Cómo una empresa SaaS que cotiza en bolsa desarrolló controles de cambio listos para auditoría en menos de dos semanas utilizando Netwrix Platform Governance

Challenge

• Seguimiento y documentación inadecuados
  Inicialmente, Smartsheet dependía de capturas de pantalla y hojas de cálculo para rastrear las aprobaciones de cambios en NetSuite. Este proceso manual no solo requería mucho trabajo sino que también era propenso a errores, sin una forma efectiva de capturar cada cambio, especialmente aquellos que inadvertidamente pasaban desapercibidos.
• Datos abrumadores del registro de auditoría
  Los intentos de Smartsheet de auditar los cambios utilizando notas del sistema se vieron sobrepasados por el volumen de datos generados—aproximadamente 600,000 filas solo de un mes de historial del registro de auditoría. Esta enorme cantidad de datos era impráctica de analizar manualmente sin aumentar significativamente el tamaño de su equipo.
• Presiones de cumplimiento SOX
  Como empresa pública, Smartsheet enfrentó requisitos estrictos bajo la Ley Sarbanes-Oxley (SOX) para mantener registros precisos de los cambios en el ERP. Esto requería una solución que no solo pudiera manejar la documentación sino también asegurar que todos los cambios pudieran resistir el escrutinio de los auditores.
• Cronograma de implementación urgente
  Con un plazo fiscal acercándose, Smartsheet necesitaba implementar controles de cambio detectivescos rápidamente—dentro de los cuatro meses antes del comienzo de su próximo año fiscal.

Solución de Netwrix

Para una empresa pública como Smartsheet, cualquier cosa que reduzca el estrés y aumente la certeza alrededor de la preparación de auditorías es algo muy bueno. Smartsheet buscó una solución como Platform Governance después de enfrentar desafíos durante su primera auditoría SOX, dándose cuenta de la necesidad de controles de cambio robustos para dar cuenta de los cambios de emergencia. A pesar de utilizar inicialmente métodos manuales como capturas de pantalla y hojas de cálculo, tuvieron dificultades para rastrear todos los cambios de manera efectiva, lo que los llevó a buscar un sistema de gestión de cambios integral con controles detectivescos para asegurar la preparación para la auditoría.

• Informes exhaustivos sobre cambios y cumplimiento. Con Platform Governance, Smartsheet obtuvo la capacidad de generar informes detallados que no solo muestran cambios no conformes, sino que también destacan cómo se resolvieron estos problemas. Estos informes son cruciales durante las auditorías para demostrar el enfoque proactivo de la empresa en la gestión y corrección de problemas de cumplimiento. Sirven como prueba del compromiso de la empresa con el mantenimiento de controles internos rigurosos y asegurando que cada aspecto de su sistema ERP sea auditable y transparente.
• Ahorro de tiempo y enfoque mejorado. La introducción de Platform Governance en sistemas automatizados ha generado un ahorro de tiempo significativo para Smartsheet, especialmente en el área de revisiones de auditoría mensuales. Anteriormente, estas tareas consumían de 15 a 20 horas por mes, ahora son manejadas automáticamente por Platform Governance, liberando al equipo para concentrarse en iniciativas estratégicas en lugar de controles de cumplimiento rutinarios. Este cambio no solo optimiza la productividad sino que también reduce el estrés y la carga de trabajo de los equipos de sistemas de TI y financieros, fomentando un ambiente de trabajo más enfocado y eficiente.
• Documentación automatizada y seguimiento de cumplimiento. Al pasar de métodos de seguimiento manuales que dependían de hojas de cálculo y capturas de pantalla, Netwrix Platform Governance automatizó los rastreos de auditoría y la documentación de cumplimiento de Smartsheet. Esta automatización redujo drásticamente la probabilidad de error humano y aseguró que cada cambio en el sistema fuera registrado y fácilmente accesible. Este nivel de documentación es vital para adherirse a los estándares de auditoría y demostrar cumplimiento durante las auditorías SOX, ya que proporciona registros claros e inequívocos de todos los cambios.

Beneficios clave

• Mejora en la gestión del cumplimiento
• Implementación simplificada
• Ahorro de tiempo en la preparación de auditorías