Como gerenciar caixas de correio compartilhadas do Microsoft Office 365

As caixas de correio compartilhadas no Microsoft 365 permitem que equipes gerenciem e-mails, calendários e contatos coletivamente, tornando-as úteis para atendimento ao cliente, acesso departamental ou transições de funcionários. Embora simplifiquem a colaboração, as limitações incluem limites de armazenamento, falta de criptografia e riscos de segurança relacionados às credenciais dos usuários. O gerenciamento eficaz requer configuração adequada, controle de permissões, monitoramento e treinamento para garantir que as caixas de correio compartilhadas permaneçam práticas sem expor dados sensíveis.

As caixas de correio compartilhadas no Microsoft 365 permitem que equipes colaborem e compartilhem responsabilidades de e-mail. Aqui, vamos ajudá-lo a aprender como criar, configurar e usar caixas de correio compartilhadas do Microsoft 365.

O que é uma caixa de correio compartilhada no Microsoft 365?

Uma caixa de correio compartilhada permite que vários usuários com as permissões apropriadas acessem a mesma conta de e-mail, seja para enviar e-mails, acessar pastas compartilhadas ou usar o mesmo calendário e lista de contatos. Caixas de correio compartilhadas podem armazenar até 50GB de dados sem a necessidade de uma licença.

Exemplos comuns de cenários nos quais as empresas precisam de uma caixa de correio compartilhada incluem:

• Usando um alias consistente para suporte ao cliente ou recepção
• Fornecendo a todos em um departamento acesso à mesma caixa de entrada
• Ter contratados ou fornecedores enviando faturas para um local consistente
• Transição entre ex-funcionários e novos colaboradores

Se a sua organização possui um ambiente hybrid Exchange, a Microsoft sugere usar o Exchange admin center (EAC) para gerenciar suas caixas de correio compartilhadas.

Quais são as limitações de uma caixa de correio compartilhada?

Embora sejam convenientes, as caixas de correio compartilhadas têm algumas limitações:

• As caixas de correio compartilhadas têm limites de armazenamento.
• Não é possível criptografar e-mails enviados de uma caixa de correio compartilhada.
• Uma caixa de correio compartilhada pode ser menos segura porque cada usuário a acessa usando suas próprias credenciais, e qualquer uma dessas credenciais pode ser comprometida.

Como criar uma caixa de correio compartilhada do Microsoft 365 e adicionar membros

O processo de criação de uma caixa de correio compartilhada do Microsoft 365 e adição de novos usuários é simples:

1. Faça login como administrador, usando uma conta global ou uma conta Exchange.
2. Clique em Groups > Shared mailboxes.
3. Para criar uma nova caixa de correio compartilhada, clique em + Adicionar uma caixa de correio.
4. Especifique um nome para a caixa de correio, que aparecerá na linha “De” nos e-mails. Será automaticamente atribuído um endereço de e-mail, que você poderá editar. Clique em Adicionar.
5. Para adicionar membros, selecione Add members to this mailbox em “Próximos passos.”
6. Clique em +Add members e selecione os usuários ativos que deseja que tenham acesso à nova caixa de correio compartilhada.
7. Clique em Save e depois em Close.

Permitindo que os membros vejam e usem a caixa de correio compartilhada

O Exchange inclui um recurso chamado automapping, que mapeia automaticamente as caixas de correio compartilhadas às quais um usuário tem permissões, para a sua caixa de correio no Outlook. Se o automapping estiver ativado (e está por padrão), novas caixas de correio compartilhadas aparecerão automaticamente no aplicativo Outlook de cada usuário após fecharem e reiniciarem o Outlook. No entanto, o automapping é configurado na caixa de correio de cada usuário, e não na caixa de correio compartilhada. Portanto, se você quiser usar o automapping, terá que gerenciar o acesso à caixa de correio compartilhada atribuindo permissões a cada usuário explicitamente, em vez de usar um grupo de segurança.

