Como maximizar a eficiência com Copilot no Office 365

O Microsoft 365 Copilot é um assistente de produtividade com inteligência artificial projetado para integrar-se ao pacote Microsoft 365. Ele melhora a produtividade e a colaboração do usuário em múltiplos aplicativos ao fornecer sugestões inteligentes, automatizar tarefas e entregar insights em tempo real para os usuários. O Copilot ajuda os usuários a redigir e-mails, criar apresentações no PowerPoint ou resumir reuniões no Teams. Ele ajuda a economizar pequenos intervalos de tempo ao longo do dia, resultando em uma economia considerável ao longo de uma semana de trabalho.

As empresas estão adotando ativamente o uso de assistentes de IA como o Copilot para seus funcionários. Ao automatizar tarefas rotineiras, o Microsoft Office Copilot permite que os funcionários desviem seu foco para empreendimentos mais criativos e estratégicos que impulsionam a produtividade e a inovação em geral. O Copilot representa uma mudança significativa porque, ao contrário das ferramentas tradicionais do Office que dependem de entradas manuais, o Copilot introduz uma abordagem dinâmica e impulsionada por IA que simplifica processos para eliminar o trabalho burocrático que desperdiça tempo. Afinal, seu tempo e recursos devem ser direcionados para atender clientes, e não tarefas monótonas.

Para quem é o Microsoft 365 Copilot?

• Usuários de Negócios – Ajuda profissionais a redigir e-mails, criar documentos e analisar dados de forma eficiente.
• Usuários empresariais – Auxilia grandes organizações com automação de fluxo de trabalho, geração de relatórios e colaboração em tempo real.
• Usuários Individuais – Oferece suporte potencializado por IA para tarefas do dia a dia, tornando o trabalho pessoal e autônomo mais eficiente.

O Surgimento da IA no Microsoft 365

Copilot integra-se perfeitamente com os aplicativos do Office 365 de modo que se torne parte do aplicativo. Por exemplo, o Copilot está pronto para ajudar quando você abre o Word:

Clique no ícone conforme mostrado na captura de tela acima e ele estará pronto para lhe auxiliar conforme mostrado abaixo.

Também pode ajudar com o PowerPoint, conforme mostrado aqui:

Na verdade, o Copilot integra-se com todas as suas aplicações do Office 365 para que você possa trabalhar de forma mais eficiente. Os usuários hoje apreciam sua capacidade de economizar tempo e aumentar a produtividade, particularmente em tarefas como resumos de reuniões e redação de documentos. A IA continua a evoluir em seus estágios iniciais de desenvolvimento, portanto, ainda não amadureceu completamente como tecnologia. Como qualquer inovação emergente, ela tem falhas. Os usuários relatam que ocasionalmente ela fabrica respostas, especialmente ao realizar cálculos complexos no Excel. Embora alguns usuários expressem preocupações sobre o custo de assinatura dos serviços do Copilot, muitos acham que os benefícios superam em muito a taxa mensal nominal.

Introdução ao Microsoft 365 Copilot

Para acessar o Microsoft Copilot 365, tudo o que você precisa é da licença adequada. Embora uma versão gratuita do Copilot esteja disponível usando o sistema operacional Windows mais recente ou o navegador Edge, ela não será integrada ao Office 365. Não confunda o Copilot Chat com o Microsoft 365 Copilot. O Copilot Chat é acessível via web, Teams e Outlook, mas é uma experiência independente que não oferece a funcionalidade integrada do Microsoft 365 Copilot.

Para configurar o Copilot para uso empresarial, você deve primeiro garantir que possui as licenças necessárias, juntamente com uma conta Microsoft 365. Aqui estão as opções de licenciamento:

• Usuários corporativos: Exigem licenças Microsoft 365 E3, E5, Business Standard ou Business Premium.
• Usuários da Educação: Professores e estudantes do ensino superior com 18 anos ou mais precisam de licenças Microsoft 365 A1, A3 ou A5.
• Requisito Adicional: Além da licença do Microsoft 365, você também deve ter a licença do complemento Microsoft 365 Copilot.
• Usuários Não Empresariais: Aqueles com uma assinatura Microsoft 365 Personal ou Family podem combiná-la com o Copilot Pro para integrar recursos do Copilot em seus aplicativos Microsoft 365.

