La gestion des enregistrements dans SharePoint : Comment ça marche ?

La plupart des organisations utilisent aujourd'hui Microsoft SharePoint pour gérer leur contenu de projet collaboratif et d'équipe quotidien car c'est une solution de collaboration et de gestion de documents facile à utiliser qui remplace les lecteurs réseau. Beaucoup des documents dans vos bibliothèques SharePoint sont en réalité des archives que vous devez gouverner et protéger correctement.

Cet article explique la fonctionnalité de records management que Microsoft propose pour vous aider à gérer les enregistrements au sein de SharePoint et explique ce dont vous avez besoin pour l'utiliser de manière optimale.

Approches traditionnelles de la gestion des enregistrements dans SharePoint

SharePoint traditionnel propose deux approches pour la gestion des records management :

• Gestion des documents d'archives sur place — Les documents d'archives restent dans les bibliothèques de documents où les gens les créent. L'avantage de cette approche est que les utilisateurs peuvent effectuer leur travail sans se soucier de l'emplacement des documents d'archives. Cependant, la gestion des documents d'archives sur place impose un fardeau énorme à l'administrateur des archives, puisque les documents sont répartis sur de multiples sites et collections de sites. Maintenir une audit et un contrôle appropriés, y compris la gestion des périodes de conservation, nécessite un effort coordonné de la part de tous les administrateurs de collections de sites. Plus votre organisation est grande, plus le défi est important.
• SharePoint Records Center — Les enregistrements sont déplacés vers un emplacement central pour le stockage et la gestion. Cette option facilite considérablement la gouvernance et la conformité pour les administrateurs. Cependant, déplacer les enregistrements hors de leurs bibliothèques d'origine peut rendre difficile pour les utilisateurs de trouver les données dont ils ont besoin. La solution consiste à configurer SharePoint pour laisser un substitut derrière lorsque le contenu est déclaré comme un enregistrement et est déplacé vers le site Records Center; le substitut agit comme un lien que les utilisateurs peuvent suivre pour accéder au document, minimisant ainsi l'impact sur leur expérience utilisateur.

Ces deux approches traditionnelles présentent d'importants inconvénients. Premièrement, elles exigent que le personnel soit correctement formé et discipliné concernant la déclaration des archives, surtout à mesure que l'entreprise se développe dans le temps et accumule plus de données électroniques et moins de documents physiques. Comme la plupart des gens ne souhaitent pas consacrer une partie de leur journée à déclarer des archives, il est souvent très difficile de garantir une gestion adéquate de l'information. De plus, si vous choisissez d'utiliser le Records Center pour gérer les archives, les gens retardent souvent la déclaration d'un document par peur de perdre l'accès aux informations dont ils ont besoin.

Il y a des défis supplémentaires si vous mettez en œuvre la gestion des enregistrements après avoir utilisé SharePoint pendant des années. La gestion des enregistrements dans SharePoint nécessite des bibliothèques de documents bien structurées avec des métadonnées précises — quelque chose qui manque dans la plupart des environnements SharePoint. Et bien sûr, il y a l'énorme arriéré de fichiers dans SharePoint ; qui a le temps et l'envie de tous les examiner afin de déterminer lesquels devraient être déclarés comme enregistrements ?

Une approche moderne

Une meilleure approche consiste à faire en sorte que le SharePoint Records Center prenne la propriété des archives tout en permettant aux fichiers de rester à leur emplacement d'origine sur leurs sites. Cette approche fédérée devient rapidement la stratégie privilégiée pour les organisations qui utilisent SharePoint dans le cadre de leur mise en œuvre d'Office365. La solution Office365 comprend un Security and Compliance Center qui permet cette approche moderne de la gestion des politiques de gestion de l'information. Les organisations peuvent créer des politiques de conservation qu'elles peuvent appliquer au niveau du site ou de l'adresse e-mail. De plus, elles peuvent appliquer des étiquettes de conservation contre tout élément ou type de contenu dans Office365, des e-mails aux documents, pour répondre aux exigences des réglementations de conformité ou des politiques internes.

Avancer avec la gestion des enregistrements dans SharePoint

Le Records Center et le Security and Compliance Center peuvent répondre aux besoins juridiques de la plupart des organisations — une fois que les enregistrements sont collectés et classifiés. C’est le défi : les organisations ont besoin d’une méthode pour faciliter l’identification et la déclaration des enregistrements. Mettre ce fardeau sur les utilisateurs est un bon moyen de garantir que votre système ne sera pas utilisé.

La classification automatique des enregistrements soulagera vos travailleurs du savoir de la charge de devoir déclarer les enregistrements tout en augmentant la précision et la cohérence de votre classification des enregistrements. Avec le temps, à mesure que vous formerez mieux votre outil, vous pourrez réévaluer le contenu précédemment classifié dans Microsoft SharePoint pour corriger les erreurs de classification et trouver le contenu qui a été négligé, assurant ainsi que les politiques d'enregistrements de votre organisation sont correctement suivies.

Des outils comme Netwrix Data Classification peuvent identifier, classer et déclarer des enregistrements automatiquement. Bien que les outils d'auto-classification n'éliminent pas le besoin de formation des utilisateurs ou de déclaration manuelle des enregistrements, ils aident à atteindre le niveau de conformité nécessaire et à le démontrer aux auditeurs et au personnel juridique.

Conclusion

La meilleure approche pour mettre en œuvre la gestion des archives consiste à utiliser un site Centre de Records, en veillant à planifier et organiser le site avec soin. Formez votre personnel sur l'importance de la gestion des archives et les processus qu'ils doivent suivre, mais reposez-vous sur un outil d'auto-classification pour classer les archives de manière précise et cohérente à travers votre déploiement SharePoint, et prenez le contrôle sur le chaos.