NetSuite Segregation of Duties: Melhorando Controles e Conformidade

O princípio fundamental da segregação de funções (SoD – Segregation of Duties) é simples: os usuários não devem ter a capacidade de executar várias etapas dentro de uma única transação financeira. No entanto, implementar e aplicar a SoD no mundo real, especialmente em grandes organizações, apresenta desafios significativos.

NetSuite possui mais de 636 permissões distintas que governam 4923 tarefas, buscas e registros separados. Gerenciar o acesso de forma eficaz em meio a essa complexidade exige tempo e recursos que muitas vezes são escassos para administradores e equipes financeiras. Além disso, mesmo com sistemas bem mantidos, processos automatizados podem introduzir “conflitos fantasmas” que os auditores percebem como deficiências de controle.

Netwrix Strongpoint oferece uma solução abrangente para enfrentar essas complexidades de frente. Nossa metodologia SoD de primeira linha capacita organizações a navegar pela paisagem intrincada do gerenciamento de acesso, garantindo segurança robusta de dados e transações. Com nossa expertise, você pode superar os desafios associados à aplicação de SoD, otimizar processos e mitigar possíveis deficiências de controle apontadas por auditores.

O que é Segregação de Funções?

A segregação de funções (SoD) é um princípio fundamental no campo dos controles internos e gestão de riscos. Refere-se à prática de dividir tarefas e responsabilidades críticas dentro de uma organização entre várias pessoas para reduzir o risco de fraude, erros e ações inadequadas.

O conceito central de SoD é que nenhum indivíduo deve ter controle ou autoridade completa sobre um processo inteiro, do início ao fim. Em vez disso, várias funções são separadas e atribuídas a diferentes indivíduos para criar um sistema de verificações e equilíbrios. Essa divisão garante que nenhuma pessoa possa executar uma transação ou realizar ações chave sem supervisão ou aprovação de outros.

Na prática, a segregação de funções (SoD) pode ser aplicada a vários processos e funções empresariais, incluindo transações financeiras, compras, gestão de inventário, administração de sistemas de TI e acesso a dados. É considerada um componente vital de controles internos eficazes e é frequentemente exigida por estruturas regulatórias e padrões para garantir uma governança e conformidade adequadas.

4 Tipos de Segregação de Funções

1. Segregação Preventiva de Funções: Este tipo de segregação concentra-se em prevenir conflitos de interesse ou atividades fraudulentas, garantindo que tarefas ou responsabilidades incompatíveis não sejam atribuídas ao mesmo indivíduo. Envolve separar funções como autorização, custódia e registro para estabelecer controles e equilíbrios dentro dos processos.
2. Segregação Detetiva de Funções: A segregação detetiva envolve a implementação de mecanismos de monitoramento e revisão para detectar quaisquer conflitos potenciais ou violações que possam ter ocorrido. Isso inclui revisões periódicas, auditorias e reconciliações para identificar irregularidades e anomalias no sistema.
3. Segregação Corretiva de Funções: A segregação corretiva refere-se às ações tomadas para lidar com conflitos ou violações identificados. Envolve medidas corretivas como ações disciplinares, implementação de controles adicionais ou reatribuição de responsabilidades para mitigar os riscos associados aos problemas identificados.
4. Segregação Compensatória de Funções: A segregação compensatória permite a implementação de controles alternativos quando não é viável alcançar uma separação completa de funções. Isso pode envolver a implementação de medidas de segurança adicionais, controles automatizados ou a atribuição de funções de supervisão para mitigar os riscos associados à falta de segregação estrita.

Por que é importante a segregação de funções?

Ao implementar a segregação de funções (SoD), as organizações visam minimizar o risco de conflitos de interesse, atividades não autorizadas e fraude. Isso ajuda a prevenir situações em que uma única pessoa poderia explorar sua posição para manipular registros, desviar ativos ou se envolver em outras atividades fraudulentas. A SoD desempenha um papel crucial na manutenção da integridade dos relatórios financeiros, na proteção dos ativos e na promoção da responsabilidade e transparência dentro de uma organização.

Melhores práticas de segregação de funções para NetSuite

Ao seguir essas melhores práticas, as organizações podem fortalecer seus controles internos, reduzir o risco de erros e fraudes e garantir a conformidade com os requisitos regulatórios.

1. Defina claramente papéis e responsabilidades
2. Implemente a separação de funções-chave
3. Implemente a integridade de duas pessoas
4. Realize avaliações de risco regulares
5. Implemente controles do sistema
6. Realize auditorias e monitoramentos regulares
7. Forneça treinamento e conscientização contínuos
8. Mantenha documentação e registros
9. Implemente a segregação no nível de acesso
10. Revise e atualize periodicamente as políticas

6 Benefícios da Segregação de Funções no NetSuite

• Prevenção de Fraude: NetSuite gerencia dados financeiros e operacionais críticos, tornando-o um alvo principal para atividades fraudulentas. A implementação de SoD ajuda a reduzir o risco de fraude, garantindo que nenhum indivíduo tenha a capacidade de realizar ações não autorizadas ou inadequadas sem detecção
• Requisitos de Conformidade: Muitas indústrias possuem requisitos regulatórios e padrões que exigem a implementação de SoD. Ao impor a segregação adequada, as organizações podem demonstrar conformidade com essas regulamentações e evitar penalidades ou problemas legais.
• Segurança de Dados: NetSuite contém informações sensíveis e confidenciais, incluindo dados financeiros, registros de clientes e propriedade intelectual. SoD garante que o acesso a essas informações seja adequadamente restrito e monitorado, reduzindo o risco de acesso não autorizado ou data breaches.
• Mitigação de Riscos: A segregação de funções (SoD) ajuda as organizações a mitigar riscos associados a deficiências de controle interno, como conflitos de interesse, apropriação indevida de ativos ou acesso não autorizado ao sistema. Ao separar funções e implementar verificações e equilíbrios, os riscos potenciais são identificados e tratados de forma mais eficaz.
• Prontidão para Auditoria: Os auditores geralmente avaliam a eficácia dos controles internos, incluindo SoD, durante auditorias financeiras. Ao manter uma segregação adequada, as organizações podem demonstrar ambientes de controle robustos e facilitar processos de auditoria mais suaves.

De forma geral, implementar a segregação de funções (SoD) no NetSuite é essencial para manter a integridade dos dados financeiros, prevenir fraudes, atender aos requisitos de conformidade e melhorar a segurança e eficiência das operações empresariais. Isso ajuda as organizações a construir um ambiente de controle robusto e inspira confiança nos stakeholders quanto à precisão e confiabilidade das suas informações financeiras.

O que é uma Violação de Segregação de Funções?

Uma violação da segregação de funções refere-se a uma situação em que há uma quebra ou falha na implementação de medidas adequadas de segregação dentro de uma organização. Ocorre quando um indivíduo possui funções ou direitos de acesso conflitantes ou incompatíveis que podem potencialmente resultar em um risco maior de fraude, erros ou ações inadequadas.

Uma violação de SoD pode ocorrer de diferentes maneiras, como:

• Acesso Não Autorizado: Um indivíduo pode ter acesso a sistemas ou dados além de seu papel ou responsabilidades necessárias, criando o risco de uso indevido ou ações não autorizadas.
• Papéis Conflitantes: Uma pessoa pode ter múltiplos papéis ou responsabilidades que deveriam ser separados. Isso pode levar a um conflito de interesses ou fornecer uma oportunidade para alguém manipular processos em benefício próprio.
• Falta de Supervisão: Mecanismos de supervisão ou revisão insuficientes podem resultar em falta de responsabilidade e aumentar o potencial para ações fraudulentas ou inadequadas.
• Controles Inadequados: Controles internos fracos ou práticas de segregação deficientes podem criar oportunidades para que fraudes ou erros passem despercebidos ou não sejam resolvidos.

Segregação de Funções: Violações vs Conflitos

Os termos “SoD conflicts” e “SoD violations” estão intimamente relacionados, mas têm significados distintos no contexto de Segregation of Duties (SoD). Aqui está uma explicação da diferença entre os dois:

• Conflitos de SoD: Conflitos de SoD referem-se a situações onde duas ou mais funções ou permissões incompatíveis são combinadas em um único papel ou atribuídas a um usuário individual. Esses conflitos surgem quando uma pessoa tem acesso para realizar ações que deveriam ser separadas para prevenir fraude, erros ou atividades não autorizadas. Por exemplo, se um funcionário tem tanto a capacidade de iniciar pagamentos quanto de aprová-los sem supervisão independente, isso cria um conflito de SoD.
• Violações de SoD: As violações de SoD ocorrem quando um indivíduo contorna ou infringe os controles estabelecidos de segregação de funções, intencionalmente ou não. Significa que uma pessoa realizou ações ou transações que deveriam ter sido impedidas devido à presença de controles de SoD. Violações de SoD podem ser causadas por erros, atividades fraudulentas, falta de supervisão adequada ou controles insuficientes. Elas destacam instâncias onde as medidas de SoD estabelecidas foram comprometidas.

O que Acontece Quando Você Não Segrega as Funções?

A falha em segregar funções refere-se a uma situação em que uma organização não separa adequadamente funções e responsabilidades-chave entre seus funcionários ou departamentos. Ocorre quando há falta de controles apropriados e supervisão para garantir que nenhum indivíduo tenha acesso ou controle excessivo sobre processos críticos ou ativos.

Quando uma organização não consegue segregar adequadamente as funções, várias consequências negativas podem surgir:

1. Aumento do Risco de Erros: Sem uma segregação adequada de funções, há uma maior probabilidade de erros ocorrerem em processos críticos. Quando um indivíduo tem controle sobre múltiplas tarefas, os erros podem passar despercebidos, levando a dados imprecisos, discrepâncias financeiras e ineficiências operacionais.
2. Risco Aumentado de Fraude: A falta de segregação de funções cria oportunidades para fraude. Quando um único indivíduo tem acesso e controle excessivos sobre várias funções, ele pode manipular ou anular controles sem detecção. Isso aumenta o risco de atividades fraudulentas, como desfalque, transações não autorizadas e distorções financeiras.
3. Integridade de Dados Comprometida: Uma segregação inadequada de funções pode resultar em integridade de dados comprometida. Quando uma pessoa tem controle sobre várias etapas do manuseio de dados, ela pode manipular ou alterar informações sem verificação independente, levando a dados não confiáveis e tomada de decisões comprometida.
4. Não Conformidade Regulatória: Muitos quadros regulatórios e padrões da indústria exigem que as organizações estabeleçam uma segregação eficaz de funções como parte de seus sistemas de controle interno. A não conformidade com esses requisitos pode levar a sanções regulatórias, multas, consequências legais e danos à reputação da organização.
5. Controles Internos Enfraquecidos: A segregação de funções é um princípio fundamental de controles internos robustos. Quando esse princípio é negligenciado, a eficácia geral do ambiente de controle é enfraquecida, deixando a organização mais suscetível a riscos, erros e atividades fraudulentas.

Exemplos de Segregação de Funções: SoD em Diferentes Processos de Negócio

Processo de Compra:

• A pessoa responsável por aprovar ordens de compra não deve estar envolvida na seleção de fornecedores ou no processamento de pagamentos.
• O indivíduo responsável por receber as mercadorias deve ser diferente do indivíduo responsável pelo processamento dos pagamentos.

Gestão de Caixa:

• O funcionário responsável por receber dinheiro em espécie não deve estar envolvido no registro ou na conciliação das transações em dinheiro.
• A pessoa responsável por depositar dinheiro deve ser diferente da pessoa responsável por manter os registros de caixa.

Sistema de TI e Administração:

• O indivíduo que cria contas de usuário e atribui direitos de acesso ao sistema não deve ter a capacidade de modificar ou excluir dados transacionais.
• O administrador do sistema não deve ter autoridade para aprovar suas próprias alterações de acesso ou ignorar controles do sistema.

Relatório Financeiro:

• A pessoa responsável pela preparação das demonstrações financeiras não deve ter autoridade para autorizar ou registrar transações financeiras.
• O indivíduo responsável por revisar os relatórios financeiros deve ser independente da função contábil.

Inventory Management:

• A pessoa responsável pela emissão do inventário deve ser diferente do indivíduo responsável pela reconciliação ou avaliação do inventário.
• O funcionário responsável pela aquisição de inventário não deve ter a capacidade de aprovar seus próprios pedidos de compra.

RH e Folha de Pagamento:

• O indivíduo responsável por inserir os dados dos funcionários no sistema de RH não deve ter autoridade para aprovar ou processar a folha de pagamento.
• A pessoa responsável pelo processamento da folha de pagamento deve ser diferente da pessoa responsável pela distribuição da folha de pagamento.

Qual é um exemplo da falta de segregação de funções?

Um exemplo da falta de segregação de funções é quando um único funcionário tem controle total tanto sobre a autorização quanto sobre o registro de transações financeiras.