Para organizações empresariais, utilize o centro de administração do Microsoft 365 para atribuir licenças aos usuários. Reveja as configurações de privacidade dos aplicativos e configure quaisquer recursos adicionais, se necessário. Uma vez que todos os pré-requisitos estejam completos, os usuários podem desfrutar dos benefícios da integração do Copilot com todos os seus aplicativos Office, incluindo Word, Excel, PowerPoint, Outlook e Teams.

Recursos do Microsoft 365 Copilot – Novidades e Funcionamento

Copilot no Word: Assistência de Escrita com Inteligência Artificial

Ferramentas de Escrita Impulsionadas por IA ajudam usuários a criar, resumir e aprimorar seus documentos. M365 Copilot pode até fazer coisas como transformar texto em tabelas e auxiliar na elaboração de novo conteúdo referenciando conteúdo existente ou descobrindo novas informações.

Copilot no Excel: Análise de Dados Avançada & Insights

Agora os usuários podem desbloquear todas as capacidades do Excel porque com o Copilot eles podem gerar insights automatizados, identificar tendências e criar visualizações sem aplicar manualmente fórmulas ou funções. Tudo isso torna a análise de dados muito mais fácil, eliminando a necessidade de aprender comandos do Excel.

Copilot no PowerPoint: Apresentações Automatizadas

O Copilot pode pegar seus documentos escritos e transformá-los em slides. Ele pode projetar layouts automaticamente e até sugerir imagens e animações relevantes. Os usuários podem resumir apresentações longas ou reorganizar a estrutura de sua apresentação com alguns cliques do mouse.

Copilot no Outlook: Sumarização de E-mails & Respostas Inteligentes

Os usuários podem reduzir a quantidade de tempo que gastam com e-mails agora, pois o Copilot pode ajudar a resumir longas cadeias de e-mails e gerar respostas. O Copilot também pode auxiliar com agendamento, delegação de tarefas e insights em tempo real para otimizar a produtividade da equipe.

Copilot no OneNote & Whiteboard: Anotações Aprimoradas por IA

O Copilot integra-se com o OneNote e o Whiteboard para ajudar você a gerar ideias, estruturar notas e resumir conteúdos. Ele também pode fornecer sugestões inteligentes para ajudar a iniciar projetos.

Copilot Chat: Assistência Segura de IA para Fluxos de Trabalho

O Copilot Chat oferece um único destino para realizar qualquer tarefa. Ele proporciona uma experiência de IA conversacional que permite aos usuários interagir com um assistente de IA e utilizar o poder da automação em suas tarefas diárias.

Copilot no Microsoft Word – Criação de Documentos mais Inteligente

Imagine que você recebeu a tarefa de escrever um documento, mas não consegue começar devido ao bloqueio de escritor. O Copilot pode gerar texto com base em instruções fornecidas pelo usuário, ajudando-os a iniciar documentos do zero ou expandir conteúdo existente. Nas capturas de tela abaixo, o Copilot recebeu a seguinte instrução:

E redigiu um documento:

Os usuários podem selecionar texto e pedir ao Copilot para reescrevê-lo e ajustá-lo a um tom ou estilo particular. Copilot vai muito além das limitações dos processadores de texto tradicionais ao ajudar os usuários a verificar gramática e pontuação. Este revisor de texto potencializado por IA até pode sugerir melhorias no vocabulário para garantir que você esteja escrevendo como um profissional refinado. Você também pode usá-lo para escanear documentos extensos no seu OneDrive e resumi-los.

Copilot no Microsoft Excel – Gestão de Dados Potencializada por IA

Quando você abrir o Microsoft Excel 365, notará o botão Copilot na faixa de opções no topo da interface do Excel. Clicar nele abrirá o painel de chat do Copilot.

