NetSuite Segregation of Duties: Mejorando controles y cumplimiento

El principio subyacente de la segregación de funciones (SoD) es sencillo: los usuarios no deben poseer la capacidad de realizar múltiples pasos dentro de una transacción financiera. Sin embargo, implementar y hacer cumplir la SoD en el mundo real, especialmente dentro de organizaciones grandes, plantea desafíos significativos.

NetSuite cuenta con más de 636 permisos distintos que rigen 4923 tareas, búsquedas y registros separados. Gestionar el acceso de manera efectiva en medio de esta complejidad exige tiempo y recursos que a menudo son escasos para los administradores y equipos financieros. Además, incluso con sistemas bien mantenidos, los procesos automatizados pueden introducir “conflictos fantasma” que los auditores perciben como deficiencias de control.

Netwrix Strongpoint ofrece una solución integral para abordar de frente estas complejidades. Nuestra metodología SoD de primera clase empodera a las organizaciones para navegar el intrincado paisaje de la gestión de accesos, asegurando una robusta seguridad de datos y transacciones. Con nuestra experiencia, puedes superar los desafíos asociados con la aplicación de SoD, agilizar procesos y mitigar posibles deficiencias de control señaladas por los auditores.

¿Qué es la Segregación de Funciones?

La segregación de funciones (SoD) es un principio fundamental en el campo de los controles internos y la gestión de riesgos. Se refiere a la práctica de dividir tareas y responsabilidades críticas dentro de una organización entre varias personas para reducir el riesgo de fraude, errores y acciones inapropiadas.

El concepto central de la segregación de funciones (SoD) es que ninguna persona individual debería tener control o autoridad completa sobre un proceso entero, desde el inicio hasta la finalización. En su lugar, se separan diversas tareas y se asignan a diferentes individuos para crear un sistema de controles y equilibrios. Esta división asegura que ninguna persona pueda ejecutar una transacción o realizar acciones clave sin supervisión o aprobación de otros.

En la práctica, la segregación de deberes (SoD) puede aplicarse a diversos procesos y funciones empresariales, incluyendo transacciones financieras, compras, gestión de inventarios, administración de sistemas de TI y acceso a datos. Se considera un componente vital de controles internos efectivos y a menudo es requerido por marcos regulatorios y estándares para garantizar una gobernanza y cumplimiento adecuados.

4 tipos de segregación de deberes

1. Segregación Preventiva de Funciones: Este tipo de segregación se centra en prevenir conflictos de interés o actividades fraudulentas asegurando que tareas o responsabilidades incompatibles no sean asignadas al mismo individuo. Implica separar funciones como la autorización, custodia y registro para establecer controles y equilibrios dentro de los procesos.
2. Segregación de Funciones de Detección: La segregación de funciones de detección implica implementar mecanismos de monitoreo y revisión para detectar cualquier conflicto potencial o violaciones que puedan haber ocurrido. Esto incluye revisiones periódicas, auditorías y conciliaciones para identificar irregularidades y anomalías en el sistema.
3. Segregación Correctiva de Funciones: La segregación correctiva se refiere a las acciones tomadas para abordar conflictos o violaciones identificados. Incluye medidas correctivas como acciones disciplinarias, implementación de controles adicionales o reasignación de responsabilidades para mitigar los riesgos asociados con los problemas identificados.
4. Segregación Compensatoria de Funciones: La segregación compensatoria permite establecer controles alternativos cuando no es factible lograr una separación completa de funciones. Esto puede implicar la implementación de medidas de seguridad adicionales, la implementación de controles automatizados o la asignación de roles de supervisión para mitigar los riesgos asociados con la falta de una segregación estricta.

¿Por qué es importante la segregación de funciones?

Al implementar la segregación de deberes (SoD), las organizaciones buscan minimizar el riesgo de conflictos de interés, actividades no autorizadas y fraude. Ayuda a prevenir situaciones en las que una sola persona podría aprovechar su posición para manipular registros, malversar activos o participar en otras actividades fraudulentas. La SoD juega un papel crucial en el mantenimiento de la integridad de los informes financieros, la protección de activos y la promoción de la responsabilidad y transparencia dentro de una organización.

Mejores prácticas de segregación de funciones para NetSuite

Siguiendo estas mejores prácticas, las organizaciones pueden fortalecer sus controles internos, reducir el riesgo de errores y fraude, y asegurar el cumplimiento de los requisitos regulatorios.

