Come massimizzare l'efficienza con Copilot in Office 365

Microsoft 365 Copilot è un assistente alla produttività alimentato dall'intelligenza artificiale, progettato per integrarsi con la suite Microsoft 365. Migliora la produttività e la collaborazione degli utenti attraverso molteplici applicazioni fornendo suggerimenti intelligenti, automatizzando compiti e offrendo approfondimenti in tempo reale per gli utenti. Copilot aiuta gli utenti a redigere email, creare presentazioni in PowerPoint o riassumere riunioni in Teams. Aiuta a risparmiare piccoli frammenti di tempo durante la giornata, risultando in un notevole risparmio nel corso di una settimana lavorativa.

Le aziende stanno attivamente adottando l'uso di assistenti AI come Copilot per i loro dipendenti. Automatizzando compiti di routine, Microsoft Office Copilot permette ai dipendenti di spostare la loro attenzione verso iniziative più creative e strategiche che guidano la produttività complessiva e l'innovazione. Copilot rappresenta un cambiamento significativo perché, a differenza degli strumenti Office tradizionali che si basano su input manuali, Copilot introduce un approccio dinamico e guidato dall'AI che semplifica i processi per eliminare il lavoro noioso che spreca tempo. Dopo tutto, il tuo tempo e le tue risorse dovrebbero essere dirette a servire i clienti, non a compiti tediosi.

Per chi è Microsoft 365 Copilot?

• Utenti aziendali – Aiuta i professionisti a redigere email, creare documenti e analizzare i dati in modo efficiente.
• Utenti aziendali – Assistenza a grandi organizzazioni con automazione dei flussi di lavoro, generazione di report e collaborazione in tempo reale.
• Utenti Individuali – Offre supporto potenziato dall'AI per i compiti quotidiani, rendendo il lavoro personale e da freelance più efficiente.

L'ascesa dell'AI in Microsoft 365

Copilot si integra perfettamente con le app di Office 365 in modo che ne diventi una parte integrante. Ad esempio, Copilot è pronto ad assisterti quando apri Word:

Clicca sull'icona come mostrato nello screenshot sopra ed è pronta ad assisterti come mostrato di seguito.

Può anche assistere con PowerPoint come mostrato qui:

In realtà, Copilot si integra con tutte le tue applicazioni di Office 365 in modo che tu possa lavorare più efficacemente. Gli utenti oggi apprezzano la sua capacità di risparmiare tempo e migliorare la produttività, in particolare in compiti come la redazione di riassunti di riunioni e documenti. L'AI continua a evolversi nelle sue prime fasi di sviluppo, quindi non è ancora completamente maturata come tecnologia. Come ogni innovazione emergente presenta dei bug. Gli utenti segnalano che occasionalmente produce risposte inventate, in particolare quando esegue calcoli complessi all'interno di Excel. Mentre alcuni utenti esprimono preoccupazioni per il costo dell'abbonamento ai servizi di Copilot, molti ritengono che i benefici superino di gran lunga la tariffa mensile nominale.

Iniziare con Microsoft 365 Copilot

Per accedere a Microsoft Copilot 365 tutto ciò di cui hai bisogno è la licenza appropriata. Sebbene sia disponibile una versione gratuita di Copilot utilizzando l'ultimo sistema operativo Windows o il browser Edge, non sarà integrata con Office 365. Non confondere Copilot Chat con Microsoft 365 Copilot. Copilot Chat è accessibile tramite il web, Teams e Outlook, ma è un'esperienza autonoma che non offre la funzionalità integrata di Microsoft 365 Copilot.

Per configurare Copilot per l'uso aziendale devi prima assicurarti di avere le licenze richieste insieme a un account Microsoft 365. Ecco le opzioni di licenza:

• Utenti aziendali: Richiedono licenze Microsoft 365 E3, E5, Business Standard o Business Premium.
• Utenti nel Settore Educativo: Docenti e studenti universitari di età superiore ai 18 anni necessitano di licenze Microsoft 365 A1, A3 o A5.
• Requisito aggiuntivo: Oltre alla licenza Microsoft 365, è necessario disporre anche della licenza add-on Microsoft 365 Copilot.
• Utenti non aziendali: Coloro che dispongono di un abbonamento Microsoft 365 Personal o Family possono abbinarlo a Copilot Pro per integrare le funzionalità di Copilot nelle loro app Microsoft 365.

