Cómo maximizar la eficiencia con Copilot en Office 365

Microsoft 365 Copilot es un asistente de productividad impulsado por inteligencia artificial diseñado para integrarse con la suite de Microsoft 365. Mejora la productividad y colaboración del usuario a través de múltiples aplicaciones al proporcionar sugerencias inteligentes, automatizar tareas y ofrecer perspectivas en tiempo real para los usuarios. Copilot ayuda a los usuarios a redactar correos electrónicos, crear presentaciones en PowerPoint o resumir reuniones en Teams. Ayuda a ahorrar pequeños momentos de tiempo a lo largo del día, lo que resulta en un ahorro considerable a lo largo de una semana laboral.

Las empresas están adoptando activamente el uso de asistentes de IA como Copilot para sus empleados. Al automatizar tareas rutinarias, Microsoft Office Copilot permite a los empleados desplazar su enfoque hacia esfuerzos más creativos y estratégicos que impulsan la productividad general y la innovación. Copilot representa un cambio significativo porque, a diferencia de las herramientas tradicionales de Office que dependen de entradas manuales, Copilot introduce un enfoque dinámico impulsado por IA que agiliza los procesos para eliminar el trabajo tedioso que desperdicia tiempo. Después de todo, tu tiempo y recursos deben dirigirse a atender a los clientes, no a tareas monótonas.

¿Para quién es Microsoft 365 Copilot?

• Usuarios de Negocios – Ayuda a los profesionales a redactar correos electrónicos, crear documentos y analizar datos de manera eficiente.
• Usuarios empresariales – Ayuda a grandes organizaciones con la automatización de flujos de trabajo, generación de informes y colaboración en tiempo real.
• Usuarios Individuales – Ofrece soporte potenciado por IA para tareas cotidianas, haciendo el trabajo personal y freelance más eficiente.

El auge de la IA en Microsoft 365

Copilot se integra sin problemas con las aplicaciones de Office 365 de modo que forma parte de la aplicación. Por ejemplo, Copilot está listo para asistir cuando abres Word:

Haga clic en el ícono como se muestra en la captura de pantalla anterior y está listo para asistirle como se muestra a continuación.

También puede ayudar con PowerPoint como se muestra aquí:

De hecho, Copilot se integra con todas tus aplicaciones de Office 365 para que puedas trabajar de manera más eficiente. Los usuarios de hoy valoran su capacidad para ahorrar tiempo y mejorar la productividad, especialmente en tareas como resúmenes de reuniones y redacción de documentos. La IA sigue evolucionando en sus primeras etapas de desarrollo, por lo que aún no ha madurado completamente como tecnología. Como cualquier innovación emergente, tiene errores. Los usuarios informan que ocasionalmente fabrica respuestas, particularmente al realizar cálculos complejos dentro de Excel. Aunque algunos usuarios expresan preocupaciones sobre el costo de suscripción de los servicios de Copilot, muchos sienten que los beneficios superan con creces la tarifa mensual nominal.

Comenzando con Microsoft 365 Copilot

Para acceder a Microsoft Copilot 365 todo lo que necesita es la licencia adecuada. Aunque hay una versión gratuita de Copilot disponible usando el último sistema operativo Windows o el navegador Edge, no estará integrada con Office 365. No confunda Copilot Chat con Microsoft 365 Copilot. Copilot Chat es accesible a través de la web, Teams y Outlook, pero es una experiencia independiente que no ofrece la funcionalidad integrada de Microsoft 365 Copilot.

Para configurar Copilot para uso empresarial, primero debe asegurarse de tener las licencias requeridas junto con una cuenta de Microsoft 365. Aquí están las opciones de licencia:

• Usuarios empresariales: Requieren licencias de Microsoft 365 E3, E5, Business Standard o Business Premium.
• Usuarios de Educación: El profesorado y los estudiantes de educación superior de 18 años o más necesitan licencias Microsoft 365 A1, A3 o A5.
• Requisito adicional: Más allá de la licencia de Microsoft 365, también debe tener la licencia del complemento Microsoft 365 Copilot.
• Usuarios no empresariales: Aquellos con una suscripción de Microsoft 365 Personal o Familiar pueden emparejarla con Copilot Pro para integrar las funciones de Copilot en sus aplicaciones de Microsoft 365.

Para organizaciones empresariales, utilice el centro de administración de Microsoft 365 para asignar licencias a los usuarios. Revise la configuración de privacidad de las aplicaciones y configure cualquier característica adicional si es necesario. Una vez que todos los requisitos previos estén completos, los usuarios pueden disfrutar de los beneficios de la integración de Copilot con todas sus aplicaciones de Office incluyendo Word, Excel, PowerPoint, Outlook y Teams.

Características de Microsoft 365 Copilot – Novedades y funcionamiento

Copilot en Word: Asistencia para la escritura potenciada por IA

Las herramientas de escritura impulsadas por IA ayudan a los usuarios a crear, resumir y perfeccionar sus documentos. M365 Copilot incluso puede hacer cosas como transformar texto en tablas y asistir en la redacción de nuevo contenido haciendo referencia a contenido existente o descubriendo nueva información.

Copilot en Excel: Análisis de Datos Avanzado e Insights

Ahora los usuarios pueden desbloquear todas las capacidades de Excel porque con Copilot ahora pueden generar insights automatizados, identificar tendencias y crear visualizaciones sin aplicar manualmente fórmulas o funciones. Todo esto hace que el análisis de datos sea mucho más fácil mientras se elimina la necesidad de aprender comandos de Excel.

Copilot en PowerPoint: Presentaciones Automatizadas

Copilot puede tomar tus documentos escritos y transformarlos en diapositivas. Puede diseñar automáticamente los diseños e incluso sugerir imágenes y animaciones relevantes. Los usuarios pueden resumir presentaciones largas o reorganizar la estructura de su presentación con unos pocos clics del ratón.

Copilot en Outlook: Resumen de correos electrónicos y respuestas inteligentes

Los usuarios pueden reducir la cantidad de tiempo que pasan con el correo electrónico ahora porque Copilot puede ayudar a resumir hilos de correo electrónico largos y generar respuestas. Copilot también puede asistir con la programación, delegación de tareas e información en tiempo real para optimizar la productividad del equipo.

Copilot en OneNote & Whiteboard: Toma de notas mejorada por IA

Copilot se integra con OneNote y Whiteboard para ayudarte a generar ideas, estructurar notas y resumir contenido. También puede ofrecer sugerencias inteligentes para ayudar a iniciar proyectos.

Copilot Chat: Asistencia segura de IA para flujos de trabajo

Copilot Chat ofrece un único destino para abordar cualquier tarea. Proporciona una experiencia de IA conversacional que permite a los usuarios interactuar con un asistente de IA y utilizar el poder de la automatización en sus tareas diarias.

Copilot en Microsoft Word – Creación de documentos más inteligente

Imagina que tienes la tarea de escribir un documento pero no puedes comenzar debido al bloqueo del escritor. Copilot puede generar texto basado en indicaciones que el usuario proporciona, ayudándoles a comenzar documentos desde cero o expandir contenido existente. En las capturas de pantalla a continuación, Copilot tomó la siguiente indicación:

Y redactó un documento:

Los usuarios pueden seleccionar texto y pedirle a Copilot que lo reescriba y lo ajuste a un tono o estilo particular. Copilot va mucho más allá de las limitaciones de los procesadores de texto tradicionales al ayudar a los usuarios a revisar la gramática y la puntuación. Este corrector potenciado por IA incluso puede sugerir mejoras en el vocabulario para asegurar que estés escribiendo como un profesional pulido. También puedes usarlo para escanear documentos extensos en tu OneDrive y resumirlos.

Copilot en Microsoft Excel – Gestión de datos potenciada por IA

Cuando abra Microsoft Excel 365 notará el botón Copilot en la cinta de opciones en la parte superior de la interfaz de Excel. Al hacer clic en él se abrirá el panel de chat de Copilot.

Al hacer clic en ese botón se desbloqueará el poder de un asistente de datos inteligente que puede automatizar muchas de las tareas repetitivas de Excel que exigen tiempo y habilidades. La inteligencia artificial integrada con Excel puede escanear hojas de cálculo para identificar tendencias, encontrar anomalías y destacar correlaciones. En lugar de examinar manualmente filas de números, los usuarios pueden hacer preguntas en lenguaje natural a Copilot como, “¿Cómo cambió la facturación en comparación con el año pasado?” En otras palabras, tu capacidad para analizar datos y obtener conclusiones de ellos ya no está limitada por tus habilidades en Excel.

Copilot puede simplificar la visualización de datos generando automáticamente gráficos, tablas y tablas dinámicas. Esto facilita la elaboración de informes sin requerir habilidades avanzadas. También automatiza tareas repetitivas como la limpieza de datos, el formateo y la creación de fórmulas para reducir el esfuerzo manual. Aunque actualmente hay limitaciones en las características de IA de Excel, esas brechas disminuirán con desarrollos futuros que también reducirán algunos de los errores comunes que se encuentran hoy en día con análisis de datos más complejos.

Copilot en Microsoft Outlook – Correo electrónico y comunicación más inteligentes

Enfrentémoslo. A nadie le gusta lidiar con la tediosa tarea de gestionar su buzón de correo electrónico. ¿No tienes tiempo para leer un correo electrónico largo de alguien? Simplemente haz clic en la función Resumen que se encuentra encima del correo electrónico como se muestra a continuación para darte los puntos clave de un mensaje de alerta donde el tiempo puede ser esencial.

MS 365 Copilot puede comenzar organizando tu bandeja de entrada clasificando los correos electrónicos en función de la urgencia y la relevancia. Puede ayudarte a responder a clientes, colegas y miembros del equipo sugiriendo respuestas concisas que contribuyen a una mejor comunicación. Por ejemplo, puedes escribir un borrador breve y luego pedirle a Copilot que lo reescriba según tus necesidades como se muestra a continuación:

El asistente de IA integrado en Outlook puede hacer cosas como sugerir horarios de reuniones, reprogramar citas automáticamente cuando surgen conflictos. Eso hace que los usuarios tengan una cosa menos de la que preocuparse. Con todas las habilidades que tiene, puede que te preocupe la privacidad del correo electrónico. Sepa que, aunque Copilot analiza los correos electrónicos para proporcionar información y asistir con tareas, no almacena ni comparte datos personales sin consentimiento.

Copilot en Microsoft Teams – IA para Reuniones y Colaboración

Piense en Copilot en Teams como un servicio potenciado por IA diseñado para realizar las siguientes tareas:

• Mejore la productividad y colaboración en las reuniones.
• Resumir los puntos clave de la discusión de las reuniones y proporcionar un guion que muestre quién dijo qué, destacando dónde los participantes estuvieron de acuerdo o en desacuerdo.
• Genere notas de reuniones, resalte problemas sin resolver e incluso sugiera preguntas de seguimiento.
• Integre Copilot con Teams Chat & File Sharing

Como se mencionó anteriormente, Copilot no es perfecto, y los usuarios informan que Copilot ocasionalmente proporciona respuestas fabricadas o comete errores en los resúmenes de reuniones. Trate a Copilot como un asistente competente que necesita supervisión ya que nadie es perfecto.

Copilot para la Productividad Personal – Más allá de Office 365

Aunque hemos dedicado gran parte de este artículo a mostrar cómo Copilot se integra con el conjunto de aplicaciones de Microsoft 365, no limites sus capacidades solo a eso. Microsoft Copilot puede actuar como un servicio de investigación inteligente para recopilar información relevante sobre un tema dado. Puede generar listas de tareas, seguir plazos y establecer recordatorios para mantenerte organizado y al tanto de todo. ¿Quieres mejorar tus habilidades en Excel o convertirte en un usuario avanzado de Word? Puedes pedirle a Copilot que explique fórmulas de Excel, sugiera mejoras en el diseño de PowerPoint o te guíe a través de las funciones avanzadas de Word. Sí, puede ser tu tutor personal de Microsoft Office.

Solución de problemas y preocupaciones de los usuarios – Problemas comunes y soluciones

A pesar de sus impresionantes capacidades, los usuarios tienen algunas preocupaciones con el asistente de IA Copilot. Por ejemplo, los usuarios han expresado frustración por la dificultad para eliminar Copilot de sus sistemas. Actualmente, se requiere que los usuarios desinstalen las aplicaciones de Microsoft 365 para eliminar la funcionalidad de IA. Los usuarios que no tienen permiso para desinstalar pueden deshabilitar las funciones de Copilot dentro de cada aplicación. Para los usuarios de Windows Pro, Enterprise o Education, el Group Policy Editor se puede utilizar para deshabilitar Copilot en todo el sistema, mientras que los usuarios personales tendrán que revisar la configuración o el menú de opciones dentro de cada aplicación.

Los problemas de rendimiento son una queja común ya que Copilot consume su parte de recursos internos. Algunos usuarios comienzan a usar Copilot con altas expectativas que no se cumplen, mientras que otros citan preocupaciones sobre la data security y la privacidad. Para las organizaciones que buscan adaptar Copilot, la educación es crítica para el éxito de la implementación.

Futuro de Copilot en Office 365 – ¿Qué sigue?

Mientras que Copilot introduce la automatización impulsada por IA, no está diseñado para reemplazar las funciones tradicionales de Office, sino para complementarlas. Los usuarios aún pueden editar, formatear y analizar contenido manualmente cuando lo deseen. La IA no busca reemplazar a los trabajadores humanos, sino mejorar sus capacidades.

Microsoft tiene grandes planes para el futuro de Copilot. Algunas de las nuevas características que llegarán pronto son mejoras en las ofertas basadas en roles que pueden centrarse en capacidades específicas de IA generativa para diferentes roles como ventas y finanzas. A medida que se introduzcan nuevas actualizaciones de características, solo mejorará en la asistencia consciente del contexto y la edición colaborativa. A medida que los modelos de lenguaje mejoren, los usuarios delegarán más de la carga de tareas rutinarias a las herramientas de IA.

Su organización podría preguntarse si debería invertir ahora en Copilot. Digamos que depende. Si cuenta con muchos adaptadores tempranos de tecnología que se sienten cómodos experimentando con herramientas emergentes, implementar Copilot ahora podría ser beneficioso. Si su organización normalmente espera a que las tecnologías se establezcan más antes de adoptarlas, podría tener sentido retrasar la implementación hasta que Copilot se perfeccione y sus capacidades sean más predecibles. Sin embargo, debe tener en cuenta que hay estudios que demuestran que invertir en Microsoft Copilot puede generar retornos significativos.

Conclusión – Cómo sacar el máximo provecho de Copilot en Office 365

Para maximizar los beneficios de Microsoft 365 Copilot, los usuarios deben concentrarse en optimizar sus características, comprendiendo quién puede beneficiarse más de él. Aquí hay una lista de consejos:

• Proporcione indicaciones específicas y claras a Copilot para asegurar respuestas precisas y relevantes
• Divide las tareas complejas en partes más pequeñas y manejables
• Mantenga todas las aplicaciones de Microsoft 365 y los sistemas operativos actualizados para garantizar una integración perfecta con Copilot y un rendimiento óptimo
• Revise regularmente la Microsoft 365 Roadmap para conocer las próximas características y actualizaciones.
• Utilice cursos y tutoriales oficiales de Microsoft para aprender sobre las funciones avanzadas de Copilot.

Recuerde que los usuarios que principalmente realizan tareas sencillas o no usan frecuentemente las aplicaciones de Microsoft 365 pueden no ver beneficios significativos de Copilot. Sin embargo, el impacto transformador de esta tecnología en los lugares de trabajo es cada vez más evidente. A medida que los usuarios descubren las diversas capacidades de Copilot, su comodidad y uso naturalmente aumentan con el tiempo. Bienvenidos a la nueva revolución de la eficiencia.