Office 365에서 Copilot으로 효율을 극대화하는 방법

Microsoft 365 Copilot은 Microsoft 365 제품군과 원활하게 통합되도록 설계된 AI 기반 생산성 도우미입니다. 지능형 제안을 제공하고 작업을 자동화하며 사용자에게 실시간 인사이트를 제공함으로써 여러 애플리케이션 전반에서 사용자 생산성과 협업을 강화합니다. Copilot은 이메일 초안 작성, PowerPoint에서 프레젠테이션 제작, Teams에서 회의 요약 등 사용자의 업무를 돕습니다. 하루 종일 작은 시간을 절약할 수 있어, 근무 1주 동안에는 상당한 시간 절감 효과로 이어집니다.

기업들은 직원들을 위해 Copilot과 같은 AI 어시스턴트의 활용을 적극적으로 도입하고 있습니다. 일상적인 작업을 자동화함으로써 Microsoft Office Copilot은 직원들이 전반적인 생산성과 혁신을 이끄는 보다 창의적이고 전략적인 활동에 집중할 수 있도록 전환하게 해줍니다. Copilot은 기존의 오피스 도구가 수동 입력에 의존하는 것과 달리, 프로세스를 간소화하여 시간을 낭비하는 반복적인 업무를 줄이는 역동적인 AI 기반 접근을 도입한다는 점에서 큰 변화를 의미합니다. 결국, 여러분의 시간과 자원은 시간을 갉아먹는 지루한 작업이 아니라 고객을 위해 쓰여야 합니다.

Microsoft 365 Copilot은 누구를 위한 것인가요?

• 비즈니스 사용자 – 전문가가 이메일을 작성하고 문서를 만들며 데이터를 효율적으로 분석할 수 있도록 돕습니다.
• 엔터프라이즈 사용자 – 대규모 조직이 워크플로 자동화, 보고서 생성, 실시간 협업을 수행할 수 있도록 지원합니다.
• 개인 사용자 – 일상 업무를 위한 AI 기반 지원을 제공하여 개인 및 프리랜서 작업을 더 효율적으로 만듭니다.

Microsoft 365에서 AI의 부상

Copilot은 Office 365 앱과 원활하게 통합되어 애플리케이션의 일부처럼 작동합니다. 예를 들어 Word를 열면 Copilot이 바로 도움을 제공할 준비가 되어 있습니다:

위 스크린샷에 표시된 아이콘을 클릭하면 아래에 표시된 것처럼 Copilot이 도움을 준비합니다.

PowerPoint에서도 아래와 같이 도움을 제공할 수 있습니다:

실제로 Copilot은 모든 Office 365 애플리케이션과 통합되어 더 효율적으로 작업할 수 있습니다. 현재 사용자들은 특히 회의 요약이나 문서 작성 같은 작업에서 시간을 절약하고 생산성을 높이는 기능을 높이 평가합니다. AI는 초기 개발 단계에서 계속 진화하고 있어 기술적으로 아직 완전히 성숙하지는 않았습니다. 신기술이라면 으레 그렇듯 버그도 있습니다. 사용자들은 특히 Excel에서 복잡한 계산을 수행할 때 가끔 응답을 사실처럼 만들어내는(허위로 생성하는) 일이 있다고 보고합니다. 일부 사용자는 Copilot 서비스의 구독 비용에 대해 우려를 표하기도 하지만, 많은 사용자는 그 이점이 월 구독료(명목 요금)보다 훨씬 크다고 느낍니다.

Microsoft 365 Copilot 시작하기

Microsoft Copilot 365에 액세스하려면 필요한 것은 적절한 라이선스뿐입니다. 최신 Windows 운영 체제 또는 Edge 브라우저를 사용하면 Copilot의 무료 버전을 이용할 수 있지만, Office 365와 통합되지는 않습니다. Copilot Chat을 Microsoft 365 Copilot과 혼동하지 마세요. Copilot Chat은 웹, Teams, Outlook을 통해 사용할 수 있지만 Microsoft 365 Copilot의 통합 기능을 제공하지 않는 독립형 환경입니다.

