La gestione dei documenti in SharePoint: Come funziona?

La maggior parte delle organizzazioni oggi utilizza Microsoft SharePoint per gestire i contenuti di progetti collaborativi e di team quotidiani perché è una soluzione di gestione documentale e collaborazione facile da usare che sostituisce le unità di rete. Molti dei documenti nelle tue librerie SharePoint sono in realtà registrazioni che devi governare e proteggere adeguatamente.

Questo articolo spiega la funzionalità di records management che Microsoft fornisce per aiutarti a gestire i documenti all'interno di SharePoint e spiega ciò di cui hai bisogno per utilizzarla al meglio.

Approcci tradizionali alla gestione dei record in SharePoint

SharePoint tradizionale offre due approcci alla gestione dei records management:

• Gestione dei record in loco — I record risiedono nelle biblioteche documentali dove vengono creati dalle persone. Il vantaggio di questo approccio è che gli utenti possono svolgere il loro lavoro senza preoccuparsi di dove si trovano i record. Tuttavia, la gestione dei record in loco pone un enorme onere sull'amministratore dei record, poiché i record sono distribuiti in più siti e raccolte di siti. Mantenere un'adeguata revisione e controllo, inclusa la gestione dei periodi di conservazione, richiede uno sforzo coordinato da parte di tutti gli amministratori delle raccolte di siti. Più grande è la tua organizzazione, maggiore è la sfida.
• SharePoint Records Center — I record vengono spostati in una posizione centrale per l'archiviazione e la gestione. Questa opzione semplifica notevolmente la governance e la conformità per gli amministratori. Tuttavia, spostare i record fuori dalle loro librerie originali può rendere difficile per gli utenti trovare i dati di cui hanno bisogno. La soluzione è configurare SharePoint per lasciare uno stub quando un contenuto viene dichiarato record e spostato nel sito del Records Center; lo stub funge da collegamento che gli utenti possono seguire per accedere al documento, minimizzando l'impatto sulla loro esperienza utente.

Entrambi questi approcci tradizionali presentano importanti svantaggi. Innanzitutto, richiedono che il personale sia adeguatamente formato e disciplinato nel dichiarare i documenti, specialmente man mano che l'impresa si espande nel tempo e accumula più dati elettronici e meno registrazioni fisiche. Poiché la maggior parte delle persone non vuole spendere parte della propria giornata a dichiarare documenti, è spesso molto difficile garantire una corretta gestione delle informazioni. Inoltre, se si sceglie di utilizzare il Records Center per gestire i documenti, le persone spesso ritardano la dichiarazione di un documento per paura di perdere l'accesso alle informazioni di cui hanno bisogno.

Ci sono sfide aggiuntive se implementi la gestione dei documenti dopo aver utilizzato SharePoint per anni. La gestione dei documenti in SharePoint richiede biblioteche di documenti ben strutturate con metadati accurati — qualcosa che la maggior parte degli ambienti SharePoint non possiede. E ovviamente, c'è l'enorme arretrato di file in SharePoint; chi ha il tempo e la propensione a rivedere tutti quanti per determinare quali dovrebbero essere dichiarati documenti ufficiali?

Un approccio moderno

Un approccio migliore consiste nel far sì che il SharePoint Records Center assuma la proprietà dei record consentendo al contempo ai file di rimanere al loro posto nei siti originali. Questo approccio federato sta rapidamente diventando la strategia preferita dalle organizzazioni che utilizzano SharePoint come parte della loro implementazione di Office365. La soluzione Office365 include un Security and Compliance Center che consente questo approccio moderno alla gestione delle politiche di information management. Le organizzazioni possono creare politiche di conservazione che possono applicare a livello di sito o indirizzo email. Inoltre, possono applicare etichette di conservazione contro qualsiasi elemento o tipo di contenuto in Office365, dalle email ai documenti, per soddisfare i requisiti delle normative di conformità o delle politiche interne.

Andare avanti con la gestione dei record in SharePoint

Il Records Center e il Security and Compliance Center possono soddisfare le esigenze legali della maggior parte delle organizzazioni — una volta che i documenti sono raccolti e classificati. Questa è la sfida: le organizzazioni hanno bisogno di un modo per rendere facile l'identificazione e la dichiarazione dei documenti. Addossare questo onere agli utenti è un buon modo per assicurarsi che il sistema non venga utilizzato.

La classificazione automatica dei documenti alleggerirà il carico di lavoro dei vostri addetti alla conoscenza, che non dovranno più dichiarare i documenti, aumentando al contempo l'accuratezza e la coerenza della classificazione dei documenti. Col tempo, man mano che migliorerete l'addestramento del vostro strumento, potrete rivalutare i contenuti precedentemente classificati in Microsoft SharePoint per correggere errori di classificazione e scoprire contenuti che erano stati trascurati, assicurando che le politiche di gestione dei documenti della vostra organizzazione siano seguite correttamente.

Strumenti come Netwrix Data Classification possono identificare, classificare e dichiarare automaticamente i record. Sebbene gli strumenti di auto-classificazione non eliminino la necessità di formazione degli utenti o di dichiarazione manuale dei record, aiutano a raggiungere il livello di conformità necessario e a dimostrarlo agli ispettori e al personale legale.

Conclusione

L'approccio migliore per implementare la gestione dei documenti è utilizzare un sito Records Center, assicurandosi di pianificare e organizzare attentamente il sito. Formate il vostro personale sull'importanza della gestione dei documenti e sui processi che devono seguire, ma affidatevi a uno strumento di auto-classificazione per classificare accuratamente e in modo coerente i documenti in tutto il vostro SharePoint deployment, e ottenere il controllo sul caos.