記録管理ポリシーの例

以下は、記録管理ポリシーのテンプレートです。組織で使用するには、組織に適用されるルールや法律を十分に理解し、それに合わせてサンプル文を修正する必要があります。たとえば、記載されている保管期間は、組織が対象となる規制に準拠していない可能性があります。

組織に複数の記録ポリシー（例：財務、製造、HR）がある場合は、全社的な責任を定義し、個別の記録ポリシーを区分するインデックス（目次）を含む「コアとなる記録ポリシー」を用意しておくと便利です。この場合、個別のポリシーはコーポレート（企業）記録ポリシーを参照し、個別ポリシーの範囲に関連するセクションのみを含めます。このサンプルの記録管理ポリシーは財務記録向けに設計されていますが、他の種類のポリシー向けに必要なすべての構成要素が含まれています。財務記録が選ばれたのは、財務記録がすべての組織で管理が必要な記録の一種だからです。

企業の財務記録ポリシー：主要情報

このセクションは、記録（Records）ポリシーの主要情報をまとめたものです。読者が関連する情報をすぐに把握できるように構成してください。

目的

このセクションでは、ポリシーの目的を概説し、それを作成するためのビジネス上の要因を詳述してください。本ポリシーの導入により組織が満たす具体的な規則や規制、およびその他の考慮事項があれば、すべて詳しく記載してください。

このポリシーの目的は、情報および記録（records）の作成と管理に関する指針と方向性を示し、スタッフの責任を明確にすることです。記録管理プログラムは、運用上のニーズ、連邦・州・地方政府の規制、財政および法的要件、歴史的価値、ならびに業務上の参照目的に従って、記録を維持、保護、保管（保有）し、そして処分することを意図しています。

社内の運用上の必要により、会社の財務を時系列で分析するために、すべての財務記録を保持する必要があります。そのため、すべての財務記録は最低5年間保持する必要があります。

歴史的な目的のため、すべての公開されている四半期および年次の財務報告書は、永久記録として保持する必要があります。

関連する連邦の規制要件は SEC および IRS から示されています。2002 年の Sarbanes-Oxley Act では、すべての財務レビューおよび監査資料を 5 年間保持することが求められています。IRS は、提出条件に応じてすべての財務記録を最大 7 年間保持する必要があるとしています。州や地方当局による追加の要件はありません。

規制に関するリンク [内部および外部の参照先を名称で両方リンクし、可能であれば直接リンクを付ける]

• SOX
• IRS 規制

適用範囲と適用条件

記録ポリシーが、組織の事業および業務取引のうち「誰を対象にするのか」ならびに「どの側面を対象とするのか」を明確にしてください。ポリシーが対象とする業務アプリケーションおよびシステム（メール、電子記録など）を示してください。ポリシーが組織全体を対象とするのか、特定の部門、または定義された地域を対象とするのかを示してください。

このポリシーは、組織全体のすべての財務担当者に適用されます。具体的には、組織の財務業務のあらゆる側面および作成または受領されるすべての財務情報を対象とします。また、以下を含むあらゆる形式で保存されている情報および記録を対象とします:

• 文書
• スプレッドシート
• プレゼンテーション
• メール
• メモ
• 議事録
• 視聴覚資料
• その他のすべての電子記録またはスキャン記録

このポリシーは、公式の記録管理システム、メール、Webサイト、ソーシャルメディアのアプリケーション、データベース、財務管理システムを含め、財務情報および記録の作成、管理、または保存に使用されるすべてのアプリケーションも対象とします。

ポリシー

この文書では、記録ポリシーの対象となる記録とその保管（保持）スケジュールを概説し、記録をどのように管理し、利用可能な状態にし、最終的にどのように廃棄するかを定義します。異なる規則や規制に対応させるために、いくつかのカテゴリを定義することができます。記録ポリシーの実装を簡素化するために、文書を「big bucket」と呼ばれるカテゴリの数を絞ってグループ化することを推奨します。

[これは、この記録に適用される記録の特定のカテゴリです。ポリシー名から続いている番号付けスキームの構成に注目してください。]

[一部の記録ポリシーでは、以下に示すように、記録ポリシーの対象範囲に含まれるものの特定のカテゴリに該当しないすべての文書に対して、一般的な保存（保持）を指定する必要があります。]

役割と責任

このセクションでは、ポリシーに関する役割と責任を一覧化します。Executive Owner のような一部の役割や責任は、複数の記録ポリシーで同じである場合があります。

Executive Owner

この役割は、エグゼクティブ・リーダーシップ・チームのメンバーである必要があります。記録管理は組織全体で行われますが、最終的な責任を負うのは1人であるべきです。理想的には、この人は CEO に直接報告します。

この例では General Counsel（総務法務責任者）を挙げていますが、多くの組織では常勤のシニア法務スタッフがいないことがあります。代替案としては、最高財務責任者（Chief Finance Officer：CFO）、最高執行責任者（Chief Operations Officer：COO）、または最高情報責任者（Chief Information Officer：CIO）などが考えられます。ただし、多くの組織では CIO が CEO に直接報告しておらず、むしろ Chief Technology Officer（CTO）としての役割に近いため、管理する情報のビジネス面を十分に理解していない可能性がある点に注意してください。

担当：General Counsel

責任：

• 記録管理プログラムのエグゼクティブ・スポンサーとして機能する
• 記録管理プログラムのビジョン、目標、および目的を確立する
• 記録管理プログラムが十分なリソースを受け取れるようにする
• 組織の記録管理ポリシーへの準拠状況を監視する

ポリシーオーナー

この役割は、ビジネス文書の領域における事業オーナーです。これは、ポリシーの対象となる記録を直接利用する上級者を指します。組織全体に対して単一の記録ポリシーがある場合、この役割はCOOであるか、または実行オーナー（Executive Owner）と同一人物である可能性があります。

担当：CFO

責任：

• 記録管理ポリシーを所有する
• 記録管理ポリシーが実装されていることを確認する
• 記録管理ポリシーが遵守されていることを確認する
• 記録管理ポリシーを毎年見直し、最新の業界および組織の要件に対応していることを確認してください。

記録管理者

この担当者は、ポリシーの所有者と同一人物である場合もあれば、ポリシーの所有者のスタッフの一員である場合もあります。あるいは、組織内の専任の役職として定められていることもあります。紙媒体と電子記録の量、ならびに組織内で導入されている自動化のレベルによって異なります。

担当：財務の記録管理者

責任：

• 紙の記録の保管に責任を負う
• 財務記録の記録管理手順を定義する
• 定期的に財務記録の処分（ディスポジション）を見直す
• 財務スタッフ向けに記録管理ポリシーの研修を作成し、提供する

テクノロジー サポート

これは通常、Policy Owner（ポリシー保有者）を支援する IT 組織の責任者（オーナー）です。この役割の範囲は、電子記録管理（electronic records management）プログラムの成熟度に大きく左右されます。

割り当て先： CIO

責任：

• 電子記録管理システムを維持管理する
• 記録管理ポリシーに対するシステムの準拠を確実にする
• 電子記録の保管期間の間、完全な監査記録を維持します
• システムの利用状況と、記録管理ポリシーへの準拠を示すレポートを提供します
• 電子記録への不正なアクセスや改ざんを防止します
• 記録の保護を確実にし、記録保管のための安全なバックアップを含めることで、適切な災害復旧を可能にします

記録の作成者および利用者

可能であれば、記録の申告と分類は完全に自動化されるべきです。これは、プロセス中心の文書、または幅広くカテゴリ分けできる文書（例：財務文書）であれば、より簡単です。目的は、記録管理に関する負担（実際の負担であれ、認識上の負担であれ）を、平均的な従業員から取り除くことです。

担当： 財務担当者

責任：

• すべての財務文書を電子的に企業コンテンツリポジトリへ適切に保管する
• 定義された命名規則およびメタデータの慣行に基づいて財務文書の内容を特定する
• 電子メールやチャットで実際の文書を送るのではなく、文書への参照リンクを社内に送信して、文書コピーの増殖を抑えます

付録：定義

複数のポリシーがある場合は、定義が記載された外部リソースへのリンクを単に提示するのが最善です。これにより、すべてのポリシーで定義を一貫させることができ、定義を変更するたびにすべてのポリシーを更新する必要がなくなります。

処分（Disposition）：保管期間の終了時に記録に対して行う処置。

記録（Record）：記録として宣言され、保管対象として設定された文書またはその他の情報。

記録の宣言（Record declaration）：文書またはその他の情報（紙または電子）を、記録の保管（records retention）の対象として取り扱うプロセスです。このプロセスが完了した後、その文書は「記録（record）」とみなされます。

保管（Retention）：記録（record）を保護し、管理するプロセスです。

保管期間（Retention period）：記録（record）を保管する期間。

保管スケジュール（Retention schedule）：記録（record）をどれくらいの期間保持するか、またライフサイクル（lifecycle）を通じてどのような処理が行われるかを詳しく定めた方針です。

バージョン（Version）：文書の反復（イテレーション）です。文書にはメジャーバージョン（1.0、2.0、3.0 など）とマイナーバージョン（1.1、1.2、1.3 など）があります。