Seis maneiras de rastrear atividades no NetSuite

Seja para preparar uma auditoria, solucionar um problema ou comparar seus ambientes de produção e desenvolvimento, os registros de atividade do usuário do NetSuite oferecem várias ferramentas para investigar o que está acontecendo em seu sistema.

Continue lendo para uma visão rápida de seis das ferramentas mais importantes na sua conta NetSuite.

Notas do sistema NetSuite

As notas do sistema NetSuite são um registro cronológico de quaisquer alterações nas personalizações, configurações e outros tipos de registros do NetSuite. Elas contêm informações sobre quem fez a alteração, o papel do usuário, os valores antes e depois da alteração e outros detalhes.

(Dica: ativar notas do sistema na criação de registros facilitará muito a preparação de auditorias para empresas públicas.)

Como você pode imaginar, uma conta movimentada pode gerar milhares de notas do sistema todos os dias — para facilitar a busca pelas informações que você procura, o NetSuite oferece algumas pesquisas prontas, chamadas de audit trails, que focam em tipos específicos de registros e atividades.

Rastreamento de auditoria analítica

O rastro de auditoria analítica mostra todas as alterações na definição de pesquisas salvas, relatórios, agendamentos de pesquisa, layouts e informações relacionadas durante um período de tempo definido. Ele mostra quando a alteração ocorreu, quem a fez e do que ela consistia. Ele rastreia tanto as exclusões quanto as alterações.

Há também um registro de execução relacionado mostrando quando uma pesquisa salva foi realizada pela última vez, e por quem.

Trilha de auditoria de login

Outro registro de auditoria que é crítico para a conformidade com SOX compliance e a segurança geral é o registro de auditoria de login. Como o registro de atividade do usuário do NetSuite, essa pesquisa rastreia todos os logins e tentativas de login, e contém um registro do usuário associado, seu papel e endereço IP.

A revisão regular do histórico de auditoria de login pode ajudá-lo a determinar se pessoas não autorizadas estão tentando acessar sua conta. Também é importante para verificar a atividade do usuário em preparação para uma limpeza de função/permissão ou projeto de segregação de funções (SoD).

Logs de execução de scripts

Os registros de execução de scripts, por padrão, rastreiam apenas erros de script, mas podem ser configurados para rastrear mensagens de auditoria e dados de depuração, se necessário.

Os registros de execução de scripts não são baseados em notas do sistema, portanto, não são imutáveis — de fato, eles podem ser escritos diretamente usando código. Eles também são armazenados no sistema por até 30 dias.

Histórico do fluxo de trabalho e logs de execução

O histórico do fluxo de trabalho e os logs de execução têm uma função semelhante aos logs de execução de scripts, mas, obviamente, para fluxos de trabalho. Eles rastreiam ações e transições que são executadas em um registro acionado por um fluxo de trabalho, incluindo gatilhos de servidor, tipos de eventos e contextos, e mais.

Como os registros de execução de scripts, eles são úteis para depuração, mas raramente são uma preocupação para os auditores.

Registros de registros excluídos

Finalmente, o registro de registros excluídos mostra informações sobre transações excluídas, incluindo quem fez e quando. Esta é uma informação importante para auditores, mas infelizmente os logs de atividade do usuário do NetSuite capturam apenas certos tipos de registros — personalizações e preferências de configuração, por exemplo, não são rastreadas — e não fornecem muitas informações corroborativas sobre a exclusão em si.

A grande conclusão sobre os registros de atividade do usuário, notas do sistema, registros de execução e trilhas de auditoria do NetSuite é que, embora o NetSuite possa aproximar você de uma auditoria livre de estresse, por si só apresenta algumas limitações. Confira este vídeo para uma explicação: