전자 기록 관리(ERM)란 무엇인가요?

일과 중에 잘 살펴보면 주변에 종이가 많이 떠다니는 것을 볼 수 있습니다. 그중 상당수는 디지털에서 시작되었습니다. 사람들은 편의를 위해 복사본을 인쇄할 수 있지만, 원본 전자 파일은 어딘가의 컴퓨터에 그대로 저장되어 있습니다. 기록의 경우도 마찬가지입니다. 물리적인 기록은 많지만, 그 대부분은 디지털에서 기원한 기록입니다.

조직은 가능한 한 많은 기록을 전자적으로 관리해야 합니다. 기존의 오래된 모든 기록을 스캔하는 작업은 부담이 될 수 있지만, 더 새로운 기록은 전자 문서로서 전자 기록 관리 시스템에서 관리해야 합니다. 잠시 후 살펴보겠지만, 이러한 방식은 향상된 작업을 수행할 수 있게 해주며 기록 관리자들의 부담을 줄여줍니다.

전자기록 관리란 무엇인가요?

전자기록 관리(Electronic records management, ERM)는 전자 파일과 문서를 기록으로 관리하는 것입니다. ERM과 기존의 물리적 기록 중심 기록 관리의 가장 큰 차이는 ‘초점’에 있습니다. ERM은 디지털 비즈니스 프로세스의 일부로서 기록을 포착합니다. 즉, 보관실이나 창고의 박스에 쌓이는 종이 복사본이 아니라 원본 디지털 기록을 보존하는 것입니다. 이를 통해 비즈니스 활동의 자동화를 개선하고, 정확한 감사를 제공하며, 기록 스케줄을 신뢰성 있게 적용함으로써 효율성을 높일 수 있습니다.

ERM이 왜 필요할까요?

ERM은 모든 디지털 전환 전략의 핵심 구성요소이며 information governance 노력의 일부입니다. 많은 조직이 ERM 도입에 대해 깊은 두려움을 느끼는데, 과거에 ERM 관련 프로젝트가 위험과 추가 업무(오버헤드)를 늘려온 경험이 있기 때문입니다. 하지만 현실은 ERM을 정보 관리 노력의 일부로 바라보면 비즈니스에서 큰 성과를 얻을 수 있다는 점입니다. 기록을 전자적으로 관리하면 문서 메타데이터를 자동으로 수집할 수 있으며, ERM은 이 메타데이터를 활용해 기록을 식별하고 분류하고, 검색을 더 쉽게 만들 수 있습니다. 또한 기록 담당자는 파일에 대해 더 엄격한 통제를 적용할 수 있고, 중복 복사본을 제거하는 작업도 간단한 유지보수 과제로 바뀝니다.

디지털 기록 관리(Digital records management)는 정보가 올바르게 수집되고, 오래된 버전이 삭제되며, 사람들이 필요할 때 적절한 정보를 찾을 수 있도록 하는 데 도움이 됩니다. 또한 과거의 의사결정을 이해하고, 관련 증거를 모두 빠르게 찾아낼 수 있기 때문에 eDiscovery 요청에 대응하는 데 도움이 됩니다. 아울러 기록 보존 일정의 종료에 도달한 요청 문서가 실제로 완전히 삭제되었음을 입증할 수도 있습니다.

또한 ERM은 내부 정책과 외부 요구사항에 대한 규정 준수를 달성하고 이를 빠르게 입증할 수 있도록 도와줍니다. 그 결과, 조직은 본연의 미션을 다시 효과적으로 수행할 수 있습니다.

최신 전자 기록 관리 시스템의 가장 중요한 기능은 무엇인가요?

ERM 시스템은 1990년대 후반부터 사용되어 왔습니다. 수년 동안 주요 문서 관리 시스템과 통합되었습니다. 전자 기록이 늘어나면서 파일 플랜, 기록의 자동 처분(폐기/이관 등) 그리고 아카이빙 소프트웨어와의 통합이 문서 관리 솔루션의 표준 기능으로 자리 잡았습니다.

하지만 물리 세계의 기록 관리 방식만 디지털 세계에 그대로 옮겨 적용하는 시스템은 전자 정보로 작업하는 데서 얻을 수 있는 많은 이점을 놓치게 됩니다. 따라서 최신 ERM 시스템은 디지털 파일이 동일한 위치에서 생성되거나 그곳에 그대로 저장되지 않을 것이라는 점을 이해합니다. 즉, 여러 소스(예: SharePoint, 파일 저장소 및 이메일)에서 기록을 자동으로 관리하고 수집(ingest)할 수 있어야 합니다. 그런 다음 해당 기록은 비즈니스 맥락과 관계없이 누구나 쉽게 이용할 수 있어야 합니다.

ERM 시스템은 또한 기록을 원래 위치에서(in place) 관리할 수 있어야 합니다. 기록은 한 번 가져와서(캡처한 뒤) 보관함으로 넘기는 오래된 스냅샷이 아닙니다. 기록은 조직 전반의 비즈니스 프로세스를 추진하는 데 활용될 수 있는 정보를 제공합니다.

