SharePoint의 기록(Records) 관리: 어떻게 작동하나요?

SharePoint에서 기록(Records)을 관리하는 조직은 중요 문서(예: 의료 데이터)가 정책 및 규제 의무에 따라 보존되도록 하고, 무단 수정으로부터 보호되도록 하며, 적절한 인원에게만 접근 가능하도록 해야 합니다. 실제로 많은 SharePoint 환경에서는 이러한 요구 사항을 충족하는 데 필요한 보존 정책, 버전 관리, 권한 구조가 부족한 경우가 많습니다.

그 빈틈을 메우기 위해 SharePoint의 레코드 관리가 설계되었습니다. 이는 법적, 비즈니스 및 규제 요구사항을 충족하기 위해 레코드를 식별하고 보관하며 처분하는 데 필요한 일련의 정책과 프로세스를 의미합니다.

SharePoint는 SharePoint Server와 SharePoint Online 모두에서 레코드를 제자리에서 관리하거나 전용 아카이브에 보관해 관리할 수 있는 기본 기능을 제공합니다. 올바르게 구성하면 SharePoint가 구조화되지 않은 콘텐츠 저장소에서, 입증 가능한 컴플라이언스 시스템으로 전환됩니다. 이 문서에서는 그 작동 방식을 설명합니다.

SharePoint의 레코드 관리는 무엇인가요?

레코드 관리는 조직의 레코드가 생성되고 분류되며 보관되고, 마침내 전체 수명 주기 전반에 걸쳐 처분되는 방식을 통제하는 분야입니다.

SharePoint에서 이는 문서 및 기타 콘텐츠 항목을 레코드로 공식 선언하고, 보관 일정에 의해 관리하며, 무단 수정으로부터 보호하고, 감사 가능한 프로세스를 통해 처분하는 구조화된 시스템으로 구현됩니다. 이 모든 것은 Microsoft Purview 및 SharePoint의 기본(네이티브) 컴플라이언스 기능을 통해 강제 적용됩니다.

이 시스템의 기반은 보존 레이블(유지 레이블)입니다. SharePoint 항목은 콘텐츠 유형, 위치 또는 민감도에 따라 레코드가 되는 것이 아니라, 보존 레이블이 해당 항목을 레코드로 지정할 때에만 레코드가 됩니다. 레이블이 적용되면 SharePoint는 다음 세 가지 제어를 적용합니다:

• 항목에 대한 제한(허용 또는 차단되는 작업을 제어)
• 추가 감사 로깅
• 보존 기간 종료 시 항목을 삭제할 때의 처분 증빙

정책이 구성되는 방식에 따라 레코드에는 문서, 페이지, 목록 항목, 이메일, Teams 메시지, Viva Engage 게시물, 위키 페이지, 블로그 콘텐츠 등이 포함될 수 있습니다.

SharePoint 기록 관리 시스템의 핵심 요소

Microsoft는 규정 준수 기록 관리 시스템에 필요한 구성 요소 를 정의합니다. 실제로는 보통 다음이 포함됩니다:

• 콘텐츠 분석 (기록이 될 수 있는 대상을 설명하고 분류하기 위해)
• 파일 플랜 (기록의 범주, 위치, 보존 기간, 폐기 방법, 소유자 등을 정의)
• 보존 일정 (기록이 얼마나 오래 보존되는지, 만료되면 어떻게 되는지 지정)
• 컴플라이언스 요구사항 문서 (준수를 위한 IT 시스템 규칙과 참여가 어떻게 보장되는지 설명)
• 감사(Auditing) (누가 기록에 액세스, 수정 또는 신고했는지 추적하기 위해)
• 메타데이터 수집 (분류 및 감사 이력을 유지하기 위해)
• 법적 보류(Legal hold) 기능 (소송 또는 조사 기간 동안 처분을 중단하기 위해)

SharePoint는 콘텐츠 유형, 보존 레이블, 정책, 라이브러리, 워크플로 및 Microsoft Purview 컴플라이언스 프레임워크를 통해 이러한 기능을 구현합니다. 필요한 구성 요소는 모두 갖춰져 있습니다. 관건은 그것들을 조직에 실제로 적용되도록 함께 구성하는 것입니다.