비즈니스 용도로 Copilot을 설정하려면 먼저 Microsoft 365 계정과 함께 필요한 라이선스를 보유하고 있는지 확인해야 합니다. 다음은 라이선스 옵션입니다:

• 엔터프라이즈 사용자: Microsoft 365 E3, E5, Business Standard 또는 Business Premium 라이선스가 필요합니다.
• 교육 사용자: 교수진 및 고등 교육(대학 등) 학생 중 18세 이상은 Microsoft 365 A1, A3 또는 A5 라이선스가 필요합니다.
• 추가 요구 사항: Microsoft 365 라이선스 외에도 Microsoft 365 Copilot 애드온 라이선스를 추가로 보유해야 합니다.
• 비(非) 엔터프라이즈 사용자: Microsoft 365 Personal 또는 Family 구독을 보유한 사용자는 Copilot Pro와 함께 사용하여 Copilot 기능을 Microsoft 365 앱에 통합할 수 있습니다.

엔터프라이즈 조직의 경우 Microsoft 365 관리 센터를 사용하여 사용자에게 라이선스를 할당하세요. 앱의 프라이버시 설정을 검토하고 필요할 경우 추가 기능을 구성합니다. 모든 필수 조건이 완료되면 사용자는 Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams를 포함한 모든 Office 애플리케이션에서 Copilot 통합의 이점을 누릴 수 있습니다.

Microsoft 365 Copilot 기능 – 새로워진 점과 작동 방식

Word의 Copilot: AI 기반 글쓰기 지원

AI 기반 문서 작성 도구는 사용자가 문서를 만들고, 요약하고, 다듬는 데 도움을 줍니다. M365 Copilot은 텍스트를 표로 변환하는 것뿐만 아니라, 기존 콘텐츠를 참고하거나 새로운 정보를 찾아 새로운 콘텐츠를 초안 작성하는 데도 지원할 수 있습니다.

Excel의 Copilot: 고급 데이터 분석 및 인사이트

이제 사용자는 Copilot을 통해 자동화된 인사이트를 생성하고, 추세를 파악하며, 수식이나 함수들을 직접 적용하지 않고도 시각화를 만들 수 있으므로 Excel의 모든 기능을 마음껏 활용할 수 있습니다. 이 모든 과정은 데이터를 분석하는 일을 훨씬 더 쉽게 만들면서도, Excel 명령을 배워야 할 필요성을 없애줍니다.

PowerPoint의 Copilot: 자동화된 프레젠테이션

Copilot은 작성한 문서를 가져와 슬라이드로 변환할 수 있습니다. 레이아웃을 자동으로 설계하고, 관련 이미지와 애니메이션도 제안할 수 있습니다. 사용자는 몇 번의 마우스 클릭만으로 긴 프레젠테이션을 요약하거나 프레젠테이션 구조를 재구성할 수 있습니다.

Outlook의 Copilot: 이메일 요약 및 똑똑한 답장

Copilot이 긴 이메일 스레드를 요약하고 답장을 생성해 주기 때문에 사용자는 이제 이메일에 소요되는 시간을 줄일 수 있습니다. Copilot은 일정 관리, 작업 위임, 실시간 인사이트 제공을 통해 팀 생산성을 최적화하는 데도 도움을 줄 수 있습니다.

OneNote 및 Whiteboard의 Copilot: AI 지원 노트 작성

Copilot은 OneNote와 Whiteboard에 통합되어 아이디어를 떠올리고, 노트를 구조화하며, 콘텐츠를 요약하는 데 도움을 줍니다. 또한 프로젝트를 시작할 수 있도록 지능적인 제안을 제공할 수도 있습니다.

