Creando un registro de auditoría de NetSuite

NetSuite es una plataforma extremadamente robusta que maneja y produce una tonelada de datos. Trabajar con esos datos de manera efectiva, especialmente cuando se trata de la preparación de auditorías, requiere un entendimiento completo tanto de las herramientas disponibles en NetSuite como de las soluciones de terceros que las complementan.

Para ayudarte a comenzar con la primera parte de esta ecuación, en esta publicación hemos condensado las partes relevantes de la NetSuite’s Administrator Guide para rastrear y documentar la actividad crítica en la plataforma.

Usando NetSuite Audit Trails para rastrear registros financieros clave

Las notas del sistema NetSuite capturan cada vez que un usuario crea, cambia o elimina una transacción. La información disponible incluye: todos los usuarios involucrados en el historial de esta transacción, la acción de cada usuario, el rol del usuario, la fecha y hora de esa acción, si hubo una cuenta afectada y el monto después del cambio.

Las notas del sistema pueden proporcionar la base para un registro de auditoría de Netsuite exhaustivo, pero a menudo generan demasiada información, dejando a los equipos sobrecargados y estresados al intentar prepararse para el cumplimiento normativo o solucionar un problema. Los NetSuite Audit Trails son básicamente búsquedas altamente enfocadas de notas del sistema. NetSuite viene con varios paquetes, aunque el más relevante para la presentación de informes financieros es el Transaction Audit Trail.

La función Transaction Audit Trail de NetSuite busca esta información en las notas del sistema y ofrece varias formas de visualizarla. Dependiendo de la naturaleza de la transacción y lo que sus auditores deseen ver, puede filtrar los resultados por:

• Usuario
• Acción realizada (crear, cambiar o eliminar)
• Rango de fechas
• Cantidad

y otros criterios. Después de ejecutar la búsqueda, los resultados se recopilan en la página de Resultados de Auditoría — un registro de auditoría de NetSuite con un resumen útil de una línea para cada transacción.

Otros registros financieros clave que puede rastrear utilizando NetSuite audit trails y system notes incluyen:

• Eliminaciones de transacciones: Para recuperar información sobre registros eliminados, utilice el tipo de búsqueda “Deleted Record”. Para buscar transacciones eliminadas, elija el filtro ‘Transaction’ para el campo Tipo de Registro de la búsqueda.
• Cambios en el Reconocimiento de Ingresos: Puede acceder a las notas del sistema para ver registros avanzados de gestión de ingresos — incluyendo arreglos de ingresos, elementos de ingresos, reglas de reconocimiento de ingresos, planes de reconocimiento de ingresos y registros de configuración de ingresos avanzados.
• Cambios en los asientos contables: Los asientos contables en NetSuite incluyen una subpestaña de “Información del Sistema” que contiene notas del sistema, una lista de flujos de trabajo activos en el asiento contable y un historial de flujos de trabajo ejecutados contra el asiento contable.
• Inicios de sesión de usuario: Puede utilizar el Registro de Auditoría de Inicios de Sesión para llevar un seguimiento de los usuarios de la cuenta, cuándo han iniciado sesión y desde dónde. Las notas del sistema también registrarán los cambios de contraseña para empleados, clientes, proveedores, socios y prospectos.

Creando registros de auditoría de NetSuite para cambios en datos y configuración

Las auditorías de NetSuite y las notas del sistema también son útiles para rastrear cambios en los datos y la configuración, y para demostrar controles de cambios estrictos a los auditores. Una búsqueda general de notas del sistema mostrará cambios en todos los tipos de registros, aunque esto se puede filtrar para proporcionar resultados más específicos. Las notas individuales del sistema incluyen un campo Contexto, que describe el método específico utilizado para realizar el cambio (es decir, si se hizo a través de la interfaz de usuario, mediante un SuiteScript, etc.

Auditoría de cambios en las funciones habilitadas

La página Habilitar Funciones (Configuración > Empresa > Habilitar Funciones) indica qué funciones están actualmente habilitadas para su uso en una cuenta de NetSuite. Cabe señalar que la página de Funciones Habilitadas no tiene una pestaña de Notas del Sistema, por lo que tendrás que crear manualmente una búsqueda guardada de nota del sistema para la página. Puedes ejecutar esta búsqueda regularmente para rastrear los cambios en las funciones habilitadas.

