Hull College は GDPR への継続的な準拠のためにデータ保管ワークフローを自動化します

課題

• 数百万件の学生記録に対する GDPR の保管要件を徹底
  Hull College は、学生の個人情報を含む数百万のファイルを保管しています。GDPR のデータ保管ルールに準拠するため、IT チームには、これらのファイルを完全に可視化し、適切な保管期間を確実に適用できることが必要でした。正確性を確保し、他の IT イニシアチブの進行を遅らせないために、データの発見と分類を自動化したいと考えました。
• 大規模に DSAR に効率よく対応
  大学は、データ主体によるアクセス要求（DSAR）を迅速かつ正確に処理しなければなりません。保管されているデータ量を考えると、手作業での検索は現実的ではありませんでした。IT チームには、すべてのシステムにまたがって規制対象の情報を自動で見つける方法が必要でした。
• 高リスクな活動を検知してセキュリティを強化する
  機密性の高いリソースをより確実に保護するため、IT チームは環境全体での異常な活動に関する見通し（インサイト）を求めていました。彼らは、権限昇格、財務データまたは人事（HR）データへのアクセス試行、疑わしいファイル削除といった重要なイベントに対するアラートが必要でした。これにより、潜在的な脅威を迅速に軽減できるようにする必要があったのです。

Netwrix のソリューション

Hull College の IT ディレクターである John Bayes は、他のソリューションではなく Netwrix を選びました。理由は、どれだけ多くのことを“そのまま”すぐに実行でき、さらに設定や利用がどれほど簡単かという点にあります。彼のチームはすでに手一杯だったため、学習にかかる負担が最小であることが重要でした。

• データガバナンスの改善。 John はすぐに Netwrix Data Classification を使って、大学のファイルサーバーをスキャンしました。データ所有者と相談した結果、もはや必要のない記録のうち半分以上をアーカイブできました。そして残りのファイルについては、適切な保持（リテンション）ポリシーを設定して運用できるようにしました。John はさらに、学生の PII を含むすべての文書を分類し、現在ではそれらが安全な場所にのみ保存されていることを簡単に確認できています。
• DSAR への対応を効率化。 Netwrix Data Classification は、DSAR を提出した個人に関連するすべての個人データを IT チームが効率的に見つけてエクスポートできるようにも支援します。実際には、検索を開始して関連する記録をすべて取得するまでに、通常わずか 5 分しかかかりません。その結果、John は他のプロジェクトを遅らせることなく、組織がプライバシー上の義務を確実に果たせるようになります。
• インシデント検知の改善。 Netwrix Auditor の日次レポートは、IT 環境全体におけるユーザーの動きを要約し、権限昇格、仮想マシンの変更、機密データの変更など、迅速な対応が必要になり得る領域を強調します。John は、複数回のログオン失敗や、財務または HR フォルダーへのアクセスを試みるといった、異常なユーザー行動に関するアラートも評価しています。これにより、悪意のある行為者が実際の被害を与える前に見つけることができます。

主なメリット

• データ保持のワークフローを自動化します
• DSAR の処理を高速化します
• 潜在的に有害なアクティビティをアラートします

導入事例（顧客プロフィール）

イングランドのキングストン・アポン・ハル（Kingston upon Hull）に拠点を置く Hull College は、コンピューティング、工学、芸術、スポーツなど幅広い分野で、さらなる教育、高等教育、大学の学位を提供しています。このカレッジは Hull College Group が運営しており、市内に 3 つのセンターを管理し、キャンパス全体で 15,000 人の学生を受け入れています。