SharePoint에서 레코드(기록) 관리가 작동하는 방식

SharePoint에서 레코드(기록) 관리를 구현하려면 다음 순서를 따릅니다. 콘텐츠를 분석하고 파일 플랜을 정의한 뒤, 보존 일정과 정책을 구성하고, 레코드가 저장될 위치에 대한 아키텍처 접근 방식을 선택하며, 문서를 레코드로 선언하고 캡처하는 방법을 정립합니다.

각 단계에는 특정 SharePoint 및 Microsoft Purview 메커니즘이 포함됩니다.

1. 조직의 콘텐츠를 분석하고 파일 플랜을 수립합니다

첫 번째 단계는 콘텐츠를 조사하는 것입니다. 어떤 것이 ‘기록’에 해당하는지, 현재 어디에 저장되어 있는지, 누가 소유자인지, 그리고 오늘날 어떻게 관리되고 있는지를 파악해야 합니다.

즉, 기존 메타데이터, 버전 관리 방식, 그리고 최종 사용자가 문서를 실제로 어떻게 사용하는지를 살펴보는 것을 의미합니다.

그 다음에는 파일 계획을 수립합니다. 파일 계획은 기록 범주, 저장 위치, 적용 정책, 보관 기간, 처분 프로세스, 그리고 책임 담당자를 정의합니다. Microsoft 365에서 File Plan Manager Microsoft Purview의 기능을 통해 관리자는 보관 레이블을 대화형으로 생성하거나 CSV로 일괄 가져오기할 수 있으며, 오프라인 검토를 위해 레이블을 내보내고, 비즈니스 또는 규제 요구 사항을 추적하기 위한 관리 정보를 추가할 수 있습니다.

2. 보관 일정과 정책을 구성합니다

보관 일정은 콘텐츠가 비활성 상태가 되는 시점, 얼마나 오래 보관해야 하는지, 그리고 보관 기간이 끝나면 어떻게 되는지를 정의합니다. 다음 세 가지 경로를 구성할 수 있습니다. 보관 옵션.

Microsoft는 보관 일정을 두 가지 상호 보완적인 메커니즘을 통해 구현합니다:

• 보관 정책 은(는) 컨테이너 수준(사이트, 우편함, Teams 채널)에서 작동합니다.
• 보관 레이블 은 더 세밀한 제어로 항목 수준에서 작동합니다.

보관 레이블만 항목을 레코드로 선언할 수 있지만, 보관 정책은 그렇지 않습니다. 이 구분은 준수(컴플라이언스) 아키텍처를 설계할 때 중요합니다.

레이블은 또한 자동 적용 시나리오와 레이블 체이닝을 지원합니다. 즉, 하나의 레이블이 보관 기간이 끝날 때 다른 레이블을 자동으로 트리거하여 Active → Archive → Disposition Review와 같은 다단계 워크플로를 가능하게 합니다.

3. 레코드를 원본(인플레이스)에서 관리할지, 레코드 센터에서 관리할지 비교

SharePoint는 두 가지 아키텍처 접근 방식을 지원하며, 올바른 선택은 규제 환경과 운영 요구 사항에 따라 달라집니다.

먼저 원본(인플레이스) 관리는 레코드를 원래의 협업 사이트에 그대로 유지합니다. 항목은 활성 문서와 함께 계속 접근할 수 있지만, SharePoint는 승인되지 않은 변경을 방지하는 보존 제한을 적용합니다. 관리해야 할 사이트 수가 줄어들고 사용자에게 미치는 혼란도 적습니다.

두 번째로, 레코드 센터는 전용 SharePoint 사이트 모음으로, Content Organizer를 통해 콘텐츠가 원본 사이트에서 물리적으로 라우팅됩니다. 별도의 권한, 별도의 거버넌스, 그리고 레코드 관리자를 위한 중앙 집중 위치를 제공합니다.