Copilot Chat: 워크플로를 위한 안전한 AI 지원

Copilot Chat은 어떤 작업이든 맡길 수 있는 단일 목적지(한 곳)로 제공됩니다. 사용자들이 AI 어시스턴트와 대화형으로 상호작용하고 일상 업무에서 자동화의 강력함을 활용할 수 있도록 하는 대화형 AI 경험을 제공합니다.

Microsoft Word의 Copilot – 더 똑똑한 문서 작성

문서 작성을 맡았는데, 작가의 막힘(Writer’s block) 때문에 도무지 시작이 되지 않는 상황을 떠올려 보세요. Copilot은 사용자가 제공하는 프롬프트를 바탕으로 텍스트를 생성해, 문서를 처음부터 시작하거나 기존 콘텐츠를 확장하는 데 도움을 줍니다. 아래 스크린샷에서는 Copilot이 다음 프롬프트를 사용했습니다:

문서를 초안으로 작성했습니다:

사용자는 텍스트를 선택한 뒤 Copilot에게 다시 작성하도록 요청하고 특정 톤이나 스타일에 맞게 조정할 수 있습니다. Copilot은 문법과 구두점을 확인하도록 사용자를 돕는 데 있어 기존 워드프로세싱의 한계를 훨씬 뛰어넘습니다. AI로 강화된 이 교정 도구는, 전문적으로 다듬어진 것처럼 글을 쓸 수 있도록 어휘에 대한 개선 제안을 하기도 합니다. 또한 OneDrive에 있는 긴 문서를 스캔해 요약하는 데에도 사용할 수 있습니다.

Microsoft Excel의 Copilot – AI 기반 데이터 관리

Microsoft Excel 365를 열면 Excel 인터페이스 상단의 리본에 Copilot 버튼이 표시되는 것을 확인할 수 있습니다. 버튼을 클릭하면 Copilot 채팅 창이 열립니다.

그 버튼을 클릭하면 시간과 전문 기술이 필요한 반복적인 Excel 작업의 상당 부분을 자동화할 수 있는 지능형 데이터 어시스턴트의 잠재력이 열립니다. Excel에 통합된 AI는 스프레드시트를 스캔해 추세를 파악하고 이상 징후를 찾아내며 상관관계를 부각시킬 수 있습니다. 숫자 행을 수동으로 일일이 훑어보는 대신, 사용자는 “지난해에 비해 매출은 어떻게 변했나요?”와 같은 자연어 질의로 Copilot에게 물어볼 수 있습니다. 즉, 데이터를 분석하고 그로부터 인사이트를 초안으로 작성하는 역량이 더 이상 Excel 기술에만 의해 제한되지 않습니다.

Copilot은 차트, 그래프, 피벗 테이블을 자동으로 생성하여 데이터 시각화를 간편하게 해줍니다. 이를 통해 고급 기술을 요구하지 않고도 보고가 더 쉬워집니다. 또한 데이터 정리, 서식 지정, 수식 생성 같은 반복 작업을 자동화하여 수작업 노력을 줄여줍니다. 현재 Excel AI 기능에는 제한이 있지만, 향후 발전을 통해 이러한 공백은 줄어들 것이며, 복잡한 데이터 분석에서 오늘날 발생하는 흔한 오류의 일부도 감소할 수 있습니다.

Microsoft Outlook의 Copilot – 더 스마트한 이메일 및 커뮤니ケ이션

인정하자면, 누구도 이메일함 관리의 지루한 노동을 좋아하지는 않습니다. 누군가가 보낸 긴 이메일을 읽을 시간이 없나요? 아래에 표시된 것처럼 이메일 위에 있는 요약(Summary) 기능을 클릭하기만 하면, 시간이 매우 중요한 상황일 수 있는 메시지 알림의 핵심 요점을 확인할 수 있습니다.