Auditoría de Cambios en la Configuración de Ajustes

La mayoría de los cambios en la configuración general con impacto financiero están documentados en las notas del sistema del registro de auditoría de NetSuite. Algunas de las áreas que se incluyen son: información de la empresa, preferencias generales, listas contables y configuración de impuestos.

Auditoría de cambios en objetos de personalización

Las notas del sistema también capturan información sobre los cambios en los siguientes objetos de personalización:

• Listas personalizadas y registros personalizados
• Campos personalizados
• Formularios personalizados
• SuiteScripts
• Informes personalizados y búsquedas guardadas

Auditoría de Preferencias de Cuenta

Las páginas de configuración de Habilitar Funciones, Preferencias Generales y Preferencias de Contabilidad incluyen todas un enlace a una página de Rastro de Auditoría. Allí, los administradores pueden usar el Rastro de Auditoría para revisar una lista de cambios, incluyendo los nombres de las preferencias y funciones cambiadas, quién los cambió, cuándo fueron cambiados, cuáles eran los valores de la preferencia antes y después del cambio, y si las funciones cambiadas estaban habilitadas o deshabilitadas.

Documentando cambios en un NetSuite Audit Log

Por sí solas, las notas del sistema y los registros de auditoría de NetSuite no sustituyen la documentación adecuada de cambios. La Guía del Administrador recomienda específicamente que las organizaciones desarrollen e implementen un registro de auditoría de NetSuite estandarizado para documentar las solicitudes de cambio. Para cumplir con los requisitos de auditoría, un formulario de solicitud de cambio debe incluir lo siguiente:

• Nombre del solicitante
• Fecha de la solicitud de cambio
• Descripción de la solicitud de cambio
• Motivo del cambio
• Asignado para implementar cambio
• Autorización para comenzar a trabajar en la implementación del cambio

Hay muchas maneras de hacer esto — las carpetas compartidas y Google Docs son comunes — pero si quieres conciliar solicitudes y aprobaciones con notas del sistema, necesitas un sistema de terceros como Netwrix Strongpoint.

Seguimiento de excepciones

Sin importar cómo registres los cambios en NetSuite, tu registro de auditoría debe ser capaz de dar cuenta de las excepciones y asegurar que los detalles de tu excepción han sido apropiadamente documentados. Por ejemplo, se le puede requerir a un desarrollador que entre directamente en el código de producción para corregir rápidamente un problema, lo que luego significa que necesitaría trabajar hacia atrás en tus cuentas de prueba y desarrollo. En este ejemplo, ese cambio de emergencia debería estar documentado en el formulario de solicitud, incluyendo información sobre quién realizó el cambio en la cuenta de producción, cuándo se realizó y por qué no siguió los procedimientos normales. Es importante capturar estos detalles como evidencia para los auditores.

El seguimiento de excepciones es otro ámbito en el que Netwrix Strongpoint puede reducir significativamente las complicaciones de la preparación de auditorías. Nuestro sistema de gestión de cambios marca automáticamente los cambios no conformes (es decir, cualquier cosa que no haya seguido la política de aprobación adecuada) y los recopila en un único informe para su fácil revisión y autorización. Aquí hay una demostración rápida:

Creando registros de auditoría de NetSuite más efectivos con Netwrix Strongpoint

Nos encanta alardear de NetSuite — es una plataforma altamente personalizable y potente con más características de las que podemos contar. Pero, en parte como resultado de esta personalización, la plataforma deja la mayor parte del trabajo preparatorio para el cumplimiento en manos de sus usuarios. Esto significa que para crear un registro de auditoría de NetSuite efectivo, primero debes entender tus propios procesos de negocio y uso del sistema.

En otras palabras, aunque las auditorías de NetSuite, las notas del sistema y las herramientas de auditoría preconfiguradas establecen la base para un buen marco de gobernanza, el apoyo adicional puede ayudar a automatizar el proceso y eliminar gran parte del trabajo manual involucrado.