Introdução ao eDiscovery (Descoberta Eletrônica): Os Fundamentos e Etapas do Processo

Hoje em dia, as organizações frequentemente possuem terabytes de dados, qualquer um dos quais pode ser relevante para um caso jurídico. Tornar esses dados descobertos é crítico para os profissionais do direito, mas é uma tarefa árdua para as equipes de TI que os apoiam.

Este artigo explora o que é eDiscovery e estratégias para tornar o processo rápido, eficiente e econômico.

O que é eDiscovery?

eDiscovery (descoberta eletrônica, e-discovery, ediscovery, e-Discovery) é um processo legal que envolve a identificação, preservação, coleta e entrega de informações armazenadas eletronicamente (ESI) como evidência em processos judiciais ou investigações. Escritórios de advocacia e departamentos jurídicos precisam de eDiscovery porque são obrigados a produzir fontes relevantes de ESI. Os achados de eDiscovery são trocados entre as partes envolvidas em um processo.

Porque o eDiscovery é uma obrigação legal e regulatória crítica, geralmente está incluído em programas de governança da informação. Os processos de eDiscovery abrangem vários departamentos, envolvendo partes interessadas jurídicas, de TI e de negócios.

Que dados podem ser considerados ESI?

Informações armazenadas eletronicamente (ou ESI) podem existir em uma ampla gama de formatos e tipos espalhados pelos bancos de dados e outras fontes de dados de uma organização. De acordo com as Regras Federais de Procedimento Civil (FRCP), ESI pode incluir “escritos, desenhos, gráficos, tabelas, fotografias, gravações sonoras, imagens e outras compilações de dados ou dados.” Informações eletrônicas também podem incluir e-mails, documentos, correio de voz e arquivos de áudio/vídeo. Isso também inclui qualquer tipo de dado de mídias sociais, plataformas de mensagens instantâneas ou aplicativos de smartphone. Isso significa que cada tweet ou postagem no Facebook pode ser usado como evidência em tribunal.

Muitos tipos de ESI são desafiadores de serem tratados sob a perspectiva de descoberta. Emails são um bom exemplo. Solicitações legais frequentemente exigem que emails relevantes sejam produzidos, mas o alto volume, a falta de estrutura e a natureza distribuída desse tipo de dado tornam a habilitação do eDiscovery um verdadeiro desafio para as organizações.

Outra parte importante dos dados eletrônicos é o metadado embutido nos arquivos eletrônicos. Metadados podem especificar a data e hora de criação do arquivo, autor, localização e outras propriedades. Metadados servem como uma evidência extremamente importante e podem ser usados para autenticar um pedaço de ESI, por isso devem ser cuidadosamente preservados para prevenir a alteração indevida. Simplesmente mover um arquivo para outro local pode modificar seu metadado e levantar questões sobre sua autenticidade como evidência.

Qual é o processo legal de eDiscovery?

O Electronic Discovery Reference Model (EDRM) divide o processo legal de eDiscovery em seis etapas: identificação, preservação, coleta, processamento, revisão e produção.

• Identificação, preservação e coleta. Normalmente, o processo de e-discovery começa com o dever legal de preservar documentos potencialmente relevantes. Em caso de uma ação judicial previsível, os advogados definem o escopo do e-discovery e identificam e preservam as ESI relevantes para garantir que não possam ser modificadas ou excluídas.
• Processamento, revisão e produção. As informações eletrônicas armazenadas são coletadas, analisadas e formatadas para uso em tribunal. A análise é crítica para economia de custos, pois ajuda a eliminar dados irrelevantes antes que o processamento ocorra.

Em todas as etapas, também é crucial manter as atividades de eDiscovery rastreáveis e documentadas.

A chave para o sucesso com eDiscovery é se preparar antes de precisar agir. Mas estar pronto para os processos de e-discovery é difícil sem um profundo entendimento dos dados que você possui e onde estão armazenados. À medida que o volume de dados cresce, as organizações lutam com eDiscovery se elas dependem de processos manuais para categorizar dados. Práticas ruins de gestão de informações aumentarão o custo da coleta de dados em resposta a solicitações de eDiscovery.

Quais são as diretrizes para um processo de eDiscovery?

As Regras Federais de Procedimento Civil (FRCP), que regem a descoberta eletrônica como um aspecto do procedimento legal civil, estabelecem diretrizes rigorosas para o tratamento de ESI. A lei exige que as organizações estejam preparadas para litígios, tendo ESI passível de descoberta. As organizações têm que responder aos pedidos de eDiscovery dentro de 99 dias após a data de apresentação de uma ação judicial, e dentro do período de 21 dias antes de uma sessão de “meet and confer”. O não cumprimento desses prazos de eDiscovery ou a omissão total do eDiscovery diminui grandemente as chances de sucesso legal de uma parte. A falha em preservar ou produzir documentos pode ser considerada como spoliation, levando a multas e outras sanções.

Quais serviços de eDiscovery existem no mercado?

Os processos de eDiscovery são complexos devido ao grande volume de dados eletrônicos armazenados pelas empresas. Felizmente, existe uma variedade de serviços de eDiscovery disponíveis para ajudar a tornar o fluxo de trabalho menos demorado e dispendioso, e para fornecer suporte em litígios possibilitando resultados mais rápidos e defensáveis.

Para tarefas mais complexas, as organizações frequentemente terceirizam o processo de eDiscovery. Mas para litígios corporativos típicos e questões legais como disputas trabalhistas, o eDiscovery muitas vezes pode ser realizado internamente. Aqui estão alguns dos principais processos e serviços que você deve conhecer.

• Serviços de coleta de dados e informática forense são utilizados para identificar e coletar dados potencialmente relevantes de várias fontes de dados, incluindo nuvem, dispositivos móveis ou sistemas de recuperação. As metodologias de coleta podem variar para casos civis e criminais, e dependem da quantidade de dados, disponibilidade e habilidade dos recursos internos de TI, e acessibilidade das fontes de dados. Uma opção sólida é o software de data discovery and classification. Essas soluções classificam os dados por tipo e podem identificar evidências potenciais e movê-las para um local seguro para proteger contra alterações ou destruição inapropriadas.
• A preservação de dados envolve a proteção de ESI contra modificação ou exclusão. Técnicas comuns de preservação de dados incluem o processo de retenção legal, a abordagem de coleta para preservação e a preservação automática no local (como congelar a função de exclusão).
• O processamento de eDiscovery prepara documentos para revisão e produção extraindo os dados relevantes e realizando a limpeza dos achados de eDiscovery. Isso envolve a extração de metadados, catalogação e deduplicação (garantindo que apenas uma cópia de cada documento relevante seja apresentada).
• A avaliação inicial de caso (ECA) é utilizada quando é necessário identificar e reunir evidências potenciais no início de um assunto legal. Para encurtar o cronograma do projeto e minimizar custos, é essencial limitar a quantidade de dados coletados trabalhando com os custodiantes (usuários que possuem ESI potencialmente relevante) para entender quais dados podem ser relevantes para o litígio. A ECA também pode envolver análise de dados para apoiar o conselho jurídico com avaliações objetivas das informações disponíveis.

Conclusão

Ao implementar processos sólidos de eDiscovery, você pode reduzir os custos de conformidade com solicitações de eDiscovery; melhorar sua prontidão para litígios e conformidade; aumentar a precisão da retenção e recuperação de dados; e garantir a segurança e privacidade do ESI necessário para litígios.