1. Defina claramente los roles y responsabilidades
2. Implemente la separación de funciones clave
3. Implemente la integridad de dos personas
4. Realice evaluaciones de riesgo regulares
5. Implemente controles del sistema
6. Realice auditorías y monitoreo regulares
7. Proporcione capacitación y concienciación continua
8. Mantenga la documentación y los registros
9. Implemente la segregación a nivel de acceso
10. Revise y actualice periódicamente las políticas

6 beneficios de la segregación de funciones en NetSuite

• Prevención del Fraude: NetSuite gestiona datos financieros y operativos críticos, convirtiéndolo en un objetivo principal para actividades fraudulentas. Implementar SoD ayuda a reducir el riesgo de fraude asegurando que ningún individuo tenga la capacidad de realizar acciones no autorizadas o inapropiadas sin ser detectado
• Requisitos de cumplimiento: Muchas industrias tienen requisitos regulatorios y estándares que hacen necesaria la implementación de SoD. Al hacer cumplir la segregación adecuada, las organizaciones pueden demostrar el cumplimiento de estas regulaciones y evitar sanciones o problemas legales.
• Seguridad de Datos: NetSuite contiene información sensible y confidencial, incluyendo datos financieros, registros de clientes y propiedad intelectual. SoD garantiza que el acceso a esta información esté adecuadamente restringido y monitoreado, reduciendo el riesgo de acceso no autorizado o data breaches.
• Mitigación de Riesgos: La segregación de funciones (SoD) ayuda a las organizaciones a mitigar riesgos asociados con deficiencias en el control interno, como conflictos de interés, malversación de activos o acceso no autorizado a sistemas. Al separar las funciones e implementar controles y equilibrios, los riesgos potenciales se identifican y abordan de manera más efectiva.
• Preparación para la Auditoría: Los auditores suelen evaluar la efectividad de los controles internos, incluyendo la segregación de funciones (SoD), durante las auditorías financieras. Al mantener una segregación adecuada, las organizaciones pueden demostrar entornos de control sólidos y facilitar procesos de auditoría más fluidos.

En general, implementar SoD en NetSuite es esencial para mantener la integridad de los datos financieros, prevenir el fraude, cumplir con los requisitos de cumplimiento y mejorar la seguridad y eficiencia general de las operaciones comerciales. Ayuda a las organizaciones a construir un entorno de control robusto e infunde confianza en los interesados respecto a la precisión y fiabilidad de su información financiera.

¿Qué es una violación de la segregación de deberes?

Una violación de la segregación de funciones se refiere a una situación en la que hay una infracción o fallo en la implementación de medidas de segregación adecuadas dentro de una organización. Ocurre cuando una persona posee funciones o derechos de acceso conflictivos o incompatibles que podrían resultar en un mayor riesgo de fraude, errores o acciones inapropiadas.

Una violación de SoD puede ocurrir de diferentes maneras, tales como:

• Acceso no autorizado: Un individuo puede tener acceso a sistemas o datos más allá de su rol o responsabilidades necesarias, creando el riesgo de mal uso o acciones no autorizadas.
• Roles en conflicto: Una persona puede tener múltiples roles o responsabilidades que deberían estar separados. Esto puede llevar a un conflicto de intereses o proporcionar una oportunidad para que alguien manipule procesos en beneficio propio.
• Falta de Supervisión: La insuficiencia de mecanismos de supervisión o revisión puede resultar en una falta de responsabilidad y aumentar el potencial de acciones fraudulentas o inapropiadas.
• Controles inadecuados: Los controles internos débiles o las prácticas de segregación deficientes pueden crear oportunidades para que el fraude o los errores pasen desapercibidos o no se aborden.

Segregación de Funciones: Violaciones vs Conflictos

Los términos “Conflictos de SoD” y “Violaciones de SoD” están estrechamente relacionados pero tienen significados distintos dentro del contexto de la Segregación de Funciones (SoD). Aquí hay una explicación de la diferencia entre los dos:

• Conflictos de SoD: Los conflictos de SoD se refieren a situaciones donde dos o más deberes o permisos incompatibles se combinan dentro de un único rol o se asignan a un usuario individual. Estos conflictos surgen cuando una persona tiene acceso para realizar acciones que deberían estar separadas para prevenir el fraude, errores o actividades no autorizadas. Por ejemplo, si un empleado tiene tanto la capacidad de iniciar pagos como de aprobarlos sin supervisión independiente, se crea un conflicto de SoD.
• Violaciones de SoD: Las violaciones de SoD ocurren cuando una persona elude o infringe los controles establecidos de segregación de funciones, intencionalmente o no. Significa que alguien ha realizado acciones o transacciones que deberían haberse prevenido debido a la presencia de controles de SoD. Las violaciones de SoD pueden ser causadas por errores, actividades fraudulentas, falta de supervisión adecuada o controles insuficientes. Destacan los casos en los que se han comprometido las medidas de SoD establecidas.