Ao clicar nesse botão, você desbloqueará o poder de um assistente de dados inteligente que pode automatizar muitas das tarefas repetitivas do Excel que exigem tempo e habilidades. A IA integrada ao Excel pode vasculhar planilhas para identificar tendências, encontrar anomalias e destacar correlações. Em vez de filtrar manualmente linhas de números, os usuários podem fazer perguntas em linguagem natural ao Copilot, como “Como a receita mudou em comparação com o ano passado?” Em outras palavras, sua capacidade de analisar dados e elaborar insights a partir deles não está mais limitada pelas suas habilidades no Excel.

O Copilot pode simplificar a visualização de dados gerando automaticamente gráficos, tabelas e tabelas dinâmicas. Isso torna a geração de relatórios mais fácil sem exigir habilidades avançadas. Também automatiza tarefas repetitivas como limpeza de dados, formatação e criação de fórmulas para reduzir o esforço manual. Embora haja limitações nas funcionalidades de IA do Excel atualmente, essas lacunas diminuirão com desenvolvimentos futuros que também reduzirão alguns dos erros comuns encontrados hoje em análises de dados mais complexas.

Copilot no Microsoft Outlook – Email & Comunicação mais inteligentes

Vamos encarar. Ninguém gosta de lidar com a monotonia de gerenciar sua caixa de e-mails. Não tem tempo para ler um e-mail longo de alguém? Basta clicar no recurso Resumo acima do e-mail, conforme mostrado abaixo, para lhe dar os pontos principais de um alerta de mensagem onde o tempo pode ser essencial.

O MS 365 Copilot pode começar organizando sua caixa de entrada, classificando e-mails com base na urgência e relevância. Ele pode ajudá-lo a responder a clientes, colegas e membros da equipe sugerindo respostas concisas que melhoram a comunicação. Por exemplo, você pode escrever um rascunho breve e depois pedir ao Copilot para reescrevê-lo de acordo com suas necessidades, conforme mostrado abaixo:

O assistente de IA integrado ao Outlook pode fazer coisas como sugerir horários para reuniões, reagendar compromissos automaticamente quando surgirem conflitos. Isso faz com que os usuários tenham uma preocupação a menos. Com todas as habilidades que possui, você pode estar preocupado com a privacidade dos e-mails. Saiba que, embora o Copilot analise e-mails para fornecer insights e ajudar com tarefas, ele não armazena nem compartilha dados pessoais sem consentimento.

Copilot no Microsoft Teams – IA para Reuniões e Colaboração

Pense no Copilot no Teams como um serviço potencializado por IA projetado para as seguintes tarefas:

• Aumente a produtividade e a colaboração em reuniões.
• Resuma os principais pontos de discussão das reuniões e forneça um roteiro mostrando quem disse o quê, destacando onde os participantes concordaram ou discordaram.
• Gere notas de reunião, destaque questões não resolvidas e até sugira perguntas de acompanhamento.
• Integre o Copilot com o Teams Chat & File Sharing

Como mencionado anteriormente, Copilot não é perfeito, e os usuários relatam que o Copilot ocasionalmente fornece respostas fabricadas ou comete erros em resumos de reuniões. Trate o Copilot como um assistente competente que precisa de supervisão, pois ninguém é perfeito.

Copilot para Produtividade Pessoal – Além do Office 365

Embora tenhamos passado grande parte deste artigo mostrando como o Copilot se integra com o conjunto de aplicações do Microsoft 365, não limite suas habilidades apenas a isso. O Microsoft Copilot pode atuar como um serviço de pesquisa inteligente para reunir informações relevantes sobre um determinado tópico. Ele pode gerar listas de tarefas, acompanhar prazos e definir lembretes para mantê-lo organizado e no controle das coisas. Quer aprimorar suas habilidades no Excel ou se tornar um usuário avançado do Word? Você pode pedir ao Copilot para explicar fórmulas do Excel, sugerir melhorias no design do PowerPoint ou orientá-lo através dos recursos avançados do Word. Sim, ele pode ser seu tutor pessoal do Microsoft Office.

