NetSuite 감사 로그 만들기

NetSuite는 엄청나게 견고한 플랫폼으로, 대량의 데이터를 처리하고 생성합니다. 특히 감사 준비와 관련해 이러한 데이터를 효과적으로 다루려면 NetSuite에서 제공하는 도구와 이를 보완하는 서드파티 솔루션 모두에 대한 충분한 이해가 필요합니다.

이 방정식의 첫 번째 부분을 시작할 수 있도록, 이 글에서는 NetSuite의 관리자 가이드 에서 플랫폼에서의 중요 활동을 추적하고 문서화하는 데 관련된 부분을 요약했습니다.

NetSuite 감사 추적을 사용해 핵심 재무 기록을 추적하는 방법

NetSuite 시스템 노트는 사용자가 트랜잭션을 생성, 변경 또는 삭제할 때마다 이를 모두 기록합니다. 제공되는 정보에는 다음이 포함됩니다. 이 트랜잭션의 기록 내에 관여한 모든 사용자, 각 사용자의 작업, 사용자의 역할, 해당 작업의 날짜와 시간, 계정이 영향을 받았는지 여부, 그리고 변경 후의 금액.

시스템 노트는 포괄적인 Netsuite 감사 로그의 기반이 될 수 있지만, 경우에 따라 너무 많은 정보를 생성하여 규정 준수를 준비하거나 문제를 해결하려는 팀이 과중한 업무와 스트레스를 겪게 되는 경우가 많습니다. NetSuite Audit Trails는 기본적으로 시스템 노트를 대상으로 매우 구체화된 검색을 수행하는 기능입니다. NetSuite에는 여러 가지가 기본 제공되며, 재무 보고에 가장 관련 있는 것은 Transaction Audit Trail입니다.

NetSuite의 Transaction Audit Trail 기능은 이 정보를 위해 시스템 노트를 검색하고, 이를 확인할 수 있는 여러 보기 방법을 제공합니다. 트랜잭션의 성격과 감사자가 보고 싶어 하는 내용에 따라, 결과를 다음 기준으로 필터링할 수 있습니다.

• 사용자
• 조치 내용 (생성, 변경 또는 삭제)
• 기간
• 금액

및 기타 기준입니다. 검색을 실행하면 결과가 Audit Results 페이지에 수집됩니다. 여기에는 각 거래에 대한 유용한 한 줄 요약이 포함된 NetSuite 감사 로그가 제공됩니다.

NetSuite 감사 추적 및 시스템 메모를 사용해 추적할 수 있는 다른 주요 재무 기록에는 다음이 포함됩니다:

• 거래 삭제: 삭제된 레코드에 대한 정보를 검색하려면 “Deleted Record” 검색 유형을 사용하세요. 삭제된 거래를 검색하려면 검색의 레코드 유형(Record Type) 필드에서 ‘Transaction’ 필터를 선택합니다.
• 수익 인식 변경: 시스템 노트에 액세스하여 고급 수익 관리 레코드를 확인할 수 있습니다. 여기에는 수익 약정, 수익 요소, 수익 인식 규칙, 수익 인식 계획, 그리고 고급 수익 설정 레코드가 포함됩니다.
• 분개(저널) 항목의 변경: NetSuite의 분개 항목에는 “System Information” 서브탭이 포함되어 있으며, 여기에는 시스템 노트, 분개 항목에 대한 활성 워크플로 목록, 그리고 해당 분개 항목に 대해 실행된 워크플로의 이력이 포함됩니다.
• 사용자 로그인: Login Audit Trail을 사용하면 계정 사용자, 로그인 시점, 그리고 로그인한 위치(출처)를 추적할 수 있습니다. 또한 시스템 노트에 직원, 고객, 공급업체, 파트너 및 잠재 고객의 비밀번호 변경 사항도 기록됩니다.

데이터 및 구성 변경 사항에 대한 NetSuite 감사 로그 생성

NetSuite 감사 추적과 시스템 노트 역시 데이터 및 구성 변경 사항을 추적하고 감사자에게 엄격한 변경 통제에 대한 근거를 제시하는 데 유용합니다. 일반 시스템 노트 검색을 수행하면 모든 레코드 유형에 대한 변경 사항이 표시되지만, 더 구체적인 결과를 제공하도록 필터링할 수 있습니다. 개별 시스템 노트에는 변경을 수행하는 데 사용된 특정 방법을 설명하는 Context 필드가 포함되어 있습니다(예: 사용자 인터페이스를 통해 수행했는지, SuiteScript를 통해 수행했는지 등).

활성화된 기능의 변경 사항 감사

Enable Features 페이지(Setup > Company > Enable Features)는 NetSuite 계정에서 현재 사용하도록 활성화된 기능이 무엇인지 표시합니다. Enabled Features 페이지에는 System Notes 탭이 없으므로 해당 페이지에 대한 시스템 노트 저장 검색을 수동으로 생성해야 합니다. 이 검색을 정기적으로 실행하여 활성화된 기능의 변경 사항을 추적할 수 있습니다.