Por exemplo, imagine um cenário em que um funcionário de uma pequena empresa tem a capacidade de aprovar ordens de compra, processar pagamentos e atualizar os registros financeiros no sistema de contabilidade. Neste caso, não há uma separação clara entre a autorização das transações e o registro dessas transações.

Iniciando uma Implementação de Segregação de Funções

Limpeza de Funções e Permissões: Antes de Começar

A limpeza de funções e permissões é frequentemente considerada o primeiro passo em um projeto de Segregação de Funções (SoD) porque estabelece a base para uma implementação eficaz e eficiente dos controles de SoD. Sugerimos seguir os passos abaixo — todos os quais podem ser realizados com as ferramentas de gerenciamento de acesso da Netwrix Strongpoint:

1. Identifique e revise todos os funcionários com funções padrão ou múltiplas
2. Revisar e limpar permissões globais
3. Identifique e desative funções não atribuídas
4. Identifique e desative funções que estão atribuídas mas não estão em uso
5. Identifique e remova atribuições de função não utilizadas (sem login em mais de 6 meses)
6. Revise o uso de permissões por função
7. Estabeleça uma estrutura de gerenciamento de funções e permissões

Sua Lista de Verificação de Segregação de Funções

1. Limpe as funções e permissões para evitar falsos positivos
2. Automatize a análise de SoD usando a biblioteca de regras SoD da Netwrix Strongpoint
3. Analise conflitos de segregação de funções (SoD) dentro de papéis
4. Analise conflitos de SoD no nível do usuário
5. Analise automaticamente a atividade transacional por função e permissão
6. Onde SoD e controles de mitigação não são possíveis, habilite Netwrix Strongpoint Agent com Netwrix — sua equipe pode então monitorar automaticamente o acesso

Matriz de Separação de Funções

Uma matriz de segregação de funções, também conhecida como matriz SoD, é uma ferramenta utilizada para documentar e visualizar a alocação de funções e responsabilidades dentro de uma organização. Ela mapeia os diversos papéis, tarefas e permissões atribuídos a indivíduos ou grupos para garantir uma segregação adequada de funções.

A matriz normalmente apresenta uma estrutura em forma de grade, com papéis ou cargos listados ao longo de um eixo e tarefas ou funções específicas listadas ao longo do outro eixo. As interseções dentro da matriz indicam quais tarefas devem ser segregadas ou separadas entre diferentes indivíduos ou papéis para manter controles adequados e reduzir o risco de erros, fraude ou uso indevido de recursos.

A matriz de segregação de funções ajuda as organizações a identificar potenciais conflitos ou fraquezas no seu ambiente de controle, destacando casos em que funções incompatíveis podem se sobrepor dentro de um único papel ou são atribuídas a indivíduos que não deveriam possuir essas combinações de responsabilidades. Ao revisar e analisar a matriz, as organizações podem avaliar a eficácia das suas medidas atuais de segregação de funções e fazer os ajustes necessários para aprimorar o controle e mitigar riscos.

A matriz de segregação de funções serve como uma ferramenta de referência valiosa para auditores, oficiais de conformidade e gestão, garantindo a conformidade com regulamentos, políticas internas e melhores práticas. Promove transparência, responsabilidade e uma abordagem estruturada para manter um sistema de controle interno forte dentro de uma organização.

Segregação de Funções para Melhorar a Eficiência do NetSuite

Os benefícios de usar SoD para a eficiência do NetSuite

Embora alguns possam acreditar que a Segregação de Funções (SoD) cria ineficiência ao introduzir papéis adicionais, um planejamento e implementação cuidadosos da SoD podem, na verdade, promover eficiência dentro de uma organização. Ao separar estrategicamente os departamentos financeiros em funções bem definidas, cada uma delas gerida por especialistas altamente treinados, os indivíduos podem executar suas tarefas de maneira mais rápida e precisa, resultando em uma eficiência geral aprimorada.

