El nuevo director de sistemas ERP optimizó la gestión de cambios de ERP de manera segura con Netwrix Platform Governance

Desafío

• Complejidad y personalización de NetSuite
  En 2014, Drybar cambió de QuickBooks a NetSuite. Sin embargo, con el tiempo, el entorno de NetSuite se volvió más complejo debido a las personalizaciones realizadas por miembros anteriores del equipo y firmas externas. Esta complejidad aumentó a medida que estas personas dejaban la empresa, llevándose a menudo su conocimiento detallado del sistema.
• División empresarial y ajustes rápidos
  La adquisición de la línea de venta al por menor de Drybar por parte de una corporación más grande resultó en la necesidad de dividir el negocio y su software empresarial para facilitar la gestión de casi 100 tiendas corporativas por separado. Esta división requirió personalizaciones rápidas y precisas en su cuenta de NetSuite, lo que llevó a una necesidad urgente de una gestión eficiente y supervisión de estos cambios.
• Reserva de cambios sin revisar
  Al asumir su cargo, Diara Burris notó un gran número de cambios sin revisar en el sistema NetSuite. La ausencia de procesos formales de aprobación de cambios representaba una amenaza sustancial para la estabilidad y fiabilidad del sistema ERP. Por lo tanto, se hizo crucial establecer prácticas de gestión de cambios estructuradas lo antes posible.

Solución de Netwrix

Drybar, una cadena de salones de belleza en rápida expansión, enfrentaba una creciente complejidad en su entorno personalizado de NetSuite. Para simplificar procesos y mejorar el cumplimiento, implementaron Netwrix Platform Governance, reconociendo su capacidad para mejorar la gestión del sistema y garantizar la preparación para auditorías.

• Diagramas de Entidad-Relación (ERD) para comprender personalizaciones complejas. La herramienta Platform Governance ERD se volvió esencial para el equipo de Drybar para manejar la complejidad aumentada de su entorno NetSuite después de la división del negocio y el rápido crecimiento. Esta herramienta permitió al equipo obtener percepciones inmediatas sobre cómo estaban interconectadas diversas personalizaciones, lo que resultó particularmente valioso para tomar decisiones informadas sobre cambios potenciales. Ayudó al equipo a comprender el impacto más amplio en el sistema, asegurando que cada modificación apoyara las necesidades operativas de Drybar sin consecuencias no deseadas.
• Limpieza automatizada de búsquedas no utilizadas. Como parte de la optimización del sistema NetSuite de Drybar y el aumento de rendimiento, Platform Governance implementó reglas automatizadas. Estas reglas identificaron y archivaron más de 2000 búsquedas guardadas no utilizadas que estaban saturando el sistema. Al limpiar el sistema, mejoró su eficiencia y usabilidad, facilitando la navegación de los usuarios. La automatización también incluyó notificaciones a los propietarios de las búsquedas antes de cualquier desactivación para asegurar que no se eliminaran búsquedas actualmente en uso accidentalmente. Esto ayudó a mantener la integridad del sistema y la confianza de los usuarios.
• Gestión de cambios y reportes de cumplimiento. Platform Governance implementó procesos formales de gestión de cambios en las operaciones ERP de Drybar para abordar la acumulación de cambios sin revisar. Esto implicó utilizar solicitudes de cambio formales para evaluar preventivamente nuevos cambios y generar informes semanales de cambios no conformes para detectar y corregir cualquier desviación de los protocolos establecidos. Este enfoque estructurado permitió a Drybar mantener un control estricto sobre los cambios, alinearlos con los requisitos de cumplimiento y los objetivos empresariales, y crear un marco para disminuir gradualmente la dependencia de las verificaciones manuales a medida que el equipo se adaptaba al nuevo sistema.

Beneficios clave

• Gestión proactiva de cambios
• Mejor comprensión con Diagramas de Relación de Entidades (ERD)
• Limpieza automatizada de búsqueda