MS 365 Copilot은 긴급성과 관련성을 기준으로 이메일을 정렬해 받은 편지함을 정돈하는 것부터 시작할 수 있습니다. 또한 간결한 응답 문구를 제안해 주므로, 고객, 동료, 팀 구성원에게 더 나은 소통으로 답변하는 데 도움이 됩니다. 예를 들어, 간단한 초안을 작성한 다음 아래에 표시된 것처럼 Copilot에게 필요에 맞게 다시 써달라고 요청할 수 있습니다:

Outlook에 통합된 AI 비서는 미팅 시간을 제안하는 것뿐 아니라, 일정 충돌이 발생하면 약속을 자동으로 다시 조정하는 등의 작업을 할 수 있습니다. 이렇게 하면 사용자가 신경 써야 할 일이 한 가지 줄어듭니다. 다양한 기능을 제공하는 만큼, 이메일 프라이버시에 대해 걱정이 될 수도 있습니다. Copilot은 인사이트를 제공하고 작업을 돕기 위해 이메일을 분석하지만, 동의 없이 개인 데이터를 저장하거나 공유하지 않는다는 점을 알아두세요.

Microsoft Teams의 Copilot – 회의와 협업을 위한 AI

Teams의 Copilot을 다음 작업을 위해 설계된 AI 기반 서비스라고 생각해 보세요:

• 회의의 생산성과 협업을 향상하세요.
• 회의에서 주요 논의 내용을 요약하고, 누가 무엇을 말했는지 보여주는 스크립트를 제공하며, 참여자들이 어디에 동의했는지 또는 반대했는지 개요를 정리합니다.
• 회의록을 생성하고, 해결되지 않은 이슈를 강조하며, 후속 질문까지 제안합니다.
• Copilot을 Teams 채팅 및 파일 공유와 통합

앞서 언급했듯이 Copilot은 완벽하지 않으며, 사용자는 Copilot이 때때로 조작된 응답을 제공하거나 회의 요약에서 실수를 하는 경우가 있다고 보고합니다. 아무도 완벽하지 않으므로, Copilot을 감독이 필요한 유능한 도우미로 취급하세요.

개인 생산성을 위한 Copilot – Office 365를 넘어

이 글에서 Copilot이 Microsoft 365 애플리케이션 제품군과 어떻게 통합되는지 많이 다뤘지만, 그 기능에만 국한할 필요는 없습니다. Microsoft Copilot은 특정 주제에 대해 관련 정보를 수집하는 지능형 리서치 서비스 역할을 할 수 있습니다. 또한 할 일 목록을 생성하고, 마감일을 추적하며, 알림을 설정해 정리정돈과 업무 진행을 항상 앞서가도록 도와줍니다. 엑셀 실력을 다시 다지고 싶거나 고급 Word 사용자로 성장하고 싶으신가요? Copilot에 엑셀 수식 설명을 요청하거나, PowerPoint 디자인 개선을 제안받거나, Word의 고급 기능을 익히는 과정을 안내받을 수 있습니다. 네, Copilot은 당신의 개인 Microsoft Office 튜터가 될 수 있습니다.

문제 해결 및 사용자 우려 — 일반적인 이슈와 해결 방법

뛰어난 기능에도 불구하고, 사용자는 Copilot AI 어시스턴트에 대해 몇 가지 우려를 가지고 있습니다. 예를 들어, 사용자들은 Copilot을 시스템에서 제거하기가 어렵다는 점에 답답함을 표현해 왔습니다. 현재 Copilot의 AI 기능을 제거하려면 사용자가 Microsoft 365 애플리케이션을 제거(언인스톨)해야 합니다. 제거 권한이 없는 사용자는 각 애플리케이션 안에서 Copilot 기능을 비활성화할 수 있습니다. Windows Pro, Enterprise 또는 Education 사용자의 경우, 그룹 정책 편집기를 사용하면 시스템 전반에서 Copilot을 비활성화할 수 있지만, 개인 사용자는 각 애플리케이션 내의 설정 또는 옵션 메뉴를 확인해야 합니다.

