¿Qué es la gestión de registros electrónicos?

Si prestas atención durante tu día, verás mucho papel flotando a tu alrededor. Gran parte de él comenzó de forma digital. Puede que la gente imprima copias por conveniencia, pero el archivo electrónico original está en algún ordenador. Cuando se trata de registros, se aplica el mismo comportamiento. Hay muchos registros físicos, pero la mayoría de esos registros tienen un origen digital.

Su organización debería estar gestionando la mayor cantidad posible de sus registros electrónicamente. Aunque puede ser demasiado trabajo escanear todos sus registros antiguos, necesita gestionar los registros más nuevos como documentos electrónicos en un sistema de electronic records management. Como veremos en un momento, este enfoque le permite realizar tareas mejoradas y reduce la carga de trabajo de sus gestores de registros.

¿Qué es la gestión de registros electrónicos?

La gestión de registros electrónicos (ERM) es la administración de archivos y documentos electrónicos como registros. La principal diferencia entre ERM y la gestión tradicional de registros físicos es el enfoque. ERM captura registros como parte de un proceso de negocio digital. Estás preservando los registros digitales originales, no copias en papel que se acumulan en cajas en almacenes o depósitos. Esto te permite crear eficiencias mejorando la automatización de tus actividades comerciales, proporcionando auditorías precisas y aplicando tus calendarios de registros de manera confiable.

¿Por qué necesita ERM?

ERM es un componente clave de cualquier estrategia de transformación digital y esfuerzo de information governance. Muchas organizaciones tienen un profundo temor a los esfuerzos de ERM porque tienen un historial de agregar riesgo y sobrecarga a los proyectos. Pero la realidad es que cuando consideras al ERM como parte de tus esfuerzos de gestión de la información, puedes lograr grandes beneficios para tu negocio. Al gestionar registros electrónicamente, puedes capturar automáticamente metadatos de documentos, los cuales tu ERM puede utilizar para identificar registros, categorizarlos y facilitar su recuperación. Además, tus gestores de registros pueden establecer controles más estrictos sobre los archivos, y eliminar copias duplicadas se convierte en una simple tarea de mantenimiento.

La gestión de registros digitales ayuda a garantizar que la información se capture, que se eliminen las versiones anteriores y que las personas puedan encontrar la información correcta cuando la necesiten. Te ayuda a comprender decisiones pasadas y responder a solicitudes de eDiscovery, porque puedes encontrar rápidamente todas las pruebas relevantes. También puedes demostrar que cualquier documento solicitado que ha alcanzado el final de su calendario de retención de registros ha desaparecido de verdad.

Además, ERM le ayuda a lograr y demostrar rápidamente su cumplimiento con políticas internas y requisitos externos, para que su organización pueda volver a concentrarse en cumplir con su misión.

¿Cuáles son las capacidades más importantes de un sistema moderno de gestión de registros electrónicos?

Los sistemas ERM existen desde finales de los años 90. Durante años, se integraron con los principales sistemas de gestión de documentos. A medida que los registros electrónicos aumentaron, los planes de archivo, la disposición automatizada de registros y la integración con el software de archivado se convirtieron en características estándar de las soluciones de gestión de documentos.

Sin embargo, los sistemas que simplemente copian las prácticas de gestión de registros del mundo físico al digital pierden muchas de las ventajas de trabajar con información electrónica. Por lo tanto, los sistemas modernos de ERM entienden que tus archivos digitales no se van a crear ni residir en la misma ubicación; deben ser capaces de gestionar e ingerir registros automáticamente desde múltiples fuentes (por ejemplo, SharePoint, almacenes de archivos y correo electrónico). Esos registros deben estar luego fácilmente disponibles para las personas independientemente de su contexto empresarial.

Los sistemas de ERM también necesitan poder gestionar los registros in situ. Los registros no son instantáneas obsoletas que se toman y luego se archivan. Los registros proporcionan información que puede impulsar los procesos empresariales en toda la organización.

Hay dos características adicionales importantes de un sistema ERM moderno: auto-clasificación y federación de registros. Ambas ayudan a las personas a concentrarse más en su trabajo y menos en la gestión de registros que ocurre a su alrededor.

• La autoclasificación es esencial para la precisión y la integridad. Incluso las personas con las mejores intenciones son falibles y cometerán errores al declarar registros. Otras personas simplemente omitirán la tarea por completo; la mentira más grande jamás contada a un gestor de registros es: “Declararé esos como registros después del almuerzo.” Hacer que la declaración de registros sea automática elimina la carga de sus empleados y asegura que los registros sean declarados y gestionados correctamente.
• La gestión de registros federados le permite administrar los registros donde residen. Históricamente, los ERMs absorbían todos los archivos electrónicos y los colocaban en un repositorio central. Esto provocaba problemas cuando las personas necesitaban encontrar, acceder y utilizar el contenido después de que se había declarado un registro. La federación permite que un ERM se comunique con otros sistemas, identifique registros y los coloque bajo una gestión y calendarios de retención adecuados, sin afectar negativamente los procesos comerciales.

¿Cómo elegir un sistema ERM?

Para elegir el sistema de ERM adecuado para su organización, necesita tener en cuenta dos factores principales: su nivel actual de exposición al riesgo y la madurez de sus sistemas de gestión de la información. Estos están estrechamente vinculados, pero guiarán su proceso de decisión desde dos ángulos distintos.

Al considerar el riesgo, observe cómo se gestionan actualmente los registros. ¿Ya están almacenados en un sistema de gestión? Incluso si no es un ERM adecuado, tener su información electrónica ya en una aplicación de gestión de información es un buen comienzo. Si ocurriera algo, probablemente podría encontrar lo que necesita. Si, por otro lado, sus registros están en unidades de red personales de las personas y se comparten por correo electrónico, esa es una situación de alto riesgo.

Esto nos lleva a la madurez de la infraestructura actual de gestión de la información de su organización. Muchas organizaciones utilizan una combinación de sistemas para almacenar su información. Esto es normal, ya que diferentes grupos dentro de las organizaciones trabajan con la información de distintas maneras y necesitan sistemas que se adapten a su forma de trabajar. Las organizaciones más maduras se dan cuenta de esto y se aseguran de que los sistemas utilizados sean conocidos y encajen dentro de la arquitectura más amplia. Las organizaciones con infraestructuras de gestión de la información menos maduras ni siquiera están seguras de qué hay más allá del correo electrónico y las herramientas de gestión financiera.

Al considerar estos dos factores, puede determinar si su organización necesita un sistema que también pueda funcionar como un repositorio para algunos de sus registros. Por otro lado, podría necesitar un ERM que simplemente actúe como un gestor de políticas, aplicando controles a los registros donde actualmente se encuentran. Saber dónde está y hacia dónde va marcará una gran diferencia al elegir el ERM adecuado.

Conclusión

La verdadera pregunta no es si su organización necesita un ERM; es qué tipo de sistema necesita y cuánto trabajo necesita hacer para mejorar sus procesos digitales primero. Los ERMs funcionan mejor cuando están integrados en sus procesos de negocio, por lo que tener sus procesos definidos y digitalizados es siempre un buen primer paso.

Recuerde, implementar un ERM es más que simplemente resolver un problema de registros. Es el paso final para gestionar su mundo digital y poner bajo control sus procesos digitales. Capturar registros permite a su organización mirar hacia atrás y determinar cómo hacer las cosas mejor. Solo comprendiendo completamente el tamaño y alcance de su información electrónica puede realmente preparar a su organización para el mundo digital de la próxima década.