Per le organizzazioni aziendali, utilizzare il centro di amministrazione di Microsoft 365 per assegnare le licenze agli utenti. Rivedere le impostazioni della privacy delle app e configurare eventuali funzionalità aggiuntive se necessario. Una volta completati tutti i prerequisiti, gli utenti possono godere dei vantaggi dell'integrazione di Copilot con tutte le loro applicazioni Office, inclusi Word, Excel, PowerPoint, Outlook e Teams.

Funzionalità di Microsoft 365 Copilot – Novità e modalità di funzionamento

Copilot in Word: Assistenza alla scrittura basata sull'IA

Gli strumenti di scrittura guidati dall'IA aiutano gli utenti a creare, riassumere e perfezionare i loro documenti. M365 Copilot può persino fare cose come trasformare il testo in tabelle e assistere nella stesura di nuovo contenuto facendo riferimento a contenuti esistenti o scoprendo nuove informazioni.

Copilot in Excel: Analisi Avanzata dei Dati & Intuizioni

Ora gli utenti possono sbloccare tutte le capacità di Excel perché con Copilot possono generare automaticamente approfondimenti, identificare tendenze e creare visualizzazioni senza applicare manualmente formule o funzioni. Tutto ciò rende l'analisi dei dati molto più semplice eliminando la necessità di imparare i comandi di Excel.

Copilot in PowerPoint: Presentazioni automatizzate

Copilot può prendere i tuoi documenti scritti e trasformarli in diapositive. Può progettare automaticamente layout e persino suggerire immagini e animazioni pertinenti. Gli utenti possono riassumere presentazioni lunghe o riorganizzare la struttura della loro presentazione con pochi clic del mouse.

Copilot in Outlook: Riassunto Email & Risposte Intelligenti

Gli utenti possono ridurre il tempo che dedicano alle email ora perché Copilot può aiutare a riassumere lunghe catene di email e generare risposte. Copilot può anche assistere con la pianificazione, la delega di compiti e intuizioni in tempo reale per ottimizzare la produttività del team.

Copilot in OneNote & Whiteboard: Note-Taking potenziato dall'AI

Copilot si integra con OneNote e Whiteboard per aiutarti a generare idee, strutturare appunti e riassumere i contenuti. Può anche fornire suggerimenti intelligenti per aiutare a dare il via ai progetti.

Copilot Chat: Assistenza AI sicura per i flussi di lavoro

Copilot Chat offre una destinazione unica per affrontare qualsiasi compito. Fornisce un'esperienza di intelligenza artificiale conversazionale che permette agli utenti di interagire con un assistente AI e sfruttare la potenza dell'automazione nelle loro attività quotidiane.

Copilot in Microsoft Word – Creazione di documenti più intelligente

Immagina di avere il compito di scrivere un documento ma non riesci a iniziare a causa del blocco dello scrittore. Copilot può generare testo basato su indicazioni fornite dall'utente, aiutandolo a iniziare documenti da zero o espandere contenuti esistenti. Nelle schermate qui sotto, Copilot ha preso la seguente indicazione:

E ha redatto un documento:

Gli utenti possono selezionare del testo e chiedere a Copilot di riscriverlo e adattarlo a un tono o stile particolare. Copilot va ben oltre i limiti dei tradizionali elaboratori di testo nell'assistere gli utenti nel controllo di grammatica e punteggiatura. Questo correttore di bozze potenziato dall'IA può persino suggerire miglioramenti al vocabolario per assicurarsi che tu stia scrivendo come un professionista raffinato. Puoi anche utilizzarlo per scansionare documenti lunghi nel tuo OneDrive e riassumerli.

Copilot in Microsoft Excel – Gestione dei dati basata sull'AI

Quando apri Microsoft Excel 365 noterai il pulsante Copilot sulla barra multifunzione in alto nell'interfaccia di Excel. Cliccandolo si aprirà il riquadro di chat Copilot.