Como configurar uma caixa de correio compartilhada para salvar e-mails enviados

Por padrão, quando uma pessoa envia um e-mail usando uma caixa de correio compartilhada, a mensagem enviada é armazenada na pasta Itens Enviados dessa pessoa. Para configurar uma caixa de correio compartilhada de modo que as respostas e outros e-mails enviados também sejam salvos na pasta Enviados da caixa de correio compartilhada, siga estes passos:

1. Faça login no centro de administração do Microsoft 365 usando uma conta de administrador global ou uma conta de administrador do Exchange.
2. Vá para Groups > Shared mailboxes.
3. Clique na sua caixa de correio compartilhada.
4. Navegue até Properties.
5. Clique em Editar ao lado de Sent Items.
6. Selecione On ao lado de Copy items sent as this mailbox e Copy items sent on behalf of this mailbox.
7. Clique em Save.

Como converter a caixa de correio de um usuário em uma caixa de correio compartilhada

O usuário cuja caixa de correio você deseja converter em uma caixa de correio compartilhada deve ter uma licença atribuída. Se você excluiu a licença atribuída à caixa de correio ou conta do usuário, terá que restaurá-la antes de poder converter a caixa de correio em compartilhada.

Para converter a caixa de correio de um usuário em uma caixa de correio compartilhada, siga estes passos:

1. No centro de administração do Exchange, escolha Recipients > Mailboxes.
2. Selecione a caixa de correio do usuário.
3. Clique em Convert em Convert to Shared Mailbox.

Como bloquear o acesso para uma conta

Os usuários geralmente acessam caixas de correio compartilhadas usando suas próprias contas. No entanto, isso significa que um hacker que comprometa a conta de um usuário poderia obter acesso à caixa de correio compartilhada. Se isso acontecer, você pode bloquear os acessos da conta comprometida seguindo estes passos:

1. No centro de administração do Exchange, navegue até a página de Active users em Users.
2. Encontre a conta de caixa postal compartilhada e selecione o usuário.
3. Selecione Bloquear este usuário.
4. Clique Bloqueie o usuário para impedir que ele faça login.
5. Clique em Save changes.

Ensinando os usuários a abrir e usar uma caixa de correio compartilhada no Outlook e na Web

Como administrador de uma caixa de correio compartilhada, é sua responsabilidade ajudar novos usuários a aprenderem como usar caixas de correio compartilhadas no Outlook. Algumas perguntas comuns dos usuários incluem:

Como adiciono uma caixa de correio compartilhada ao meu Outlook?

Isso deve acontecer automaticamente assim que você fechar e reiniciar o Outlook. Você também pode adicionar manualmente a conta a partir das suas configurações de conta, na aba “Email”.

Como eu acesso a conta compartilhada de um dispositivo móvel?

Você pode acessar a versão web do Outlook usando um navegador no seu dispositivo móvel.

Mantendo o controle das permissões para caixas de correio compartilhadas

Para evitar o uso indevido de caixas de correio compartilhadas e evitar incidentes de segurança, você deve regularmente:

• Verifique quais usuários têm permissões para caixas de correio compartilhadas
• Monitore quem lê o quê naquelas caixas de correio.

Estas tarefas são necessárias para proteger informações comerciais sensíveis, detectar possíveis usuários maliciosos e monitorar e-mails que são excluídos ou enviados erroneamente.

O Console de Gerenciamento do Exchange Online ajuda você a monitorar quem tem acesso ao quê dentro da caixa de correio compartilhada. No entanto, a auditoria nativa apresenta várias desvantagens, incluindo um curto período de retenção e opções limitadas de filtragem e alerta.

Ter uma solução de terceiros que suporta o monitoramento de todos os sistemas eliminará o incômodo e o erro humano inerentes ao malabarismo com múltiplas soluções e consoles, além de oferecer uma melhor visibilidade sobre permissões e atividade do usuário. Em particular, Netwrix Auditor for Exchange oferece relatórios para Exchange Online e Exchange Server que incluem detalhes cruciais, como:

• Eventos de acesso a caixas de correio por não proprietários
• Quais usuários possuem direitos que não são de proprietário em quais caixas de correio
• Alterações nas permissões e delegação de caixa de correio

Ele também fornece todas as informações que você precisa para ficar de olho em eventos de acesso e mudanças nas permissões de usuários. Filtros integrados facilitam a concentração exatamente nas informações que você deseja. Como resultado, você pode desfrutar da conveniência de caixas de correio compartilhadas, minimizando os riscos de segurança.