Microsoft Office 365 공유 사서함을 관리하는 방법

Microsoft 365의 공유 사서함(Shared mailboxes)을 사용하면 팀이 이메일, 일정, 연락처를 함께 관리할 수 있어 고객 서비스, 부서별 액세스 또는 직원 전환 과정에 유용합니다. 협업을 간소화해 주는 반면, 저장 용량 제한, 암호화 부재, 사용자 자격 증명과 연계된 보안 위험 등 한계도 있습니다. 효과적인 관리를 위해서는 공유 사서함이 민감한 데이터를 노출하지 않으면서도 편리함을 유지할 수 있도록 적절한 설정, 권한 제어, 모니터링, 교육이 필요합니다.

Microsoft 365의 공유 사서함(Shared mailboxes)을 사용하면 팀이 협업하고 이메일 책임을 함께 공유할 수 있습니다. 여기에서는 Microsoft 365 공유 사서함을 만들고, 구성하고, 사용하는 방법을 배울 수 있도록 도와드리겠습니다.

Microsoft 365에서 공유 사서함이란?

공유 사서함은 적절한 권한이 있는 여러 사용자가 동일한 이메일 계정에 액세스할 수 있도록 해줍니다. 이메일을 보내거나, 공유 폴더에 접근하거나, 동일한 캘린더 및 연락처 목록을 사용하는 경우 모두 해당됩니다. 공유 사서함은 라이선스를 필요로 하지 않고 최대 50GB의 데이터를 저장할 수 있습니다.

기업이 공유 사서함이 필요한 대표적인 시나리오는 다음과 같습니다.

• 고객 지원 또는 접수 부서를 위한 일관된 별칭(alias) 사용
• 부서 내 모든 사용자에게 동일한 받은 편지함에 대한 액세스 권한 제공
• 계약자 또는 공급업체가 송장을 한 곳으로 일관되게 제출하도록 하기
• 기존 직원에서 신규 직원으로 전환하기

조직에 hybrid Exchange environment 가 있다면 Microsoft는 공유 사서함을 관리하기 위해 Exchange admin center (EAC)를 사용하는 것을 권장합니다.

공유 사서함의 제한 사항은 무엇인가요?

편리하긴 하지만 공유 사서함에는 몇 가지 제한이 있습니다:

• 공유 사서함에는 저장 용량 제한이 있습니다.
• 공유 사서함에서 전송되는 이메일은 암호화할 수 없습니다.
• 공유 사서함은 각 사용자가 자신의 자격 증명을 사용해 접근하기 때문에 보안이 더 취약할 수 있으며, 그 자격 증명 중 어떤 것이든 침해될 수 있습니다.

Microsoft 365 공유 사서함을 만들고 구성원을 추가하는 방법

Microsoft 365 공유 사서함을 만들고 새 사용자를 추가하는 과정은 간단합니다:

1. 관리자로 로그인하세요. 글로벌 계정 또는 Exchange 계정을 사용하면 됩니다.
2. 클릭 Groups > Shared mailboxes .
3. 새 공유 사서함을 만들려면 + Add a mailbox 을 클릭하세요.
4. 메일에서 “From” 줄에 표시될 사서함 이름을 지정하세요. 이메일 주소는 자동으로 할당되며, 이를 편집할 수 있습니다. Add 를 클릭합니다.
5. 구성원을 추가하려면 Add members to this mailbox 아래의 “Next steps.”에서 선택하세요.
6. 클릭 +구성원 추가 그런 다음 새 공유 사서함에 액세스 권한을 부여할 활성 사용자들을 선택합니다.
7. 저장 저장 다음으로 닫기를 클릭합니다.

구성원이 공유 사서함을 보고 사용할 수 있도록 설정

Exchange에는 automapping이라는 기능이 포함되어 있으며, 이는 사용자가 권한을 보유한 공유 사서함을 Outlook에서 해당 사용자의 사서함에 자동으로 매핑합니다. automapping이 활성화되어 있으면(기본값은 켜짐) 사용자가 Outlook을 닫았다가 다시 시작한 후 각 사용자의 Outlook 애플리케이션에 새 공유 사서함이 자동으로 표시됩니다. 다만 automapping은 공유 사서함이 아니라 각 사용자의 사서함에 설정됩니다. 따라서 automapping을 사용하려면 보안 그룹을 사용하는 대신, 각 사용자에게 권한을 명시적으로 부여하여 공유 사서함에 대한 액세스를 관리해야 합니다.

공유 사서함이 보낸 이메일을 저장하도록 구성하는 방법

기본적으로 사용자가 공유 사서함을 사용하여 메일을 보내면, 보낸 메시지는 해당 사용자의 "보낸 편지함(Sent Items)" 폴더에 저장됩니다. 회신 및 기타 보낸 이메일도 공유 사서함의 "보낸 편지함(Sent)" 폴더에 함께 저장되도록 공유 사서함을 설정하려면 다음 단계를 수행하세요:

1. 전역 관리자(Global admin) 또는 Exchange 관리자 계정을 사용하여 Microsoft 365 관리 센터에 로그인합니다.
2. 다음으로 이동: Groups > Shared mailboxes.
3. 사용 중인 공유 사서함을 클릭합니다.
4. 다음으로 이동: Properties.
5. 클릭 Edi 다음 보낸 편지함.
6. 다음에서 켬 을 선택합니다: 이 사서함으로 보낸 항목 복사 및 이 사서함을 대신하여 보낸 항목 복사 .
7. 클릭 저장 .

사용자 사서함을 공유 사서함으로 변환하는 방법

공유 사서함으로 변환하려는 사용자는 라이선스가 할당되어 있어야 합니다. 사용자의 사서함 또는 계정에 할당된 라이선스를 삭제한 경우, 사서함을 공유 사서함으로 변환하기 전에 해당 라이선스를 복원해야 합니다.

사용자 사서함을 공유 사서함으로 전환하려면 다음 단계를 따르세요:

1. Exchange 관리 센터에서 Recipients > Mailboxes 를 선택합니다.
2. 사용자의 사서함을 선택합니다.
3. Convert 를 클릭하고, Convert to Shared Mailbox 아래에서 진행합니다.

계정에 대한 로그인 차단 방법

사용자는 보통 자신의 계정을 사용하여 공유 사서함에 액세스합니다. 하지만 이는 사용자의 계정을 침해한 해커가 공유 사서함에 접근할 수 있다는 뜻이기도 합니다. 이런 일이 발생하면 다음 단계를 수행하여 침해된 계정의 로그인을 차단할 수 있습니다:

1. Exchange 관리 센터에서 Active users 페이지로 이동합니다( Users 아래).
2. 공유 사서함 계정을 찾아 사용자를 선택합니다.
3. Block this user 를 선택합니다.
4. 클릭 사용자가 로그인하지 못하도록 차단하세요.
5. 클릭 변경 사항 저장.

Outlook 및 웹에서 공유 사서함을 여는 방법과 사용하는 방법 안내

공유 사서함의 관리자로서, 새 사용자가 Outlook에서 공유 사서함을 사용하는 방법을 익힐 수 있도록 도와주는 것은 여러분의 책임입니다. 사용자들이 자주 묻는 질문으로는 다음이 있습니다:

Outlook에 공유 사서함을 추가하려면 어떻게 해야 하나요?

Outlook을 닫았다가 다시 시작하면 자동으로 이 작업이 진행되어야 합니다. 또한 계정 설정에서 “Email” 탭 아래에 있는 계정을 수동으로 추가할 수도 있습니다.

모바일 기기에서 공유 계정에 어떻게 접속하나요?

모바일 기기에서 브라우저를 사용하여 Outlook의 웹 버전에 접속할 수 있습니다.

공유 사서함에 대한 권한을 항상 최신 상태로 유지하기

공유 사서함의 오용을 방지하고 보안 사고를 예방하려면 정기적으로 다음을 수행해야 합니다.

• 공유 사서함에 대한 권한이 있는 사용자를 확인하세요
• 해당 사서함에서 누가 무엇을 읽는지 모니터링하세요.

이러한 작업은 민감한 비즈니스 정보를 보호하고 잠재적으로 악의적인 사용자를 탐지하며, 실수로 삭제되거나 전송된 이메일을 모니터링하기 위해 필요합니다.

Exchange Online 관리 콘솔은 공유 사서함 내에서 누가 어떤 항목에 액세스하는지 모니터링하는 데 도움이 됩니다. 하지만 기본 감사 기능에는 보관 기간이 짧고 필터링 및 알림 옵션이 제한되는 등 몇 가지 단점이 있습니다.

모든 시스템을 모니터링할 수 있는 제3자 솔루션을 사용하면, 여러 솔루션과 콘솔을 오가며 작업하는 데서 비롯되는 불편함과 인간의 실수를 없앨 수 있으며, 권한과 사용자 활동에 대한 가시성도 더 높일 수 있습니다. 특히 Netwrix Auditor for Exchange는 읽기 쉬운 Exchange Online 및 Exchange Server용 보고서를 제공하며, 다음과 같은 중요한 세부 정보를 포함합니다:

• 비(소유자) 권한 사용자의 사서함 액세스 이벤트
• 어떤 사용자가 어떤 사서함에 대해 비(소유자) 권한을 갖고 있는지
• 사서함 권한 및 위임의 변경

또한 액세스 이벤트와 사용자 권한 변경을 모니터링하는 데 필요한 모든 정보를 제공합니다. 내장 필터를 사용하면 원하는 정보에 정확히 집중하기가 쉽습니다. 그 결과 보안 위험을 최소화하면서 공유 사서함의 편리함을 누릴 수 있습니다.