구성 설정 변경 사항 감사

재무에 영향을 주는 일반 구성 설정에 대한 대부분의 변경 사항은 NetSuite 감사 로그의 시스템 노트에 기록됩니다. 다루는 항목의 예로는 회사 정보, 일반 기본 설정, 회계 목록 및 세금 설정이 포함됩니다.

사용자 지정(커스터마이징) 개체에 대한 변경 사항 감사

시스템 노트에는 다음 사용자 지정(커스터마이징) 개체에 대한 변경 정보도 포함됩니다:

• 사용자 지정 목록 및 사용자 지정 레코드
• 사용자 지정 필드
• 사용자 지정 양식
• SuiteScript
• 사용자 지정 보고서 및 저장된 검색

계정 기본 설정 감사

Enable Features, General Preferences 및 Accounting Preferences 구성 페이지에는 모두 Audit Trail 페이지로 연결되는 링크가 포함되어 있습니다. 여기에서 관리자는 Audit Trail을 사용해 변경 사항 목록을 검토할 수 있습니다. 이 목록에는 변경된 기본 설정 및 기능의 이름, 누가 변경했는지, 변경 시점, 변경 전과 변경 후 기본 설정 값이 무엇이었는지, 그리고 변경된 기능이 사용/사용 안 함으로 설정되었는지가 포함됩니다.

NetSuite 감사 로그에서 변경 사항 문서화

시스템 노트와 NetSuite 감사 로그만으로는 적절한 변경 문서화를 대체할 수 없습니다. 관리자 가이드는 조직이 변경 요청을 문서화하기 위해 표준화된 NetSuite 감사 로그를 개발하고 구현할 것을 구체적으로 권장합니다. 감사 요구 사항을 충족하려면 변경 요청 양식에 다음 사항이 포함되어야 합니다:

• 요청자 이름
• 변경 요청일
• 변경 요청 설명
• 변경 사유
• 변경을 수행할 담당자
• 변경을 구현하기 위한 작업 시작 승인

이 작업을 하는 방법은 여러 가지가 있습니다. 공유 폴더와 Google Docs가 흔한 예이지만, 요청과 승인 내역을 시스템 메모에 맞춰 정리하려면 Netwrix Strongpoint 같은 타사 시스템이 필요합니다.

예외 추적

NetSuite에서 변경 사항을 어떤 방식으로 수집하든, 감사 로그는 예외를 반영할 수 있어야 하며 예외의 세부 사항이 적절하게 문서화되었는지도 보장해야 합니다. 예를 들어, 개발자는 문제를 빠르게 수정하기 위해 프로덕션 코드로 직접 들어가야 할 수 있습니다. 그러면 테스트 및 개발 계정으로 거슬러 올라가 작업해야 한다는 의미가 됩니다. 이 예에서 해당 긴급 변경은 요청 양식에 문서화되어야 하며, 프로덕션 계정에서 누가 변경을 수행했는지, 언제 수행했는지, 그리고 왜 일반 절차를 따르지 않았는지에 대한 정보를 포함해야 합니다. 이러한 세부 사항은 감사자에게 제시할 증거로서 기록하는 것이 중요합니다.

예외 추적은 Netwrix Strongpoint가 감사 준비의 번거로움을 크게 줄일 수 있는 또 다른 영역입니다. 당사의 변경 관리 시스템은 비준수 변경 사항(즉, 적절한 승인 정책을 따르지 않은 모든 변경)을 자동으로 식별하고, 검토 및 승인 처리를 쉽게 할 수 있도록 단일 보고서로 수집합니다. 간단한 데모를 확인해 보세요:

Netwrix Strongpoint로 더 효과적인 NetSuite 감사 로그 만들기

우리는 NetSuite에 대해 자랑하고 싶어합니다. NetSuite는 매우 커스터마이징이 가능한 강력한 플랫폼이며, 우리가 헤아릴 수 없을 만큼 많은 기능을 제공합니다. 하지만 이러한 커스터마이징 성격의 영향도 일부 받는 만큼, 규정 준수 준비와 관련된 대부분의 작업은 플랫폼이 아닌 사용자에게 맡겨져 있습니다. 즉, 효과적인 NetSuite 감사 로그를 만들려면 먼저 자신의 비즈니스 프로세스와 시스템 사용 방식을 이해해야 한다는 뜻입니다.

다시 말해, NetSuite의 감사 로그, 시스템 메모 및 관련 기본 제공 감사 도구가 훌륭한 거버넌스 프레임워크를 위한 기반을 마련해 주기는 하지만, 추가 지원을 통해 프로세스를 자동화하고 관련된 수작업의 상당 부분을 없앨 수 있습니다.