사용자 혼란을 최소화하기 위해 SharePoint는 콘텐츠가 레코드로 선언되어 레코드 센터로 이동될 때, 원본 라이브러리에 스텁 링크(stub link)를 남기도록 구성할 수 있습니다. 그러면 사용자는 해당 링크를 따라가 새 위치에서 문서에 접근할 수 있습니다. Microsoft는 레코드 센터가 적합한 5가지 시나리오를 다음과 같이 설명합니다:

• 물리적 분리를 요구하는 규제 의무
• 전담 기록 관리 팀
• 서로 다른 보관(저장) 요구사항
• 더 엄격한 접근 제어
• 사이트 관리자가 기록을 관리해서는 안 되는 경우의 거버넌스 신뢰 우려

하이브리드 접근도 가능합니다. 일정 기간 동안 활성 문서 형태로 기록을 유지한 다음, 프로젝트가 완료되거나 보존 단계가 종료되면 이를 아카이브로 라우팅하세요.

4. 기록을 선언하고 수집하기

문서는 수집 방법을 통해 기록이 됩니다. 즉, 사용자의 수동 선언, 메타데이터와 콘텐츠 유형에 기반한 자동화 규칙, 또는 비즈니스 이벤트에 의해 트리거되는 워크플로우입니다.

SharePoint는 파일 플랜 메타데이터와 정책에 따라 콘텐츠를 특정 위치로 라우팅할 수 있습니다. 최신 Purview 기반 모델에서는 자동 적용 라벨 정책이 이를 대규모로 처리합니다. 레거시 환경에서는 Content Organizer가 메타데이터 값에 따라 문서를 올바른 라이브러리로 라우팅합니다.

핵심 SharePoint 기록 관리 기능

SharePoint와 Microsoft Purview는 기록 관리의 기반이 되는 여러 통합 기능을 제공합니다. 다음 섹션에서는 각 기능이 실제로 어떻게 작동하는지 자세히 설명합니다.

보존 레이블 및 정책(SharePoint Online 중심)

보존 레이블은 개별 항목에 대한 보존 및 삭제 동작을 정의하는 태그입니다. 이는 Microsoft 365에서 최신 기록 관리를 가능하게 하는 핵심 기반입니다.

5가지 자동 적용 방법을 통해 대규모로 레이블을 적용할 수 있습니다:

1. 민감 정보 유형 (패턴 일치 방식 탐지용: 주민등록번호(SSN), 신용카드 번호, 사용자 지정 패턴)
2. 키워드 또는 쿼리 Keyword Query Language 조건을 사용
3. 학습 가능한 분류기 미리 학습된 모델 또는 사용자 지정 모델에서 AI/ML 기반 콘텐츠 인식을 사용
4. 클라우드 첨부파일 이메일 또는 Teams 메시지에서 공유된 파일을 탐지
5. 기본 레이블 SharePoint 라이브러리와 폴더 전반에 걸쳐 자동으로 상속

자동 적용 레이블 정책은 새로 생성된 콘텐츠에만 한정되지 않습니다. 기존 문서를 과거로까지 소급해 평가하고 분류할 수도 있으며, 이는 수년간 축적된 분류되지 않은 SharePoint 콘텐츠 위에 기록 관리(Records management)를 구축하는 조직에 매우 중요합니다.

분류 규칙과 학습 가능한 분류기가 시간이 지남에 따라 정교해지면, 이전에 라벨이 지정된 콘텐츠를 다시 평가하여 오류를 수정하고 이전 처리 단계에서 누락되었을 수 있는 레코드를 식별할 수 있습니다.

학습 가능한 분류기를 사용한 자동 라벨링에는 Microsoft 365 E5/A5/G5 또는 이에 상응하는 컴플라이언스 추가 기능 라이선스가 필요합니다. 이는 짚어둘 만한 내용인데, 라이선스 공백은 구성에만 집중하는 팀에게는 보이지 않는 컴플라이언스 리스크를 만들 수 있기 때문입니다.

플랫폼이 적절하게 구성된 것처럼 보일 수 있지만, 규제 심사를 위해 필요한 기반 역량이 부족할 수 있습니다.

감사, 보류(holds), 및 eDiscovery

SharePoint는 통합 감사 로그에 사용자 및 관리 작업을 기록합니다. 해당 로그를 얼마나 오래 보관할지는 라이선스에 따라 달라집니다:

• 기본 라이선스: 180일
• E5: 1년
• E5 + 사용자별 추가 기능: 최대 10년

10년 옵션은 소급 적용되지 않으며, 정책을 생성한 이후에 생성된 로그만 보관합니다. 장기간 감사 추적이 필요한 산업의 조직이라면 사고가 발생한 후가 아니라 사전에 이를 도입해야 합니다.

