O Hull College automatiza fluxos de trabalho de retenção de dados para conformidade contínua com o GDPR

Desafio

• Cumpra os requisitos de retenção do GDPR para milhões de registros de estudantes
  O Hull College armazena milhões de arquivos contendo informações pessoais dos estudantes. Para cumprir com as regras de retenção de dados do GDPR, a equipe de TI precisava de total visibilidade desses arquivos e da capacidade de impor períodos de retenção adequados. Para garantir a precisão e evitar atrasos em outras iniciativas de TI, eles buscaram automatizar a descoberta e classificação de dados.
• Responda a DSARs de forma eficiente e escalável
  A faculdade deve lidar com os pedidos de acesso do titular dos dados (DSARs) de forma rápida e precisa. Dado o volume de dados armazenados, buscas manuais não eram viáveis. A equipe de TI precisava de um método automatizado para localizar informações regulamentadas em todos os sistemas.
• Reforce a segurança detectando atividades de alto risco
  Para proteger melhor os recursos sensíveis, a equipe de TI queria ter visão sobre atividades incomuns em todo o ambiente. Eles precisavam de alertas sobre eventos críticos — incluindo escalonamento de privilégios, tentativas de acesso a dados financeiros ou de RH e exclusões suspeitas de arquivos — para mitigar rapidamente ameaças potenciais.

Solução Netwrix

John Bayes, Diretor de TI no Hull College, escolheu a Netwrix em detrimento de outras soluções devido à sua grande funcionalidade imediata e à facilidade de configuração e uso. Era importante para ele que a curva de aprendizado fosse mínima, já que sua equipe já estava sobrecarregada.

• Governança de dados aprimorada.John usou imediatamente Netwrix Data Classification para escanear os servidores de arquivos da faculdade. Após consultar os proprietários dos dados, ele conseguiu arquivar mais da metade dos registros, uma vez que não eram mais necessários, e estabeleceu políticas de retenção apropriadas para o restante dos arquivos. John também classificou todos os documentos que continham informações pessoais identificáveis dos alunos e agora pode facilmente garantir que eles sejam armazenados apenas em locais seguros.
• Resposta simplificada aos DSARs.Netwrix Data Classification também ajuda a equipe de TI a encontrar e exportar de forma eficiente todos os dados pessoais associados a um indivíduo que submete um DSAR. Na verdade, normalmente leva apenas 5 minutos para iniciar uma busca e obter todos os registros relevantes. Como resultado, John pode garantir que a organização cumpra suas obrigações de privacidade sem atrasar outros projetos.
• Detecção de incidentes aprimorada. Relatórios diários do Netwrix Auditor resumem as atividades dos usuários em todo o ambiente de TI e destacam áreas que podem requerer atenção imediata, como elevações de privilégio, modificações em máquinas virtuais e alterações em dados sensíveis. John também valoriza os alertas sobre comportamentos anômalos de usuários, como múltiplas tentativas de login mal-sucedidas e tentativas de acesso a pastas financeiras ou de RH, que o ajudam a identificar atores maliciosos antes que possam causar danos reais.

Principais benefícios

• Automatiza fluxos de trabalho de retenção de dados
• Acelera o processamento de DSARs
• Alertas de atividades potencialmente prejudiciais