Solução de Problemas & Preocupações dos Usuários – Problemas Comuns & Soluções

Apesar de suas incríveis capacidades, os usuários têm algumas preocupações com o assistente Copilot AI. Por exemplo, os usuários expressaram frustração com a dificuldade de remover o Copilot de seus sistemas. Atualmente, é necessário que os usuários desinstalem os aplicativos do Microsoft 365 para remover a funcionalidade de IA. Usuários que não têm permissão para desinstalar podem desativar os recursos do Copilot em cada aplicativo. Para usuários do Windows Pro, Enterprise ou Education, o Group Policy Editor pode ser usado para desativar o Copilot em todo o sistema, enquanto usuários pessoais terão que verificar o menu de configurações ou opções dentro de cada aplicativo.

Problemas de desempenho são uma queixa comum, pois o Copilot consome sua parcela de recursos internos. Alguns usuários começam a usar o Copilot com expectativas elevadas que não são atendidas, enquanto outros citam preocupações com a data security e privacidade. Para organizações que buscam adaptar o Copilot, a educação é crítica para o sucesso da implantação.

Futuro do Copilot no Office 365 – O que vem a seguir?

Enquanto o Copilot introduz automação impulsionada por IA, não é projetado para substituir os recursos tradicionais do Office, mas sim para complementá-los. Os usuários ainda podem editar, formatar e analisar conteúdo manualmente sempre que desejarem. A IA não visa substituir os trabalhadores humanos, mas sim aprimorar suas capacidades.

A Microsoft tem grandes planos para o futuro do Copilot. Algumas das novas funcionalidades que chegarão em breve são melhorias nas ofertas baseadas em funções que podem se concentrar em capacidades específicas de IA generativa para diferentes funções, como vendas e finanças. À medida que novas atualizações de recursos forem introduzidas, ele se tornará ainda melhor em assistência consciente do contexto e edição colaborativa. Conforme os modelos de linguagem melhoram, os usuários transferirão mais da carga de tarefas rotineiras para as ferramentas de IA.

Sua organização pode se perguntar se deve investir no Copilot agora. Digamos apenas que depende. Se você tem muitos adaptadores de tecnologia iniciais que estão confortáveis experimentando ferramentas emergentes, implementar o Copilot agora pode ser benéfico. Se a sua organização normalmente espera que as tecnologias se tornem mais estabelecidas antes da adoção, pode fazer sentido adiar a implementação até que o Copilot se torne mais aprimorado e suas capacidades mais previsíveis. No entanto, deve-se notar que existem estudos mostrando que investir no Microsoft Copilot pode gerar retornos significativos.

Conclusão – Como Tirar o Máximo Proveito do Copilot no Office 365

Para maximizar os benefícios do Microsoft 365 Copilot, os usuários devem se concentrar em otimizar suas funcionalidades, compreendendo quem pode se beneficiar mais dele. Aqui está uma lista de dicas:

• Forneça instruções específicas e claras ao Copilot para garantir respostas precisas e relevantes
• Divida tarefas complexas em partes menores e gerenciáveis
• Mantenha todas as aplicações e sistemas operacionais do Microsoft 365 atualizados para garantir uma integração perfeita com o Copilot e um desempenho ótimo
• Verifique regularmente o Microsoft 365 Roadmap para recursos e atualizações futuras.
• Utilize cursos e tutoriais oficiais da Microsoft para aprender sobre os recursos avançados do Copilot.

Lembre-se de que usuários que realizam principalmente tarefas simples ou não usam frequentemente os aplicativos do Microsoft 365 podem não perceber benefícios significativos do Copilot. No entanto, o impacto transformador dessa tecnologia nos ambientes de trabalho está cada vez mais evidente. À medida que os usuários descobrem as diversas capacidades do Copilot, seu conforto e uso naturalmente aumentam com o tempo. Bem-vindo à nova revolução da eficiência.