¿Qué sucede cuando no se logra la segregación de funciones?

La falta de segregación de funciones se refiere a una situación en la que una organización no separa adecuadamente las funciones y responsabilidades clave entre sus empleados o departamentos. Ocurre cuando hay una falta de controles adecuados y supervisión para asegurar que ningún individuo tenga acceso o control excesivo sobre procesos o activos críticos.

Cuando una organización no logra segregar adecuadamente las funciones, pueden surgir varias consecuencias negativas:

1. Aumento del Riesgo de Errores: Sin una adecuada segregación de funciones, existe una mayor probabilidad de que ocurran errores en procesos críticos. Cuando una persona tiene control sobre múltiples tareas, los errores pueden pasar desapercibidos, lo que conduce a datos inexactos, discrepancias financieras e ineficiencias operativas.
2. Riesgo Aumentado de Fraude: La falta de segregación de funciones crea oportunidades para el fraude. Cuando una sola persona tiene acceso y control excesivos sobre diversas funciones, puede manipular o anular los controles sin ser detectada. Esto aumenta el riesgo de actividades fraudulentas como la malversación, transacciones no autorizadas y declaraciones financieras incorrectas.
3. Integridad de Datos Comprometida: Una segregación de funciones inadecuada puede resultar en una integridad de datos comprometida. Cuando una persona tiene control sobre múltiples etapas del manejo de datos, puede manipular o alterar la información sin verificación independiente, lo que conduce a datos no confiables y toma de decisiones comprometida.
4. Incumplimiento Regulatorio: Muchos marcos regulatorios y estándares de la industria exigen a las organizaciones establecer una segregación efectiva de funciones como parte de sus sistemas de control interno. El incumplimiento de estos requisitos puede llevar a sanciones regulatorias, multas, consecuencias legales y daño a la reputación de la organización.
5. Controles Internos Debilitados: La segregación de funciones es un principio fundamental de los controles internos sólidos. Cuando se descuida este principio, la eficacia general del entorno de control se debilita, dejando a la organización más susceptible a riesgos, errores y actividades fraudulentas.

Ejemplos de Segregación de Funciones: SoD en Diferentes Procesos Empresariales

Proceso de Compra:

• La persona responsable de aprobar las órdenes de compra no debe estar involucrada en la selección de proveedores ni en el procesamiento de pagos.
• La persona encargada de recibir los bienes debe ser distinta de la persona encargada de procesar los pagos.

Manejo de efectivo:

• El empleado responsable de recibir efectivo no debe estar involucrado en el registro o la conciliación de las transacciones de efectivo.
• La persona encargada de depositar efectivo debe ser diferente de la persona encargada de mantener los registros de efectivo.

Sistemas de TI y Administración:

• La persona que crea cuentas de usuario y asigna derechos de acceso al sistema no debe tener la capacidad de modificar o eliminar datos transaccionales.
• El administrador del sistema no debe tener la autoridad para aprobar sus propios cambios de acceso o anular los controles del sistema.

Informes financieros:

• La persona encargada de preparar los estados financieros no debe tener la autoridad para autorizar o registrar transacciones financieras.
• La persona encargada de revisar los informes financieros debe ser independiente de la función contable.

Gestión de Inventario:

• La persona encargada de emitir el inventario debe ser diferente del individuo responsable de la reconciliación o valoración del inventario.
• El empleado encargado de la gestión de inventario no debería tener la capacidad de aprobar sus propias órdenes de compra.

RRHH y Nómina:

• La persona responsable de introducir los datos de los empleados en el sistema de RRHH no debe tener la autoridad para aprobar o procesar la nómina.
• La persona encargada del procesamiento de la nómina debe ser diferente de la persona responsable de la distribución de la nómina.

¿Qué es un ejemplo de falta de segregación de deberes?

