A Importância da Política de Gestão de Registros

As pessoas têm que assumir responsabilidade

O componente mais importante da gestão de registros é atribuir responsabilidades a indivíduos específicos. Rastrear quem aprovou oficialmente uma política em particular é simples, mas também é crítico especificar quem tem a responsabilidade de longo prazo pelos vários aspectos da política. Como as pessoas em uma organização mudam ao longo do tempo, sua política não deve especificar nomes, mas sim funções. Se sua organização renomear ou eliminar uma função mencionada em uma política, será necessário atualizar essa política.

Um papel que muitas pessoas negligenciam é o do Proprietário Executivo. Uma pessoa com um lugar no nível de decisão executiva precisa entender os requisitos de gestão de registros e estar envolvida em garantir que as políticas sejam implementadas. Quando isso não acontece, as organizações tendem a despriorizar seus programas de registros durante os ciclos de orçamento e planejamento e só prestam a devida atenção à governança da informação quando algo dá errado. Mitigar o dano muitas vezes requer muito mais recursos do que você teria gasto para prevenir o problema.

Lembre-se da regra mais importante ao atribuir funções e responsabilidades: Nomear mais de uma pessoa para um papel específico garantirá que ninguém assuma a responsabilidade.

Explique o Porquê

É crucial explicar os impulsionadores comerciais e regulatórios para suas políticas de gerenciamento de registros. Eles precisam ser específicos, incluir links para fontes e listar todos os fatores envolvidos. Isso é especialmente importante se parecerem estar em conflito. Fornecer esses detalhes faz duas coisas:

• Torna suas decisões de retenção e armazenamento de registros mais defensáveis. Se um auditor ou investigador analisar a política, verão a justificativa por trás dos requisitos.
• Ele fornece a memória institucional do ambiente regulatório e empresarial que levou às políticas, juntamente com a gestão de registros. Saber como esse ambiente influenciou a governança da informação da sua organização permitirá que as pessoas que herdarem as políticas tomem decisões mais informadas sobre o que modificar ou remover, para que possam evitar mudanças que poderiam colocar a organização em apuros.

Implementando suas políticas de gerenciamento de registros

Ainda não falamos sobre a implementação da política. Você vai notar que a amostra da política de gestão de registros também não entra em detalhes. Isso ocorre porque a forma como sua organização implementa uma política mudará ao longo do tempo, já que tanto a tecnologia quanto as necessidades empresariais estão em constante evolução, mas a própria política é comparativamente estável.

Assim, a política especifica quem é responsável por executar a política, mas não como. O Proprietário da Política deve ter uma voz ativa na forma como sua organização implementa a política, mesmo que ele não esteja diretamente implementando a solution para gerenciar registros eletrônicos. A tarefa de implantar e manter quaisquer ferramentas técnicas necessárias para implementar a política geralmente recai sobre o chefe da divisão de suporte tecnológico, que muitas vezes é o CIO.

Independentemente de como sua organização implementa suas políticas de gerenciamento de registros, cabe à liderança empresarial e técnica trabalhar em conjunto para torná-lo realidade. A organização técnica precisa entender por que o gerenciamento de registros é importante para o negócio. O negócio precisa compreender os desafios técnicos impostos pelo que estão solicitando. Juntos, eles podem traçar um caminho a seguir para atender às necessidades da organização e priorizar o trabalho a ser feito.

Conclusão

Se você começar com políticas bem elaboradas de gerenciamento de registros, poderá explicar para toda a organização o que está tentando alcançar. Em seguida, pode identificar quais dos seus registros correm maior risco de perda de informações ou acesso não autorizado e aplicar seus esforços nessa área. Posteriormente, você pode expandir lentamente as capacidades da sua organização até que todos os registros sejam gerenciados adequadamente.

Embora a política de gestão de registros de amostra se concentre em registros financeiros, ela deve ajudá-lo a entender os conceitos-chave necessários em qualquer política de gestão de registros. Pode haver considerações adicionais para a sua organização, mas o nosso modelo deve fornecer o suficiente para começar a fazer as perguntas certas e começar a avançar.