보류(hold)는 소송, 조사 또는 규제 검토에 관련된 콘텐츠의 처분을 중단합니다. 보류가 활성화되면 원본 콘텐츠가 숨겨진 시스템 관리 위치인 Preservation Hold Library로 이동됩니다.

사용자는 보류(hold)에 대해 인지하지 못하더라도 라이브 복사본을 계속 사용해 작업할 수 있습니다. 동일한 항목에 여러 보존 정책 또는 보류가 적용되는 경우, 보존 원칙이 적용 가능한 기간 중 가장 긴 기간 동안 데이터를 보존하여 충돌을 해결합니다.

또한 Microsoft는 eDiscovery를 세 가지 등급으로 제공합니다.

• 콘텐츠 검색: 기본 검색 기능, E3에 포함
• eDiscovery Standard: 케이스 관리와 법적 보류(legal holds)를 추가
• eDiscovery Premium: 보유자(custodian) 관리, 예측 코딩(predictive coding), 고급 인덱싱을 추가

Teams 콘텐츠의 경우 메시지와 파일이 서로 다른 위치에 저장되므로, 관련된 모든 콘텐츠를 캡처하려면 연결된 사서함과 SharePoint 사이트 양쪽에 보류(hold)를 설정해야 합니다.

이메일 및 소셜 콘텐츠를 기록(레코드)으로

Microsoft Purview는 단일 인터페이스를 통해 SharePoint, Exchange, OneDrive, Teams, Viva Engage 전반에 일관되게 적용되는 통합 보존(리텐션) 프레임워크를 제공합니다. Exchange 보관(archiving)과 SharePoint 파일 플랜 간에는 별도의 통합이 필요하지 않습니다. SharePoint 문서를 관리하는 것과 동일한 보존 레이블이 이메일 항목에도 적용됩니다.

Teams 콘텐츠는 저장 위치가 분리되어 있기 때문에 특히 주의가 필요합니다. 채널에서 공유된 파일은 팀의 SharePoint 사이트에 저장되고, 채널 메시지는 연결된 그룹 사서함에 저장됩니다. 포괄적인 기록(레코드) 범위를 확보하려면 두 위치 모두에 보존 정책을 적용해야 합니다.

블로그, 위키 및 기타 소셜 콘텐츠도 동일한 레이블 기반 정책에 따라 기록(레코드)으로 캡처할 수 있습니다. 조직은 전반적인 컴플라이언스 전략의 일부로, 이 콘텐츠가 파일 플랜과 보존 일정에 어떻게 매핑되는지 계획해야 합니다.

SharePoint에서 기록 관리 솔루션 설계하기

성공적인 기록 관리 구축에는 Purview 기능을 활성화하는 것 이상의 작업이 필요합니다.

먼저 SharePoint 환경의 현재 상태를 파악한 다음, 컴플라이언스 요구 사항에 부합하는 사이트 아키텍처, 콘텐츠 유형, 워크플로를 설계하는 것에서 시작합니다.

1단계: 현재 문서 처리 방식을 평가하고 개선하기

무엇이든 설계하기 전에 현재 콘텐츠 유형, 메타데이터, 권한이 향후 기록 관리 요구 사항과 일치하는지 확인하세요. 메타데이터가 현재 어떻게 사용되고 있는지, 버전 관리가 어떤 방식으로 이루어지는지, 사용자가 문서를 실제로 어떻게 작업하는지, 그리고 현재 상태와 Purview 기능 사이에 어떤 격차가 있는지 평가합니다.

수년간 SharePoint를 사용해 왔지만 공식적인 기록 관리 절차가 없었던 조직이라면, 기존 콘텐츠의 누적분(백로그)도 처리해야 합니다. 수천 건의 분류되지 않은 문서, 일관되지 않은 메타데이터, 기록 선언이 없는 라이브러리는 상당한 공백을 의미합니다.

사용자에게 이 콘텐츠를 소급해 수동으로 검토하고 선언하도록 맡기는 방식은 규모가 커질수록 비현실적입니다. 처음부터 auto-apply 라벨 정책과 자동 분류 도구를 활용해, 새로운 문서와 함께 기존 콘텐츠를 체계적으로 처리할 계획을 세우세요.

