La importancia de la política de gestión de registros

La gente tiene que asumir la responsabilidad

El componente más importante de la gestión de registros es asignar responsabilidades a individuos específicos. Seguir quién aprobó oficialmente una política en particular es sencillo, pero también es crítico especificar quién tiene la responsabilidad a largo plazo de los diversos aspectos de la política. Dado que las personas en una organización cambian con el tiempo, su política no debe especificar nombres sino roles. Si su organización renombra o elimina un rol mencionado en una política, necesitará actualizar esa política.

Un rol que muchas personas pasan por alto es el del Propietario Ejecutivo. Una persona con un asiento en el nivel de decisión ejecutiva necesita entender los requisitos de gestión de registros y estar involucrada en asegurar que las políticas se implementen. Cuando esto no sucede, las organizaciones tienden a dar menos prioridad a sus programas de registros durante los ciclos de presupuesto y planificación y solo prestan la debida atención a la gobernanza de la información cuando algo sale mal. Mitigar el daño a menudo requiere muchos más recursos de los que se habrían gastado para prevenir el problema.

Recuerda la regla más importante al asignar roles y responsabilidades: Nombrar a más de una persona para un rol específico garantizará que nadie asuma la responsabilidad.

Explique el Porqué

Es crítico explicar los impulsores comerciales y regulatorios para sus políticas de gestión de registros. Necesitan ser específicos, incluir enlaces a fuentes y listar todos los factores involucrados. Esto es especialmente importante si parecen estar en conflicto. Proporcionar estos detalles hace dos cosas:

• Hace que sus decisiones de retención y almacenamiento de registros sean más defendibles. Si un auditor o investigador examina la política, verán la justificación detrás de los requisitos.
• Proporciona la memoria institucional del entorno regulatorio y empresarial que condujo a las políticas, junto con la gestión de registros. Saber cómo ese entorno influyó en la gobernanza de la información de su organización permitirá a las personas que hereden las políticas tomar decisiones más informadas sobre qué modificar o eliminar, para que puedan evitar cambios que podrían causar problemas a la organización.

Implementando sus políticas de gestión de registros

Aún no hemos hablado sobre la implementación de la política. Notarás que la política de muestra para la gestión de registros tampoco entra en detalles. Eso se debe a que la forma en que tu organización implementa una política cambiará con el tiempo, ya que tanto la tecnología como las necesidades empresariales están en constante evolución, pero la política en sí es comparativamente estable.

En consecuencia, la política especifica quién es responsable de ejecutar la política pero no cómo. El Propietario de la Política debería tener una voz fuerte en cómo su organización implementa la política aunque no esté directamente implementando la solución para la gestión de registros electrónicos. La tarea de desplegar y mantener cualquier herramienta técnica necesaria para implementar la política generalmente recae en el jefe de la división de soporte tecnológico, que a menudo es el CIO.

Independientemente de cómo su organización implemente sus políticas de gestión de registros, depende del liderazgo empresarial y técnico trabajar juntos para hacerlo realidad. La organización técnica necesita entender por qué la gestión de registros es importante para el negocio. El negocio necesita comprender los desafíos técnicos que plantea lo que están solicitando. Juntos pueden trazar un camino a seguir para satisfacer las necesidades de la organización y priorizar el trabajo a realizar.

Conclusión

Si comienza con políticas de gestión de registros bien pensadas, puede explicar a toda la organización lo que está tratando de lograr. Luego puede identificar cuáles de sus registros corren mayor riesgo de pérdida de información o acceso no autorizado y aplicar sus esfuerzos allí. Después, puede expandir lentamente las capacidades de su organización hasta que todos los registros estén debidamente gestionados.

Mientras que la sample records management policy se centra en los registros financieros, debería ayudarle a comprender los conceptos clave requeridos en cualquier política de gestión de registros. Puede haber consideraciones adicionales para su organización, pero nuestra plantilla debería proporcionarle lo suficiente para empezar a hacer las preguntas correctas y comenzar a avanzar.