Cliccando quel pulsante si sbloccherà il potere di un assistente dati intelligente che può automatizzare molti dei compiti ripetitivi di Excel che richiedono tempo e competenze. L'intelligenza artificiale integrata con Excel può analizzare i fogli di calcolo per identificare tendenze, scoprire anomalie e evidenziare correlazioni. Invece di setacciare manualmente file di numeri, gli utenti possono porre a Copilot domande in linguaggio naturale come, “Come è cambiato il fatturato rispetto all'anno scorso?” In altre parole, la tua capacità di analizzare i dati e trarre spunti da essi non è più limitata dalle tue competenze di Excel.

Copilot può semplificare la visualizzazione dei dati generando automaticamente grafici, diagrammi e tabelle pivot. Questo rende la creazione di report più semplice senza richiedere competenze avanzate. Automatizza anche compiti ripetitivi come la pulizia dei dati, la formattazione e la creazione di formule per ridurre lo sforzo manuale. Sebbene attualmente ci siano limitazioni nelle funzionalità di AI di Excel, queste lacune si ridurranno con ulteriori sviluppi che ridurranno anche alcuni degli errori comuni che si trovano oggi con analisi di dati più complesse.

Copilot in Microsoft Outlook – Email e comunicazione più intelligenti

Ammettiamolo. A nessuno piace affrontare la noia della gestione della propria casella email. Non hai tempo di leggere una lunga email di qualcuno? Clicca semplicemente sulla funzione Riassunto sopra l'email come mostrato sotto per ottenere i punti chiave di un messaggio di allerta dove il tempo può essere essenziale.

MS 365 Copilot può iniziare organizzando la tua casella di posta ordinando le email in base all'urgenza e alla rilevanza. Può aiutarti a rispondere a clienti, colleghi e membri del team suggerendo risposte concise che migliorano la comunicazione. Ad esempio, puoi scrivere una bozza breve e poi chiedere a Copilot di riscriverla secondo le tue necessità come mostrato di seguito:

L'assistente AI integrato in Outlook può fare cose come suggerire orari per gli incontri, riprogrammare automaticamente gli appuntamenti quando si presentano conflitti. Questo significa una preoccupazione in meno per gli utenti. Con tutte le capacità che possiede, potresti essere preoccupato per la privacy delle email. Sappi che, sebbene Copilot analizzi le email per fornire intuizioni e assistere con i compiti, non memorizza né condivide dati personali senza consenso.

Copilot in Microsoft Teams – AI per riunioni e collaborazione

Pensa a Copilot in Teams come a un servizio alimentato da intelligenza artificiale progettato per eseguire i seguenti compiti:

• Migliora la produttività e la collaborazione durante le riunioni.
• Riassumere i punti chiave discussi durante le riunioni e fornire una trascrizione di chi ha detto cosa, evidenziando dove i partecipanti erano d'accordo o in disaccordo.
• Genera verbali di riunione, evidenzia questioni irrisolte e suggerisci persino domande di follow-up.
• Integra Copilot con Teams Chat & File Sharing

Come accennato in precedenza, Copilot non è perfetto e gli utenti segnalano che occasionalmente Copilot fornisce risposte inventate o commette errori nei riassunti delle riunioni. Tratta Copilot come un assistente competente che necessita di supervisione poiché nessuno è perfetto.

Copilot per la Produttività Personale – Oltre Office 365

Anche se abbiamo dedicato gran parte di questo articolo a mostrare come Copilot si integra con la suite di applicazioni Microsoft 365, non limitare le sue capacità solo a questo. Microsoft Copilot può agire come un servizio di ricerca intelligente per raccogliere informazioni pertinenti su un dato argomento. Può generare liste di cose da fare, tracciare scadenze e impostare promemoria per tenerti organizzato e al passo con tutto. Vuoi migliorare le tue competenze in Excel o diventare un utente Word avanzato? Puoi chiedere a Copilot di spiegare le formule di Excel, suggerire miglioramenti nel design di PowerPoint o guidarti attraverso le funzionalità avanzate di Word. Sì, può essere il tuo tutor personale di Microsoft Office.