성능 문제가 흔한 불만으로 나타납니다. Copilot은 내부 리소스를 일정 부분 사용하기 때문입니다. 일부 사용자는 기대가 큰 상태로 Copilot을 시작하지만 그 기대가 충족되지 않는다고 말하는 반면, 다른 사용자는 데이터 보안과 개인정보 보호에 대한 우려를 제기합니다. Copilot을 조직에 적용하려는 기업이라면, 배포 성공을 위해 교육이 매우 중요합니다.

Office 365에서의 Copilot의 미래 – 다음은 무엇?

Copilot은 AI 기반 자동화를 도입하지만, 전통적인 Office 기능을 대체하기 위한 것이 아니라 이를 보완하기 위한 것입니다. 사용자는 원할 때 언제든지 콘텐츠를 수동으로 편집하고 서식을 지정하며 분석할 수 있습니다. AI는 사람을 대체하려는 것이 아니라, 사람의 역량을 향상시키기 위한 것입니다.

Microsoft는 Copilot의 미래를 위해 큰 계획을 가지고 있습니다. 곧 제공될 새로운 기능 중 일부는 영업과 재무 등 다양한 역할에 맞춰 특정 생성형 AI 역량에 집중할 수 있도록 역할 기반 제공을 개선한 것입니다. 새로운 기능 업데이트가 도입될수록, Copilot은 문맥을 이해한 지원과 협업 편집에 있어서 더욱 더 향상될 것입니다. 언어 모델이 발전함에 따라 사용자는 일상적이고 반복적인 업무 부담을 더 많은 AI 도구로 옮기게 될 것입니다.

조직에서는 지금 Copilot에 투자해야 할지 고민할 수 있습니다. 결론부터 말하면, 이는 상황에 따라 달라집니다. 새로운 도구를 실험하는 데 익숙한 초기 기술 도입자들이 많다면, 지금 Copilot을 도입하는 것이 도움이 될 수 있습니다. 반대로 조직이 보통 도입하기 전에 기술이 더 확립될 때까지 기다리는 편이라면, Copilot이 더 정교해지고 기능의 예측 가능성이 높아질 때까지 도입을 미루는 것이 합리적일 수 있습니다. 다만 Microsoft Copilot에 투자하면 상당한 성과를 얻을 수 있다는 연구 결과가 있다는 점은 참고할 필요가 있습니다.

결론 – Office 365에서 Copilot을 최대한 활용하는 방법

Microsoft 365 Copilot의 이점을 최대화하려면 사용자는 기능을 최적화하는 데 집중하고, 누가 그로부터 가장 큰 혜택을 얻을 수 있는지 이해해야 합니다. 다음은 팁 목록입니다:

• Copilot에 대해 구체적이고 명확한 프롬프트를 제공하여 정확하고 관련성 있는 응답을 받을 수 있도록 하세요
• 복잡한 작업을 더 작고 관리하기 쉬운 단위로 나누세요
• Copilot과의 원활한 통합 및 최적의 성능을 보장하려면 모든 Microsoft 365 애플리케이션과 운영 체제를 최신 상태로 유지하세요
• 다가오는 기능과 업데이트가 있는지 Microsoft 365 Roadmap을 정기적으로 확인하세요.
• Copilot의 고급 기능에 대해 알아보려면 공식 Microsoft 교육 과정과 튜토리얼을 활용하세요.

주로 간단한 작업을 수행하거나 Microsoft 365 애플리케이션을 자주 사용하지 않는 사용자는 Copilot에서 큰 이점을 보지 못할 수 있다는 점을 기억하세요. 하지만 이 기술이 직장에 미치는 변화의 영향은 점점 더 분명해지고 있습니다. 사용자가 Copilot의 다양한 기능을 발견할수록, 시간이 지남에 따라 편안함과 사용량은 자연스럽게 증가합니다. 새로운 효율성의 혁명을 환영합니다.