Como melhorar a eficiência organizacional ao implementar SoD

• Valorize os Pontos Fortes dos Funcionários: Compreenda as forças e preferências únicas de cada funcionário para otimizar sua produtividade. Ao redistribuir tarefas não conflitantes entre os membros da equipe, você pode aumentar a satisfação no trabalho e a produção geral.
• Eliminar Duplicação de Funções: Identifique quaisquer instâncias de duplicação de funções dentro da organização e garanta que cada tarefa ou dever seja atribuído a um único funcionário. Isso simplifica os fluxos de trabalho e elimina redundâncias desnecessárias, maximizando a eficiência.
• Racionalize Permissões: Analise as permissões entre funcionários com funções semelhantes para garantir que indivíduos com responsabilidades similares tenham direitos correspondentes dentro dos sistemas de TI que utilizam. Alinhar permissões com as funções de trabalho reduz a confusão e apoia um fluxo de trabalho mais eficiente.
• Esclarecer Papéis e Responsabilidades: É fundamental garantir que cada membro da equipe tenha uma compreensão clara de suas funções e possua as habilidades necessárias para desempenhá-las eficazmente. Defina claramente as descrições de cargo por escrito para estabelecer transparência e fornecer orientação para todos os membros da equipe.

Ao implementar a segregação de funções (SoD) enquanto considera essas estratégias, as organizações podem se beneficiar de uma eficiência aprimorada, à medida que os funcionários se concentram em suas áreas de especialização, tarefas redundantes são eliminadas, permissões são alinhadas e as expectativas de papel são claramente comunicadas. A SoD não apenas aprimora os controles internos e a conformidade, mas também contribui para um ambiente de trabalho mais organizado e produtivo.

Construindo Controles Internos Compensatórios para SoD

Preenchendo a Lacuna Entre Cenários do Mundo Real e as Expectativas do Auditor

Enquanto a limpeza de acessos não utilizados e a resolução de conflitos de 'falsos positivos' reduzem significativamente a carga de trabalho e a incerteza associada à gestão da segregação de funções, ainda existem situações em que violações podem ser necessárias na prática. Por exemplo, quando um membro da equipe está ausente por doença, um colega pode requerer temporariamente acesso para cumprir suas responsabilidades, ou em casos em que o tamanho da equipe é limitado.

Reconhecemos que esta é a realidade com a qual nos deparamos, que muitas vezes se desvia do mundo ideal que os auditores imaginam. Felizmente, Netwrix Strongpoint oferece controles inteligentes que preenchem a lacuna entre esses dois mundos.

Como Netwrix Strongpoint Ajuda

Com a integração do Netwrix Strongpoint no nível do registro do funcionário, você obtém insights imediatos sobre atribuições de funções e permissões. Será alertado se uma nova atribuição tiver potencial para violações de segregação de funções, permitindo que você aborde proativamente os riscos. Além disso, você tem a capacidade de bloquear certas atribuições de alto risco, como conceder privilégios de Admin, sem necessidade de aprovação prévia.

Netwrix Strongpoint capacita organizações a encontrar um equilíbrio entre as necessidades operacionais e os requisitos de conformidade. Ao aproveitar nossos controles inteligentes, você pode manter uma segregação eficaz de funções enquanto atende a cenários reais, garantindo um alinhamento harmonioso entre as expectativas dos auditores e as necessidades práticas dos negócios.

Netwrix Strongpoint’s Agent Controls

Com os controles mestres de dados e financeiros da Netwrix Strongpoint, você pode facilmente transitar do monitoramento passivo para a resposta proativa. Estabeleça sem esforço um caminho auditável e simplifique os procedimentos de conformidade — nossa tecnologia de ponta converte buscas salvas em controles detetives robustos, direcionando eficientemente quaisquer violações à autoridade apropriada para revisão e liberação. Além disso, todas essas informações são consolidadas dentro de um sistema GRC separado e auditável.

Aproveitando as capacidades de pesquisas salvas, Netwrix Strongpoint Agent oferece uma solução intuitiva e integrada de forma contínua dentro do NetSuite. Ele fornece um registro abrangente de violações e as etapas exatas tomadas para resolvê-las, garantindo que seus esforços de conformidade estejam sempre prontos para auditoria.

• CONSTRUA UMA BIBLIOTECA DE REGRAS SOD PARA CRUZAR REFERÊNCIAS DE ATRIBUIÇÕES DE PAPEIS
• TESTE AS REGRAS CONTRA OS CONTROLES DE ACESSO EXISTENTES PARA IDENTIFICAR CONFLITOS
• MONITORAR COMPORTAMENTO TRANSACIONAL
• AUDITE CONTINUAMENTE AS FUNÇÕES E PERMISSÕES

Assista a este vídeo explicativo de dois minutos para saber mais sobre os Agent Controls da Netwrix Strongpoint: