Hull College automatiza flujos de trabajo de retención de datos para el cumplimiento continuo del GDPR

Desafío

• Haga cumplir los requisitos de retención del GDPR para millones de registros estudiantiles
  Hull College almacena millones de archivos que contienen información personal de los estudiantes. Para cumplir con las normas de retención de datos del GDPR, el equipo de TI necesitaba una visibilidad completa de estos archivos y la capacidad de hacer cumplir los períodos de retención adecuados. Para asegurar la precisión y evitar retrasos en otras iniciativas de TI, buscaron automatizar el descubrimiento y clasificación de datos.
• Responda a las DSARs de manera eficiente y escalable
  La universidad debe manejar las solicitudes de acceso por parte del titular de los datos (DSARs) de forma rápida y precisa. Dado el volumen de datos almacenados, las búsquedas manuales no eran viables. El equipo de TI necesitaba una forma automatizada de localizar la información regulada en todos los sistemas.
• Fortalezca la seguridad detectando actividades de alto riesgo
  Para proteger mejor los recursos sensibles, el equipo de TI quería obtener información sobre actividades inusuales en todo el entorno. Necesitaban alertas sobre eventos críticos — incluyendo la escalada de privilegios, intentos de acceso a datos financieros o de RRHH, y eliminaciones sospechosas de archivos — para mitigar rápidamente posibles amenazas.

Solución de Netwrix

John Bayes, Director de TI en Hull College, eligió Netwrix sobre otras soluciones debido a lo mucho que puede hacer directamente al sacarlo de la caja y lo fácil que es configurar y usar. Era importante para él que la curva de aprendizaje fuera mínima, ya que su equipo ya estaba abrumado.

• Mejora en la gobernanza de datos.John utilizó inmediatamente Netwrix Data Classification para escanear los servidores de archivos del colegio. Después de consultar con los propietarios de los datos, pudo archivar más de la mitad de los registros, ya que ya no eran necesarios, y establecer políticas de retención adecuadas para el resto de los archivos. John también clasificó todos los documentos que contenían información personal identificable (PII) de los estudiantes y ahora puede asegurarse fácilmente de que solo se almacenen en ubicaciones seguras.
• Respuesta simplificada a las DSARs.Netwrix Data Classification también ayuda al equipo de TI a encontrar y exportar de manera eficiente todos los datos personales asociados con una persona que presenta una DSAR. De hecho, normalmente solo toma 5 minutos iniciar una búsqueda y obtener todos los registros relevantes. Como resultado, John puede asegurarse de que la organización cumpla con sus obligaciones de privacidad sin retrasar otros proyectos.
• Detección de incidentes mejorada. Los informes diarios de Netwrix Auditor resumen las actividades de los usuarios a través del entorno de TI y destacan áreas que podrían requerir atención inmediata, como elevaciones de privilegios, modificaciones de máquinas virtuales y cambios en datos sensibles. John también valora las alertas sobre comportamientos anómalos de usuarios, como múltiples inicios de sesión fallidos e intentos de acceso a carpetas financieras o de RRHH, que le ayudan a identificar actores maliciosos antes de que puedan causar daños reales.

Beneficios clave

• Automatiza los flujos de trabajo de retención de datos
• Acelera el procesamiento de las DSARs
• Alertas sobre actividades potencialmente dañinas