SharePoint eDiscovery: Centro eDiscovery, Scoperta e Conservazione

Quando si trovano di fronte a un'azione legale, le organizzazioni devono trovare e preservare documenti e altri dati che potrebbero essere rilevanti, non importa dove possano essere sepolti nell'infrastruttura IT aziendale. Quando SharePoint è uno dei tuoi repository di informazioni, hai bisogno di un modo per scoprire informazioni pertinenti che risiedono nelle tue fattorie e siti SharePoint. Questo documento esplora il concetto di base di eDiscovery e gli strumenti di compliance tools che Microsoft ha integrato in SharePoint.

Panoramica

Il eDiscovery Center è un portale centrale utilizzato per creare e gestire richieste di eDiscovery. Lì puoi definire le fonti di dati per un caso e condurre ricerche di informazioni pertinenti. Puoi anche impostare dei in-place holds — essenzialmente, questo comporta la creazione di istantanee di uno o più siti SharePoint completi per preservare i dati per la scoperta. Qualsiasi aggiunta o modifica al contenuto dopo che l'istantanea è stata presa viene anche registrata.

eDiscovery Center

Il Centro eDiscovery è in realtà una raccolta di siti speciali progettata per aiutarti a gestire la conservazione, la ricerca e l'esportazione di contenuti di Exchange e SharePoint memorizzati in varie farm di SharePoint e server Exchange. Quando il tuo team legale ti informa della necessità di eseguire attività di e-discovery e produzione, il Centro eDiscovery dovrebbe essere una delle tue prime tappe.

Al centro, è possibile creare casi di eDiscovery, cercare contenuti, applicare blocchi ai contenuti, esportare contenuti e visualizzare lo stato dei blocchi e delle esportazioni associati a un caso. Quando si esegue una query di ricerca, è possibile vedere quali documenti, email e altri dati sono stati restituiti. Quando si esportano contenuti, SharePoint formatta i dati secondo le specifiche del modello di riferimento per i dati elettronici (EDRM) in modo che possano essere importati in uno strumento di revisione per ulteriori analisi e decisioni.

Discovery

Il processo di scoperta delle informazioni è molto simile all'inserimento di una query di ricerca in Google o in un altro motore di ricerca. Le query semplici coinvolgono parole chiave specifiche. Se hai bisogno di cercare schemi più complessi, vorrai sfruttare il filtro “NEAR”, che ti permette di specificare parole che dovrebbero trovarsi vicine. Ad esempio, una ricerca per 737 MAX NEAR MCAS troverà risultati in cui la parola MCAS appare in stretta prossimità alla frase 737 MAX.

SharePoint eDiscovery utilizza applicazioni di servizio di ricerca (SSAs) per esplorare (leggere e catalogare sistematicamente) e indicizzare raccolte di siti SharePoint in preparazione per le query dei casi eDiscovery. Le SSAs si connettono tramite un proxy di applicazione di servizio. A seconda delle dimensioni del tuo dispiegamento SharePoint, potresti scegliere di utilizzare più SSAs per catalogare diversi tipi di siti — ad esempio, una SSA per catalogare i siti degli Stati Uniti e un'altra SSA per catalogare i siti asiatici. Se hai un dispiegamento più piccolo, una sola SSA potrebbe essere sufficiente.

Conservazioni sul posto

Applicare un blocco in loco su un sito SharePoint crea uno snapshot dei documenti, delle pagine e degli elementi dell'elenco nel momento in cui il blocco viene impostato. Gli utenti possono continuare a lavorare con il contenuto; tutte le aggiunte, le modifiche e le cancellazioni vengono conservate in una biblioteca di documenti chiamata Preservation Hold Library. Pertanto, qualsiasi nuovo contenuto che viene aggiunto al sito dopo che il blocco è stato impostato sarà rintracciabile, e anche se un utente elimina delle informazioni, SharePoint Server conserva una copia di esse così come erano originariamente memorizzate. L'accesso alla Preservation Hold Library richiede i permessi di amministratore della raccolta siti o i permessi dell'applicazione web.

Per configurare un blocco sul posto in un sito SharePoint, andare al Centro eDiscovery e creare un caso. Un caso è essenzialmente un progetto che comprende tutti i termini di ricerca, le impostazioni di blocco e qualsiasi altra cosa associata a una determinata questione legale. Quindi utilizzare il Centro eDiscovery per creare un Set eDiscovery specificando le fonti da cercare, un filtro che definisce ciò che si sta cercando e scegliere l'opzione per applicare un blocco sul posto alle fonti che contengono contenuti corrispondenti al filtro. Notare che le fonti possono includere caselle di posta Exchange Online così come siti SharePoint in SharePoint Online.

Dove SharePoint eDiscovery non è sufficiente

Anche se SharePoint eDiscovery è abbastanza efficace nel raccogliere informazioni, lascia molto a desiderare durante le due fasi successive dell'eDiscovery: la fase di revisione (quando avvocati e altri membri dello staff esaminano i risultati della ricerca di scoperta e trovano ciò che è rilevante) e la fase di produzione (quando i risultati rilevanti vengono preparati per essere presentati all'altra parte nella disputa). Poiché queste fasi spesso comportano ore fatturabili per i team legali, non vuoi fornire più informazioni del necessario. Gli strumenti nativi rendono difficile eliminare i dati in eccesso, quindi la tua organizzazione può finire per pagare più del dovuto in termini di spese legali.

Ottimizzazione di SharePoint eDiscovery

Queste limitazioni degli strumenti nativi rendono i prodotti di terze parti di qualità un investimento intelligente. Netwrix Data Classification migliora l'intero processo di ricerca, produzione e risposta dell'eDiscovery. In particolare, può:

• Identificate potenziali fonti di dati pertinenti mappando i contenuti in tutta la vostra infrastruttura IT, includendo non solo documenti nei siti SharePoint nel cloud, ma anche contenuti nel vostro SharePoint on-premises, nelle condivisioni di file sui vostri file server e persino nei vostri database SQL Server.
• Raccogliere dati per il supporto alle controversie legali, assicurarsi che i file siano debitamente conservati e consentire di gestire tutto in un unico posto.
• Ottimizza la revisione e l'elaborazione dei documenti. Puoi facilmente regolare i tuoi livelli di classificazione per filtrare i documenti irrilevanti, aumentando così la rilevanza delle prove elettroniche che consegni per la revisione e riducendo al minimo il tempo e i costi coinvolti nella revisione e nella produzione.