최신 ERM 시스템의 추가로 중요한 기능은 두 가지가 있습니다. 자동 분류(auto-classification)와 기록 연합(records federation)입니다. 두 기능 모두 사람들이 자신의 업무에 더 집중하고, 주변에서 일어나는 기록 관리에 덜 신경 쓰도록 돕습니다.

• 자동 분류(auto-classification)는 정확성과 완전성을 위해 필수입니다. 의도가 아무리 좋더라도 사람은 실수가 있을 수 있으며, 기록을 선언할 때 실수를 저지르게 됩니다. 또 다른 사람들은 작업 자체를 그냥 건너뛰기도 합니다. 기록 관리 담당자에게 한 번에 가장 큰 거짓말은 “점심 먹고 나서 그걸 기록으로 선언하겠습니다.”입니다. 기록 선언을 자동화하면 직원들의 부담이 줄어들고, 기록이 적절하게 선언되어 관리되도록 보장할 수 있습니다.
• 기록 연합(records federation)을 통한 기록 관리 방식은 기록이 저장된 위치에서 그 기록을 관리할 수 있게 해줍니다. 과거에는 ERM이 모든 전자 파일을 수집(ingest)하여 중앙 저장소에 배치했습니다. 그러다 보니 어떤 파일이 기록으로 선언된 이후, 사람들이 해당 콘텐츠를 찾아서 액세스하고 사용해야 할 때 문제가 발생했습니다. 연합(federation)은 ERM이 다른 시스템에까지 접근하여 기록을 식별하고, 적절한 관리 및 보존 일정에 따라 배치할 수 있도록 해주며, 비즈니스 프로세스에 부정적인 영향을 주지 않습니다.

ERM 시스템은 어떻게 선택하나요?

조직에 맞는 올바른 ERM 시스템을 선택하려면 두 가지 주요 요소를 고려해야 합니다. 현재 위험 노출 수준과 정보 관리 시스템의 성숙도입니다. 이 두 요소는 서로 밀접하게 연관되어 있지만, 의사결정 과정은 두 가지 관점에서 이끌어집니다.

리스크를 고려할 때는 기록이 현재 어떻게 관리되고 있는지 살펴보세요. 이미 관리 시스템에 저장되어 있나요? 그것이 제대로 된 ERM이 아니더라도, 전자 정보가 이미 정보 관리 애플리케이션에 들어가 있다면 좋은 출발점입니다. 어떤 일이 발생하더라도 필요한 자료를 찾을 수 있을 가능성이 큽니다. 반대로 기록이 개인 네트워크 드라이브에 있고 이메일을 통해 공유되고 있다면, 이는 고위험 상황입니다.

다음으로 고려해야 할 것은 현재 정보 관리 인프라의 성숙도입니다. 많은 조직이 정보를 저장하기 위해 다양한 시스템을 혼합해 사용하고 있습니다. 이는 정상적인 현상인데, 조직 내 서로 다른 그룹은 정보를 다루는 방식이 다르고, 그 방식에 맞는 시스템이 필요하기 때문입니다. 더 성숙한 조직은 이를 이해하고, 사용 중인 시스템이 무엇인지 파악된 상태에서 더 넓은 아키텍처 안에 적합하게 구성되었는지 확인합니다. 정보 관리 인프라가 덜 성숙한 조직은 이메일과 재무 관리 도구 외에 어떤 것이 있는지도조차 잘 모르는 경우가 많습니다.

이 두 가지 요소를 살펴보면, 조직에 일부 기록을 위한 저장소 역할까지 할 수 있는 시스템이 필요한지 판단할 수 있습니다. 반면에, 현재 기록이 존재하는 위치에 통제를 적용하는 정책 관리자 역할만 하는 ERM이 필요할 수도 있습니다. 지금 어디에 있고 어디로 가고 있는지 파악하는 것은 올바른 ERM을 선택하는 데 큰 차이를 만들어줍니다.

결론

진짜 질문은 조직에 ERM이 필요한지 여부가 아니라, 어떤 종류의 시스템이 필요한지와 먼저 디지털 프로세스를 개선하기 위해 얼마나 많은 작업을 해야 하는지입니다. ERM은 비즈니스 프로세스에 통합될 때 가장 효과적으로 작동하므로, 프로세스를 정의하고 디지털화하는 것이 항상 좋은 첫 단계입니다.

잊지 마세요. ERM을 구현하는 일은 단순히 ‘기록’ 문제를 해결하는 것 이상의 의미가 있습니다. 이는 디지털 세계를 관리하고 디지털 프로세스를 통제에 넣는 데 필요한 마지막 단계입니다. 기록을 수집하면 조직이 과거를 되돌아보며 더 나은 방법을 판단할 수 있습니다. 전자 정보의 규모와 범위를 충분히 파악해야만, 조직이 향후 10년의 디지털 세계에 진정으로 대비할 수 있습니다.