2단계: 사이트 아키텍처, 콘텐츠 유형, 라이브러리 설계

현대적인 SharePoint는 깊은 계층 구조보다 평평한(Flat) 아키텍처를 선호합니다. 주제, 작업, 또는 업무 단위마다 사이트를 하나씩 구성하세요. 허브 사이트는 하위 사이트를 중첩하지 않으면서도 조직 구조를 제공하므로, 다른 모든 것을 손상시키지 않고 사이트를 더 쉽게 관리, 보관(아카이브), 또는 삭제할 수 있습니다.

필수 메타데이터가 포함된 주요 기록 범주에 대해 전역(글로벌) 콘텐츠 유형을 정의하세요. 최소한 정보 분류와 비즈니스 기능에 대한 콘텐츠 유형을 계획해야 합니다. 활성 문서와 장기 기록 보관을 명확히 분리하도록 라이브러리와 사이트를 구성하세요.

Content Type Hub를 통해 중앙에서 관리되는 콘텐츠 유형은 조직 전반에서 일관된 적용이 필요할 때 효과적입니다.

3단계: 라우팅과 워크플로를 계획합니다

레거시 SharePoint Designer 워크플로는 더 이상 사용되지 않습니다. 모든 신규 워크플로 개발은 Power Automate를 사용해야 합니다.

문서가 레코드가 되는 시점에 문서를 이동하거나 태그하는 워크플로를 설계하세요. 일반적인 패턴에는 레코드 선언 전에 진행하는 승인 워크플로, 레코드의 보존 기간이 끝나기 직전에 발송되는 보존 검토 알림, 최종 승인을 위한 처분(disposition) 워크플로가 포함됩니다. 각 워크플로의 트리거, 단계, 조건, 예외 시나리오를 문서화하세요.

교육을 잊지 마세요. 사용자는 콘텐츠가 언제, 어떻게 레코드가 되는지, 레코드가 되면 무엇이 달라지는지, 그리고 그것이 왜 중요한지 이해해야 합니다. 사용자 동의가 없으면, 가장 공들여 설계한 시스템이라도 결국 무너집니다.

Netwrix가 SharePoint에서 레코드(기록) 관리를 지원하는 방법

기본 제공되는 Microsoft Purview는 규정 준수(compliance) 엔진을 제공하고 SharePoint는 저장소를 제공하지만, 어느 쪽도 규정 준수 및 보안 리더가 실제 거버넌스 질문에 답하기 위해 매일 필요로 하는 가시성을 제공하지는 못합니다.

Netwrix 1Secure Platform 은 레코드 라이브러리를 포함해 SharePoint 콘텐츠와 구성에 누가 액세스하거나 변경하는지에 대한 지속적인 감사를 통해 그 격차를 메웁니다. 그 permissions reporting 은 과도하게 노출된 사이트, 라이브러리, 레코드를 드러내어, 그것이 감사 결과(지적사항)가 되기 전에 조직이 사전에 조치할 수 있도록 합니다.

컴플라이언스 및 보관(리텐션) 증거를 위해 Netwrix는 GDPR, HIPAA, PCI DSS 등과 같은 규제 프레임워크에 보고를 직접 매핑합니다. 그리고 FISMA/NIST 를 통해 SharePoint 활동 데이터가 access controls , 보관 정책, 감사인이 확인하길 기대하는 법적 보류(legal hold) 의무와 연결되도록 합니다.

Netwrix Data Classification 는 콘텐츠 자체를 식별하고 분류하는 보완적인 과제를 다룹니다. SharePoint와 함께 온프레미스 파일 공유, 데이터베이스, 클라우드 스토리지를 포함한 하이브리드 환경 전반으로 자동화된 검색을 확장합니다.

규제 표준에 대한 미리 정의된 분류 체계를 사용하여 분류 태그를 파일에 직접 삽입함으로써, 후속 기록 관리 프로세스의 정확성을 향상시킵니다.

Netwrix 데모를 요청하세요 1Secure Platform과 Netwrix Data Classification이 SharePoint 환경 전반에서 방어 가능한 기록 관리(Defensible Records Management)를 어떻게 지원하는지 확인해 보세요.