Un ejemplo de la falta de segregación de funciones es cuando un solo empleado tiene control total tanto de la autorización como del registro de las transacciones financieras.

Por ejemplo, imagina un escenario donde un empleado de una pequeña empresa tiene la capacidad de aprobar órdenes de compra, procesar pagos y actualizar los registros financieros en el sistema contable. En este caso, no hay una separación clara entre la autorización de transacciones y el registro de dichas transacciones.

Iniciando una implementación de Segregación de Funciones

Limpieza de Roles y Permisos: Antes de Comenzar

Limpiar los roles y permisos a menudo se considera el primer paso en un proyecto de Segregación de Funciones (SoD) porque establece las bases para una implementación efectiva y eficiente de los controles de SoD. Sugerimos seguir los pasos a continuación, todos los cuales se pueden realizar con las herramientas de gestión de acceso de Netwrix Strongpoint:

1. Identifique y revise a todos los empleados con roles estándar o múltiples
2. Revise y limpie los permisos globales
3. Identifique y desactive roles no asignados
4. Identifique y desactive roles que están asignados pero no se utilizan
5. Identifique y elimine la asignación de roles no utilizados (sin inicio de sesión en más de 6 meses)
6. Revise el uso de permisos por rol
7. Establezca un marco de gestión de roles y permisos

Su lista de verificación de Segregación de Funciones

1. Limpie los roles y permisos para evitar falsos positivos
2. Automatice el análisis de SoD utilizando la biblioteca de reglas SoD de Netwrix Strongpoint
3. Analice los conflictos de segregación de funciones (SoD) dentro de los roles
4. Analice los conflictos de segregación de funciones (SoD) a nivel de usuario
5. Analice automáticamente la actividad transaccional por rol y permiso
6. Donde la segregación de funciones (SoD) y los controles de mitigación no sean posibles, habilite Netwrix Strongpoint Agent con Netwrix — su equipo puede entonces monitorear automáticamente el acceso

Matriz de Segregación de Funciones

Una matriz de segregación de funciones, también conocida como matriz de SoD, es una herramienta utilizada para documentar y visualizar la asignación de deberes y responsabilidades dentro de una organización. Mapea los diferentes roles, tareas y permisos asignados a individuos o grupos para asegurar una segregación adecuada de funciones.

La matriz presenta típicamente una estructura en forma de cuadrícula, con roles o títulos de trabajo enumerados a lo largo de un eje y tareas o funciones específicas a lo largo del otro eje. Las intersecciones dentro de la matriz indican qué tareas deben segregarse o separarse entre diferentes individuos o roles para mantener controles adecuados y reducir el riesgo de errores, fraude o mal uso de recursos.

La matriz de segregación de funciones ayuda a las organizaciones a identificar posibles conflictos o debilidades en su entorno de control al resaltar casos en los que funciones incompatibles pueden superponerse dentro de un mismo rol o están asignadas a individuos que no deberían poseer esas combinaciones de responsabilidades. Al revisar y analizar la matriz, las organizaciones pueden evaluar la efectividad de sus medidas actuales de segregación de funciones y realizar los ajustes necesarios para mejorar el control y mitigar riesgos.

La matriz de segregación de funciones sirve como una herramienta de referencia valiosa para auditores, oficiales de cumplimiento y gerencia para asegurar la conformidad con regulaciones, políticas internas y mejores prácticas. Promueve la transparencia, responsabilidad y un enfoque estructurado para mantener un sistema de control interno fuerte dentro de una organización.

Segregación de funciones para mejorar la eficiencia de NetSuite

Los beneficios de usar SoD para la eficiencia de NetSuite

Aunque algunos puedan creer que la Segregación de Funciones (SoD) crea ineficiencia al introducir roles adicionales, una planificación e implementación cuidadosas de SoD pueden promover la eficiencia dentro de una organización. Al separar estratégicamente los departamentos financieros en roles bien definidos, cada uno manejado por especialistas altamente capacitados, los individuos pueden realizar sus tareas de manera más rápida y precisa, resultando en una eficiencia general mejorada.

