Seis formas de rastrear la actividad en NetSuite

Ya sea que estés preparándote para una auditoría, solucionando un problema o comparando tus entornos de producción y desarrollo, los registros de actividad de usuario de NetSuite te ofrecen varias herramientas para investigar lo que está sucediendo en tu sistema.

Sigue leyendo para obtener una visión rápida de seis de las herramientas más importantes en tu cuenta de NetSuite.

Notas del sistema NetSuite

Las notas del sistema NetSuite son un registro con fecha y hora de cualquier cambio en las personalizaciones, configuraciones y otros tipos de registros de NetSuite. Contienen información sobre quién realizó el cambio, su rol de usuario, los valores antes y después del cambio y otros detalles.

(Consejo: habilitar notas del sistema al crear registros facilitará mucho la preparación de auditorías para empresas públicas.)

Como puedes imaginar, una cuenta activa puede generar miles de notas del sistema cada día; para facilitar la búsqueda de la información que necesitas, NetSuite te ofrece algunas búsquedas prediseñadas, llamadas audit trails, que se centran en tipos de registros y actividades específicas.

Registro de auditoría de análisis

El rastro de auditoría analítica le muestra todos los cambios en la definición de búsquedas guardadas, informes, programaciones de búsqueda, diseños e información relacionada durante un período de tiempo establecido. Muestra cuándo ocurrió el cambio, quién lo hizo y en qué consistió. También rastrea las eliminaciones así como los cambios.

También hay un registro de ejecución relacionado que muestra cuándo se ejecutó por última vez una búsqueda guardada y por quién.

Registro de auditoría de inicio de sesión

Otra pista de auditoría que es crítica para la SOX compliance y la seguridad en general es el registro de auditoría de inicio de sesión. Como el registro de actividad de usuario de NetSuite, esta búsqueda rastrea todos los inicios de sesión y los intentos de inicio de sesión, y contiene un registro del usuario asociado, su rol y dirección IP.

La revisión periódica del registro de auditoría de inicio de sesión puede ayudarlo a determinar si personas no autorizadas intentan acceder a su cuenta. También es importante para verificar la actividad del usuario en preparación para una limpieza de roles/permisos o un proyecto de segregación de funciones (SoD).

Registros de ejecución de scripts

Los registros de ejecución de scripts, por defecto, solo rastrean errores de scripts, pero pueden configurarse para rastrear mensajes de auditoría y datos de depuración, si es necesario.

Los registros de ejecución de scripts no se basan en notas del sistema, por lo que no son inmutables — de hecho, pueden ser escritos directamente mediante código. También se almacenan en el sistema solo por hasta 30 días.

Historial de flujo de trabajo y registros de ejecución

El historial de flujo de trabajo y los registros de ejecución cumplen una función similar a los registros de ejecución de scripts, pero, obviamente, para flujos de trabajo. Registran las acciones y transiciones que se ejecutan en un registro que son activadas por un flujo de trabajo, incluidos los disparadores del servidor, tipos de eventos y contextos, y más.

Como los registros de ejecución de scripts, son útiles para la depuración, pero rara vez son una preocupación para los auditores.

Registros de registros eliminados

Finalmente, el registro de registros eliminados muestra información sobre las transacciones eliminadas, incluyendo quién lo hizo y cuándo. Esta es información importante para los auditores, pero desafortunadamente los registros de actividad de usuario de NetSuite solo capturan ciertos tipos de registros: las personalizaciones y las preferencias de configuración, por ejemplo, no se rastrean, y no proporcionan mucha información corroborativa sobre la eliminación en sí.

La gran conclusión sobre los registros de actividad de usuario de NetSuite, notas del sistema, registros de ejecución y pistas de auditoría es que, aunque NetSuite puede acercarte mucho a una auditoría sin estrés, por sí solo tiene algunas limitaciones. Mira este video para una explicación: