Différence entre la gestion de l'information et la gestion des connaissances

Les données de votre organisation sont l'un de ses actifs les plus précieux. Contrairement à des actifs tels que l'argent, cependant, les données ne prennent pas toujours de la valeur à mesure qu'elles augmentent en volume — elles doivent être correctement obtenues, stockées, sécurisées, nettoyées et mises en évidence afin qu'elles puissent être utilisées de manière significative.

Par conséquent, de plus en plus d'entreprises cherchent à passer de la gestion de l'information à des systèmes de gestion des connaissances. Mais en quoi consistent exactement les différences entre la gestion des connaissances et la gestion de l'information ? Existe-t-il des concepts et termes de la gestion de l'information que vous pouvez utiliser pour aider votre organisation à mettre en œuvre efficacement la gestion des connaissances ?

Cet article répond à ces questions et à d'autres questions clés que vous pourriez avoir sur la gestion des données et la gestion des connaissances.

Qu'est-ce que la gestion de l'information ?

Information management is the practice of collecting, managing and distributing information. Data can be acquired from a wide range of sources, and can come in a variety of formats. Then it must be stored securely in an organized and structured way that both meets relevant regulations and policies and ensures it is accessible to authorized employees. Strong information governance is essential to effective information management.

Qu'est-ce que la gestion des connaissances ?

Les données — peu importe leur niveau de sécurité et les organisations — ne prouvent leur valeur que lorsqu'elles sont utilisées pour apporter de la valeur à l'entreprise. Autrement dit, les bits et les octets doivent être transformés en informations afin de constituer un capital intellectuel utile. Entrez dans la gestion des connaissances : le processus de capture, de distribution et d'utilisation efficace des connaissances.

Cette définition pourrait faire penser que le knowledge management ressemble beaucoup à la gestion de l'information, mais dans ce contexte, le mot « connaissance » désigne une forme traitée d'information qui va au-delà de la simple extraction de faits à partir de données collectées. La découverte de connaissances se concentre sur l'application de l'information : la création de connaissances est ce qui se produit lorsque les gens raffinent l'information en quelque chose d'utile.

La plupart des organisations possèdent à la fois des connaissances explicites et tacites. Les connaissances explicites sont celles qui peuvent être codifiées en un ensemble de faits, de cas, de directives, etc., et publiées ou distribuées par d'autres moyens à travers un pipeline de partage de connaissances. Les connaissances tacites comprennent des aperçus et des intuitions qui sont plus difficiles à enregistrer. Les connaissances explicites sont généralement centrées sur l'information, tandis que les connaissances tacites ne le sont pas. Ensemble, elles constituent une base de connaissances qui est un facteur clé dans l'avantage concurrentiel d'une organisation.

La différence entre la gestion des connaissances et la gestion de l'information

La manière la plus simple de penser à la différence entre la gestion des connaissances et la gestion de l'information est de dire que la gestion des connaissances se concentre sur les personnes tandis que la gestion de l'information se concentre sur les processus. On pourrait également dire que la gestion de l'information se focalise sur les faits concrets tandis que la gestion des connaissances intègre également les opinions et les intuitions.

Voici quelques autres différences clés entre la gestion des connaissances et la gestion de l'information:

Gestion de l'information :

• Mette l'accent sur les caractéristiques explicites de l'information : faits, chiffres et autres données concrètes
• Peut être mesuré quantitativement dans de courts délais
• Est facile à répliquer
• Est basée sur la technologie

Gestion des connaissances :

• Intègre tous les aspects d'une entreprise, y compris la communication, les cadres de gestion, la culture organisationnelle et les structures organisationnelles
• Se mesure par les changements de comportement et de travail des individus et des équipes au fil du temps
• Mène à des innovations uniques à l'entreprise
• Est basé sur les personnes

Processus clés

Il existe quatre principaux processus de gestion des connaissances :

• Découverte de connaissances — Extraire de nouvelles informations des données
• Capture de connaissances — Transformation de l'information du tacite à l'explicite
• Partage de connaissances — Partager le savoir avec les autres
• Application des connaissances — Utiliser les connaissances pour accomplir des tâches

Technologies clés

Aucun logiciel unique ne peut vous aider dans l'ensemble du processus de gestion des connaissances ; vous avez besoin d'outils différents pour différentes tâches. Selon le “Knowledge Management Tools” blog, la plupart des outils peuvent être classés en neuf catégories :

• Systèmes de groupware
• L'intranet et l'extranet
• Entreposage de données, exploration de données et OLAP
• Systèmes d'aide à la décision
• Systèmes de gestion de contenu
• Systèmes de gestion de documents
• Outils d'intelligence artificielle
• Outils de simulation
• Réseaux sémantiques

Tous ces outils dépendent de connaissances et d'informations correctement classifiées et étiquetées, donc vous avez également besoin d'une technologie pour la découverte et la classification des données. Bien que certains outils de gestion des connaissances offrent une partie de cette fonctionnalité, une solution conçue à cet effet fournira des résultats plus robustes et précis.

Conclusion

La gestion des connaissances et la gestion de l'information diffèrent en termes de portée et d'objectif, mais les deux sont essentielles pour les organisations modernes. Le processus clé est de classer et catégoriser vos données et connaissances pour les rendre découvrables et récupérables tout en assurant la sécurité et la conformité réglementaire.