Risoluzione dei problemi e preoccupazioni degli utenti – Problemi comuni e soluzioni

Nonostante le sue incredibili capacità, gli utenti hanno alcune preoccupazioni riguardo l'assistente AI Copilot. Ad esempio, gli utenti hanno espresso frustrazione per la difficoltà nel rimuovere Copilot dai loro sistemi. Attualmente, è necessario disinstallare le applicazioni Microsoft 365 per eliminare la funzionalità AI. Gli utenti che non hanno il permesso di disinstallare possono disabilitare le funzionalità di Copilot all'interno di ogni applicazione. Per gli utenti di Windows Pro, Enterprise o Education, l'Editor Group Policy può essere utilizzato per disabilitare Copilot su tutto il sistema mentre gli utenti personali dovranno controllare le impostazioni o il menu opzioni all'interno di ogni applicazione.

I problemi di prestazione sono una lamentela comune poiché Copilot consuma la sua parte di risorse interne. Alcuni utenti iniziano ad utilizzare Copilot con aspettative elevate che non vengono soddisfatte mentre altri esprimono preoccupazioni per la data security e la privacy. Per le organizzazioni che cercano di adattare Copilot, l'educazione è fondamentale per il successo del dispiegamento.

Futuro di Copilot in Office 365 – Cosa c'è di nuovo?

Mentre Copilot introduce l'automazione alimentata dall'AI, non è progettato per sostituire le funzionalità tradizionali di Office, ma piuttosto per integrarle. Gli utenti possono ancora modificare, formattare e analizzare manualmente i contenuti ogni volta che lo desiderano. L'AI non mira a sostituire i lavoratori umani, ma a potenziarne le capacità.

Microsoft ha grandi piani per il futuro di Copilot. Alcune delle nuove funzionalità in arrivo sono miglioramenti alle offerte basate sui ruoli che possono concentrarsi su specifiche capacità di AI generativa per diversi ruoli come vendite e finanza. Con l'introduzione di aggiornamenti delle funzionalità, diventerà sempre più efficace nell'assistenza consapevole del contesto e nella modifica collaborativa. Man mano che i modelli di lingua migliorano, gli utenti sposteranno sempre più l'onere dei compiti banali agli strumenti di AI.

La vostra organizzazione potrebbe chiedersi se dovrebbe investire ora in Copilot. Diciamo solo che dipende. Se avete molti adattatori tecnologici precoci a loro agio nell'esperimentare con strumenti emergenti, implementare Copilot ora potrebbe essere vantaggioso. Se la vostra organizzazione di solito aspetta che le tecnologie diventino più consolidate prima dell'adozione, potrebbe essere sensato ritardare l'implementazione fino a quando Copilot diventerà più perfezionato e le sue capacità più prevedibili. Si dovrebbe tuttavia notare che ci sono studi che dimostrano come investire in Microsoft Copilot possa produrre rendimenti significativi.

Conclusione – Come ottenere il massimo da Copilot in Office 365

Per massimizzare i benefici di Microsoft 365 Copilot, gli utenti dovrebbero concentrarsi sull'ottimizzazione delle sue funzionalità, comprendendo chi può trarne maggior vantaggio. Ecco una lista di consigli:

• Fornisci prompt specifici e chiari a Copilot per garantire risposte accurate e pertinenti
• Scomponi compiti complessi in parti più piccole e gestibili
• Mantieni aggiornate tutte le applicazioni Microsoft 365 e i sistemi operativi per garantire un'integrazione perfetta con Copilot e prestazioni ottimali
• Controlla regolarmente la Microsoft 365 Roadmap per le prossime funzionalità e aggiornamenti.
• Utilizza i corsi di formazione ufficiali e i tutorial di Microsoft per imparare le funzionalità avanzate di Copilot.

Ricorda che gli utenti che svolgono principalmente compiti semplici o non utilizzano frequentemente le applicazioni Microsoft 365 potrebbero non notare benefici significativi da Copilot. Tuttavia, l'impatto trasformativo di questa tecnologia sui luoghi di lavoro è sempre più evidente. Man mano che gli utenti scoprono le diverse capacità di Copilot, il loro comfort e utilizzo aumentano naturalmente nel tempo. Benvenuti nella nuova rivoluzione dell'efficienza.