O novo diretor de sistemas ERP otimizou a gestão de mudanças do ERP de maneira segura com Netwrix Platform Governance

Desafio

• Complexidade e personalização do NetSuite
  Em 2014, a Drybar mudou do QuickBooks para o NetSuite. No entanto, com o passar do tempo, o ambiente NetSuite tornou-se mais complexo devido às personalizações feitas por membros anteriores da equipe e empresas externas. Essa complexidade aumentou à medida que esses indivíduos deixaram a empresa, muitas vezes levando consigo o conhecimento detalhado do sistema.
• Divisão empresarial e ajustes rápidos
  A aquisição da linha de varejo da Drybar por uma corporação maior resultou na necessidade de dividir o negócio e seu software empresarial para facilitar a gestão de quase 100 lojas corporativas separadamente. Essa divisão exigiu personalizações rápidas e precisas na conta do NetSuite, levando a uma necessidade urgente de gestão eficiente e supervisão dessas mudanças.
• Backlog de alterações não revisadas
  Ao assumir seu cargo, Diara Burris notou um grande número de alterações não revisadas no sistema NetSuite. A ausência de processos formais de aprovação de mudanças representava uma ameaça substancial à estabilidade e confiabilidade do sistema ERP. Consequentemente, tornou-se crucial estabelecer práticas estruturadas de gestão de mudanças o mais rápido possível.

Solução Netwrix

Drybar, uma cadeia de salões de cabeleireiro em rápida expansão, enfrentava uma crescente complexidade em seu ambiente NetSuite personalizado. Para simplificar processos e melhorar a conformidade, implementaram Netwrix Platform Governance, reconhecendo sua capacidade de aprimorar a gestão do sistema e garantir a prontidão para auditorias.

• Diagramas de Entidade Relacionamento (ERD) para entender customizações complexas. A ferramenta Platform Governance ERD tornou-se essencial para a equipe da Drybar gerenciar a complexidade aumentada do seu ambiente NetSuite após a divisão do negócio e o rápido crescimento. Esta ferramenta permitiu que a equipe obtivesse insights imediatos sobre como várias customizações estavam interconectadas, tornando-a particularmente valiosa na tomada de decisões informadas sobre mudanças potenciais. Ajudou a equipe a entender o impacto mais amplo no sistema, garantindo que cada modificação atendesse às necessidades operacionais da Drybar sem consequências não intencionadas.
• Limpeza automatizada de pesquisas não utilizadas. Como parte da otimização do sistema NetSuite da Drybar e do aumento de desempenho, Platform Governance implementou regras automatizadas. Essas regras identificaram e arquivaram mais de 2000 pesquisas salvas não utilizadas que estavam congestionando o sistema. Ao limpar o sistema, sua eficiência e usabilidade melhoraram, facilitando a navegação dos usuários. A automação também incluiu notificações aos proprietários das pesquisas antes de qualquer desativação para garantir que nenhuma pesquisa atualmente utilizada fosse removida acidentalmente. Isso ajudou a manter a integridade do sistema e a confiança dos usuários.
• Gestão de mudanças e relatórios de conformidade. Platform Governance implementou processos formais de gestão de mudanças nas operações de ERP da Drybar para abordar o acúmulo de mudanças não revisadas. Isso envolveu a utilização de pedidos de mudança formais para avaliar preventivamente novas mudanças e a geração de relatórios semanais de mudanças não conformes para detectar e corrigir quaisquer desvios dos protocolos estabelecidos. Essa abordagem estruturada permitiu que a Drybar mantivesse um controle rigoroso sobre as mudanças, alinhasse-as com os requisitos de conformidade e objetivos de negócios, e criasse um quadro para diminuir gradualmente a dependência de verificações manuais à medida que a equipe se adaptava ao novo sistema.

Principais benefícios

• Gestão proativa de mudanças
• Melhor compreensão com Diagramas de Relacionamento de Entidade (ERD)
• Limpeza automatizada de pesquisa