Gestão de Registros no SharePoint: Como Funciona?

A maioria das organizações hoje utiliza o Microsoft SharePoint para gerir o conteúdo colaborativo de projetos e equipes do dia a dia porque é uma solução de gestão de documentos e colaboração fácil de usar que substitui unidades de rede. Muitos dos documentos em suas bibliotecas SharePoint são na verdade registros que você precisa governar e proteger adequadamente.

Este artigo explica a funcionalidade de records management que a Microsoft oferece para ajudar você a gerenciar registros dentro do SharePoint e explica o que você precisa para usá-la de forma mais eficaz.

Abordagens Tradicionais para a Gestão de Registros no SharePoint

O SharePoint tradicional oferece duas abordagens para records management:

• Gestão de registros no local — Os registros permanecem nas bibliotecas de documentos onde as pessoas os criam. A vantagem dessa abordagem é que os usuários podem realizar seu trabalho sem se preocupar com o local onde os registros estão armazenados. No entanto, a gestão de registros no local impõe um enorme fardo ao administrador de registros, uma vez que os registros estão espalhados por vários sites e coleções de sites. Manter uma auditoria e controle adequados, incluindo a gestão de períodos de retenção, requer um esforço coordenado por todos os administradores de coleções de sites. Quanto maior a sua organização, maior o desafio.
• SharePoint Records Center — Os registros são movidos para um local central para armazenamento e gerenciamento. Esta opção torna a governança e a conformidade dramaticamente mais fáceis para os administradores. No entanto, mover os registros para fora de suas bibliotecas originais pode dificultar para os usuários encontrarem os dados de que precisam. A solução é configurar o SharePoint para deixar um stub quando o conteúdo é declarado como um registro e é movido para o site do Records Center; o stub funciona como um link para os usuários seguirem para acessar o documento, minimizando o impacto na experiência do usuário.

Ambas as abordagens tradicionais têm desvantagens importantes. Primeiro, exigem que o pessoal seja devidamente treinado e disciplinado sobre a declaração de registros, especialmente à medida que a empresa cresce ao longo do tempo e acumula mais dados eletrônicos e menos registros físicos. Como a maioria das pessoas não quer gastar parte do seu dia declarando registros, muitas vezes é muito difícil garantir uma gestão adequada da informação. Além disso, se você optar por usar o Records Center para gerir registros, as pessoas costumam adiar a declaração de um registro por medo de perderem acesso à informação de que necessitam.

Existem desafios adicionais se você implementar o gerenciamento de registros depois de usar o SharePoint por anos. O gerenciamento de registros no SharePoint requer bibliotecas de documentos bem estruturadas com metadados precisos — algo que a maioria dos ambientes SharePoint não possui. E claro, há o enorme acervo de arquivos no SharePoint; quem tem tempo e disposição para revisar todos eles a fim de determinar quais devem ser declarados como registros?

Uma Abordagem Moderna

Uma abordagem melhor é permitir que o SharePoint Records Center assuma a propriedade dos registros enquanto permite que os arquivos permaneçam em seus locais originais. Essa abordagem federada está rapidamente se tornando a estratégia preferida para organizações que utilizam o SharePoint como parte de sua implementação do Office365. A solução Office365 inclui um Security and Compliance Center que possibilita essa abordagem moderna de gerenciamento de políticas de gestão da informação. As organizações podem criar políticas de retenção que podem ser aplicadas no nível do site ou endereço de e-mail. Além disso, podem aplicar rótulos de retenção em qualquer item ou tipo de conteúdo no Office365, de e-mails a documentos, para atender aos requisitos de regulamentações de conformidade ou políticas internas.

Avançando com o Gerenciamento de Registros no SharePoint

O Centro de Registros e o Centro de Segurança e Conformidade podem atender às necessidades legais da maioria das organizações — uma vez que os registros são coletados e classificados. Esse é o desafio: as organizações precisam de uma maneira de tornar a identificação e declaração de registros fácil. Colocar esse ônus sobre os usuários é uma boa maneira de garantir que seu sistema não seja utilizado.

A classificação automática de registros aliviará seus trabalhadores do conhecimento do fardo de ter que declarar registros, aumentando também a precisão e consistência da sua classificação de registros. Com o tempo, à medida que você treinar melhor sua ferramenta, poderá reavaliar o conteúdo previamente classificado no Microsoft SharePoint para corrigir classificações erradas e encontrar conteúdo que foi negligenciado, garantindo que as políticas de registros da sua organização sejam devidamente seguidas.

Ferramentas como Netwrix Data Classification podem identificar, classificar e declarar registros automaticamente. Embora as ferramentas de auto-classificação não eliminem a necessidade de treinamento dos usuários ou declaração manual de registros, elas ajudam a alcançar o nível necessário de conformidade e demonstrá-lo para auditores e sua equipe jurídica.

Conclusão

A melhor abordagem para implementar a gestão de registros é usar um site de Records Center, certificando-se de planejar e organizar o site cuidadosamente. Treine sua equipe sobre a importância da gestão de registros e os processos que eles precisam seguir, mas conte com uma ferramenta de autoclassificação para classificar registros de maneira precisa e consistente em todo o seu SharePoint deployment, e ganhe controle sobre o caos.