Records Management en SharePoint: ¿Cómo funciona?

La mayoría de las organizaciones hoy en día utilizan Microsoft SharePoint para gestionar el contenido colaborativo de proyectos y equipos cotidianos porque es una solución de colaboración y gestión documental fácil de usar que reemplaza las unidades de red. Muchos de los documentos en sus bibliotecas de SharePoint son en realidad registros que necesita gobernar y proteger adecuadamente.

Este artículo explica la funcionalidad de records management que Microsoft ofrece para ayudarte a gestionar registros dentro de SharePoint y explica lo que necesitas para usarlo de manera más efectiva.

Enfoques tradicionales para la gestión de registros en SharePoint

SharePoint tradicional ofrece dos enfoques para la gestión de records management:

• Gestión de registros in situ — Los registros permanecen en las bibliotecas de documentos donde las personas los crean. La ventaja de este enfoque es que los usuarios pueden realizar su trabajo sin preocuparse por dónde residen los registros. Sin embargo, la gestión de registros in situ supone una enorme carga para el administrador de registros, ya que los registros están dispersos por múltiples sitios y colecciones de sitios. Mantener una auditoría y control adecuados, incluyendo la gestión de los períodos de retención, requiere un esfuerzo coordinado por parte de todos los administradores de colecciones de sitios. Cuanto mayor sea su organización, mayor será el desafío.
• SharePoint Records Center — Los registros se trasladan a una ubicación central para su almacenamiento y gestión. Esta opción facilita enormemente la gobernanza y el cumplimiento para los administradores. Sin embargo, mover los registros fuera de sus bibliotecas originales puede dificultar que los usuarios encuentren los datos que necesitan. La solución es configurar SharePoint para dejar un marcador cuando se declara que el contenido es un registro y se mueve al sitio del Records Center; el marcador actúa como un enlace que los usuarios pueden seguir para acceder al documento, minimizando el impacto en su experiencia de usuario.

Ambos enfoques tradicionales tienen desventajas importantes. Primero, requieren que el personal esté debidamente capacitado y disciplinado en cuanto a la declaración de registros, especialmente a medida que la empresa crece con el tiempo y acumula más datos electrónicos y menos registros físicos. Dado que la mayoría de las personas no quieren dedicar parte de su día a declarar registros, a menudo es muy difícil garantizar una gestión adecuada de la información. Además, si eliges utilizar el Records Center para gestionar registros, las personas a menudo retrasan la declaración de un registro por miedo a perder acceso a la información que necesitan.

Existen desafíos adicionales si implementas la gestión de registros después de haber usado SharePoint durante años. La gestión de registros en SharePoint requiere bibliotecas de documentos bien estructuradas con metadatos precisos, algo que la mayoría de los entornos de SharePoint no tienen. Y por supuesto, está el enorme retraso de archivos en SharePoint; ¿quién tiene el tiempo y la inclinación para revisar todos ellos con el fin de determinar cuáles deben ser declarados como registros?

Un enfoque moderno

Un enfoque más adecuado es que el SharePoint Records Center asuma la propiedad de los registros mientras permite que los archivos permanezcan en su lugar en sus sitios originales. Este enfoque federado se está convirtiendo rápidamente en la estrategia preferida para las organizaciones que utilizan SharePoint como parte de su implementación de Office365. La solución Office365 incluye un Security and Compliance Center que permite este enfoque moderno para la gestión de políticas de gestión de la información. Las organizaciones pueden crear políticas de retención que pueden aplicar a nivel de sitio o dirección de correo electrónico. Además, pueden aplicar etiquetas de retención contra cualquier elemento o tipo de contenido en Office365, desde correos electrónicos hasta documentos, para cumplir con los requisitos de regulaciones de cumplimiento o políticas internas.

Avanzando con la gestión de registros en SharePoint

El Records Center y el Security and Compliance Center pueden satisfacer las necesidades legales de la mayoría de las organizaciones, una vez que los registros se recopilan y clasifican. Ese es el desafío: las organizaciones necesitan una forma de facilitar la identificación y declaración de registros. Poner esa carga en los usuarios es una buena manera de asegurarse de que su sistema no se utilice.

La clasificación automática de registros aliviará a sus trabajadores del conocimiento de la carga de tener que declarar registros, al mismo tiempo que aumentará la precisión y consistencia de la clasificación de sus registros. Con el tiempo, a medida que entrene mejor su herramienta, podrá reevaluar el contenido previamente clasificado en Microsoft SharePoint para corregir clasificaciones erróneas y encontrar contenido que se pasó por alto, asegurando que las políticas de registros de su organización se sigan correctamente.

Herramientas como Netwrix Data Classification pueden identificar, clasificar y declarar registros automáticamente. Aunque las herramientas de auto-clasificación no eliminan la necesidad de capacitación de usuarios o declaración manual de registros, sí ayudan a alcanzar el nivel necesario de cumplimiento y demostrarlo a los auditores y su equipo legal.

Conclusión

El mejor enfoque para implementar la gestión de registros es utilizar un sitio de Records Center, asegurándose de planificar y organizar el sitio cuidadosamente. Capacite a su personal sobre la importancia de la gestión de registros y los procesos que deben seguir, pero confíe en una herramienta de autoclasificación para clasificar los registros de manera precisa y consistente a lo largo de su despliegue de SharePoint, y obtenga control sobre el caos.