Cómo mejorar la eficiencia organizacional al implementar SoD

• Aproveche las fortalezas de los empleados: Comprenda las fortalezas y preferencias únicas de cada empleado para optimizar su productividad. Al redistribuir tareas no conflictivas entre los miembros del equipo, puede mejorar su satisfacción laboral y el rendimiento general.
• Eliminar la duplicación de roles: Identifique cualquier instancia de duplicación de roles dentro de la organización y asegúrese de que cada tarea o deber esté asignado a un solo empleado. Esto agiliza los flujos de trabajo y elimina redundancias innecesarias, maximizando la eficiencia.
• Simplificación de Permisos: Analice los permisos entre empleados con roles similares para asegurar que individuos con responsabilidades parecidas tengan derechos correspondientes dentro de los sistemas de TI que utilizan. Alinear los permisos con las funciones laborales reduce la confusión y apoya un flujo de trabajo más eficiente.
• Aclarar roles y responsabilidades: Es crucial asegurarse de que cada miembro del equipo tenga una comprensión clara de sus deberes y posea las habilidades necesarias para desempeñarlos de manera efectiva. Defina claramente las descripciones de trabajo por escrito para establecer transparencia y proporcionar orientación a todos los miembros del equipo.

Al implementar SoD mientras se consideran estas estrategias, las organizaciones pueden beneficiarse de una mayor eficiencia, ya que los empleados se centran en sus áreas de especialización, se eliminan las tareas redundantes, se alinean los permisos y se comunican claramente las expectativas de los roles. SoD no solo mejora los controles internos y el cumplimiento, sino que también contribuye a un entorno de trabajo más ágil y productivo.

Construyendo Controles Internos Compensatorios para SoD

Tendiendo puentes entre los escenarios del mundo real y las expectativas del Auditor

Mientras que limpiar el acceso no utilizado y resolver conflictos de 'falsos positivos' reduce significativamente la carga de trabajo y la incertidumbre asociada con la gestión de la segregación de funciones, todavía hay casos en los que las violaciones pueden ser necesarias en situaciones prácticas. Por ejemplo, cuando un miembro del equipo está ausente por enfermedad, un colega puede requerir temporalmente acceso para cumplir con sus responsabilidades, o en casos donde el tamaño del equipo es limitado.

Reconocemos que esta es la realidad a la que nos enfrentamos, la cual a menudo se desvía del mundo ideal que los auditores imaginan. Afortunadamente, Netwrix Strongpoint ofrece controles inteligentes que cierran la brecha entre estos dos mundos.

Cómo ayuda Netwrix Strongpoint

Con Netwrix Strongpoint integrándose a nivel de registro de empleado, obtiene información inmediata sobre asignaciones de roles y permisos. Se le alertará si una nueva asignación tiene el potencial de violar la segregación de funciones, lo que le permite abordar proactivamente los riesgos. Además, tiene la capacidad de bloquear ciertas asignaciones de alto riesgo, como otorgar privilegios de Admin, sin requerir aprobación previa.

Netwrix Strongpoint empodera a las organizaciones para encontrar un equilibrio entre las necesidades operativas y los requisitos de cumplimiento. Al aprovechar nuestros controles inteligentes, puedes mantener una segregación de funciones efectiva mientras abordas escenarios del mundo real, asegurando una alineación armoniosa entre las expectativas de los auditores y las necesidades prácticas del negocio.

Netwrix Strongpoint’s Agent Controls

Con los controles maestros de datos y financieros de Netwrix Strongpoint, puedes pasar fácilmente de un monitoreo pasivo a una respuesta proactiva. Establece sin esfuerzo un rastro auditable y simplifica los procedimientos de cumplimiento — nuestra tecnología de vanguardia convierte las búsquedas guardadas en controles detectives robustos, dirigiendo eficientemente cualquier violación a la autoridad apropiada para su revisión y autorización. Además, toda esta información se consolida dentro de un sistema GRC separado y auditable.

Aprovechando las capacidades de las búsquedas guardadas, Netwrix Strongpoint Agent ofrece una solución intuitiva e integrada sin problemas dentro de NetSuite. Te proporciona un registro completo de las violaciones y los pasos precisos que se tomaron para resolverlas, asegurando que tus esfuerzos de cumplimiento estén siempre listos para auditoría.

• CONSTRUYA UNA BIBLIOTECA DE REGLAS SOD PARA CRUZAR REFERENCIAS DE ASIGNACIONES DE ROLES
• Pruebe las reglas contra los controles de acceso existentes para identificar conflictos
• MONITOREAR EL COMPORTAMIENTO TRANSACCIONAL
• AUDITE DE MANERA CONTINUA LOS ROLES Y PERMISOS

Vea este video explicativo de dos minutos para aprender más sobre los Agent Controls de Netwrix Strongpoint: