poderosa, com mais recursos do que podemos contar. No entanto, em parte como resultado dessa personalização, a plataforma deixa a maior parte do trabalho de preparação para conformidade a cargo de seus usuários. Isso significa que, para criar um registro de auditoria NetSuite eficaz, você deve primeiro entender seus próprios processos de negócios e uso do sistema.

Em outras palavras, embora os registros de auditoria, notas do sistema e ferramentas de auditoria prontas para uso do NetSuite estabeleçam a base para uma boa estrutura de governança, suporte adicional pode ajudar a automatizar o processo e eliminar grande parte do trabalho manual envolvido.