Diferencia entre Information Management y Knowledge Management

Los datos de su organización son uno de sus activos más valiosos. Sin embargo, a diferencia de activos como el dinero en efectivo, los datos no siempre aumentan su valor a medida que se expanden en volumen — deben ser obtenidos, almacenados, asegurados, limpiados y presentados adecuadamente para que puedan utilizarse de maneras significativas.

En consecuencia, cada vez más empresas buscan hacer la transición de la gestión de la información a sistemas de gestión del conocimiento. Pero, ¿cuáles son exactamente las diferencias entre la gestión del conocimiento y la gestión de la información? ¿Hay conceptos y términos de la gestión de la información que puedas utilizar para ayudar a tu organización a implementar la gestión del conocimiento de manera efectiva?

Este artículo responde a estas y otras preguntas clave que podría tener sobre la gestión de datos y la gestión del conocimiento.

¿Qué es la gestión de la información?

La gestión de la información es la práctica de recopilar, administrar y distribuir información. Los datos se pueden obtener de una amplia gama de fuentes y pueden presentarse en una variedad de formatos. Luego, deben almacenarse de manera segura de forma organizada y estructurada que cumpla con las regulaciones y políticas relevantes y garantice que esté accesible para los empleados autorizados. Una information governance fuerte es esencial para una gestión de la información efectiva.

¿Qué es Knowledge Management?

Los datos, sin importar cuán seguros y las organizaciones, demuestran su valor solo cuando se utilizan para aportar valor al negocio. En otras palabras, los bits y bytes deben convertirse en información para ser un capital intelectual útil. Ingrese la gestión del conocimiento: el proceso de capturar, distribuir y utilizar eficazmente el conocimiento.

Esta definición podría hacer que la knowledge management suene mucho como la gestión de información, pero en este contexto, la palabra “conocimiento” significa una forma procesada de información que va más allá de simplemente extraer hechos de los datos recopilados. El descubrimiento del conocimiento se centra en la aplicación de la información: La creación de conocimiento es lo que sucede cuando las personas refinan la información en algo útil.

La mayoría de las organizaciones tienen conocimiento tanto explícito como tácito. El conocimiento explícito es aquel que puede ser codificado en un conjunto de hechos, casos, directrices, etc., y publicado o distribuido de otra manera a través de un canal de compartición de conocimiento. El conocimiento tácito incluye percepciones e intuiciones que son más difíciles de registrar. El conocimiento explícito suele estar centrado en la información, mientras que el conocimiento tácito no lo está. Juntos, conforman una base de conocimiento que es un factor clave en la ventaja competitiva de una organización.

La diferencia entre Knowledge Management e Information Management

La manera más sencilla de pensar en la diferencia entre la gestión del conocimiento y la gestión de la información es decir que la gestión del conocimiento se centra en las personas mientras que la gestión de la información se centra en los procesos. También se podría decir que la gestión de la información se enfoca en hechos concretos mientras que la gestión del conocimiento incorpora opiniones e intuiciones también.

Aquí hay algunas diferencias clave entre la gestión del conocimiento y la gestión de la información:

Gestión de la información:

• Enfatiza las características explícitas de la información: hechos, cifras y otros datos concretos
• Se puede medir cuantitativamente en marcos de tiempo cortos
• Es fácil de replicar
• ¿Es basada en tecnología?

Gestión del conocimiento:

• Incorpora todos los aspectos de una empresa, incluyendo la comunicación, los marcos de gestión, la cultura organizacional y las estructuras organizativas
• Se mide por los cambios en el comportamiento y trabajo de individuos y equipos a lo largo del tiempo
• Conduce a innovaciones únicas para la empresa
• Es basado en personas

Procesos clave

Existen cuatro procesos principales de gestión del conocimiento:

• Descubrimiento de conocimiento — Extracción de nueva información a partir de datos
• Captura de conocimiento — Transformando la información de tácita a explícita
• Compartir conocimientos — Compartir conocimientos con otros
• Aplicación de conocimientos — Utilizando el conocimiento para realizar tareas

Tecnologías clave

Ningún software individual puede ayudarte con todo el proceso de gestión del conocimiento; necesitas diferentes herramientas para distintas tareas. Según el “Knowledge Management Tools” blog, la mayoría de las herramientas se pueden clasificar en nueve categorías:

• Sistemas de groupware
• La intranet y la extranet
• Almacenamiento de datos, minería de datos y OLAP
• Sistemas de apoyo a la toma de decisiones
• Sistemas de gestión de contenido
• Sistemas de gestión documental
• Herramientas de inteligencia artificial
• Herramientas de simulación
• Redes semánticas

Todas estas herramientas dependen del conocimiento y la información debidamente clasificados y etiquetados, por lo que también se necesita tecnología para el descubrimiento y clasificación de datos. Aunque algunas herramientas de gestión del conocimiento ofrecen parte de esta funcionalidad, una solución construida específicamente proporcionará resultados más robustos y precisos.

Conclusión

La gestión del conocimiento y la gestión de la información difieren en su alcance y propósito, pero ambas son esenciales para las organizaciones modernas. El proceso clave consiste en clasificar y categorizar los datos y el conocimiento para que sean fácilmente localizables y recuperables, garantizando al mismo tiempo la seguridad y el cumplimiento normativo.