eDiscovery(전자적 디스커버리) 소개: 프로세스의 기본과 단계

오늘날 많은 조직은 수 테라바이트에 이르는 데이터를 보유하고 있으며, 그중 어떤 데이터든 법적 사건과 관련이 있을 수 있습니다. 이러한 데이터를 검색 가능하게 만드는 것은 법률 전문가에게 매우 중요하지만, 이를 지원하는 IT 팀에게는 결코 쉬운 일이 아닙니다.

이 글에서는 eDiscovery가 무엇인지, 그리고 프로세스를 빠르고 효율적이며 비용 효율적으로 만들기 위한 전략을 살펴봅니다.

eDiscovery란 무엇인가요?

eDiscovery (electronic discovery, e-discovery, ediscovery, e-Discovery)는 소송이나 수사에서 증거로 사용하기 위해 전자적으로 저장된 정보(ESI)를 식별, 보존, 수집 및 제출하는 법적 절차입니다. 로펌과 법무 부서는 관련 ESI 소스를 제출해야 하는 의무가 있기 때문에 eDiscovery가 필요합니다. eDiscovery 결과는 소송에 관련된 당사자들 간에 교환됩니다.

eDiscovery는 중요한 법적·규제적 의무이기 때문에, 보통 information governance programs 에 포함됩니다. eDiscovery 프로세스는 법무, IT, 비즈니스 이해관계자를 포함하는 여러 부서를 아우릅니다.

ESI로 간주될 수 있는 데이터는 무엇인가요?

전자적으로 저장된 정보(또는 ESI)는 조직의 데이터베이스와 기타 데이터 저장소 전반에 걸쳐 다양한 형식과 유형으로 존재할 수 있습니다. 연방민사소송규칙(FRCP)에 따르면 ESI에는 “저술, 도면, 그래프, 차트, 사진, 음성 녹음, 이미지 및 기타 데이터 또는 데이터 편집물”이 포함될 수 있습니다. 전자 정보에는 이메일, 문서, 음성 메일(voicemail), 오디오/비디오 파일도 포함됩니다. 또한 소셜 미디어, 인스턴트 메시징 플랫폼 또는 스마트폰 앱에서 비롯된 어떤 형태의 데이터도 포함됩니다. 즉, 모든 트윗이나 Facebook 게시물도 법정에서 증거로 사용될 수 있다는 뜻입니다.

ESI의 많은 유형은 검색(디스커버리) 관점에서 다루기가 어렵습니다. 이메일이 좋은 예입니다. 법적 요청은 종종 관련 이메일을 제출할 것을 요구하지만, 이러한 데이터는 방대한 양이고 구조가 부족하며 분산되어 있기 때문에, 조직이 eDiscovery를 활성화하는 데에는 현실적인 어려움이 따릅니다.

전자 데이터의 또 다른 중요한 요소는 전자 파일에 포함된 메타데이터입니다. 메타데이터는 파일의 생성 날짜와 시간, 작성자, 위치 및 기타 속성을 지정할 수 있습니다. 메타데이터는 매우 중요한 증거로 기능하며, 특정 ESI의 진위(정당성)를 입증하는 데 사용할 수 있으므로, 훼손(spoliation)을 방지하기 위해 신중하게 보존해야 합니다. 파일을 단순히 다른 위치로 옮기는 것만으로도 메타데이터가 변경될 수 있으며, 그 결과 해당 증거의 진정성에 대한 의문이 제기될 수 있습니다.

법률 eDiscovery 프로세스란 무엇인가요?

Electronic Discovery Reference Model(EDRM)는 법률 eDiscovery 프로세스를 여섯 단계(식별, 보존, 수집, 처리, 검토, 산출)로 나눕니다.

• 식별, 보존 및 수집. 일반적으로 e-discovery 프로세스는 잠재적으로 관련 있을 수 있는 문서를 보존해야 한다는 법적 의무에서 시작됩니다. 예상 가능한 소송이 진행될 경우, 변호사는 e-discovery의 범위를 정의하고 관련 ESI를 식별·보존하여 수정되거나 삭제되지 않도록 보장합니다.
• 처리, 검토 및 산출. ESI는 수집되어 분석되고 법정에서 사용하기 위한 형식으로 정리됩니다. 분석은 비용 절감에 매우 중요합니다. 처리가 시작되기 전에 관련 없는 데이터를 걸러내는 데 도움이 되기 때문입니다.

모든 단계에서 eDiscovery 활동이 추적 가능하고 문서화되도록 유지하는 것도 매우 중요합니다.

eDiscovery에서 성공의 핵심은 실제로 대응해야 하기 전에 미리 준비하는 것입니다. 하지만 보유한 데이터가 무엇인지, 그리고 그것이 어디에 저장되어 있는지에 대한 깊은 이해 없이는 전자 검색(e-discovery) 프로세스에 대비하기가 어렵습니다. 데이터 양이 증가할수록, 데이터를 분류하기 위해 수작업 프로세스에 의존하는 조직은 eDiscovery에 어려움을 겪습니다. 정보 관리 관행이 부실하면 eDiscovery 요청에 대응하기 위한 데이터 수집 비용이 크게 늘어납니다.

eDiscovery 프로세스를 위한 지침은 무엇인가요?

민사 법적 절차의 한 측면으로서 전자적 발견(전자소송절차에서의 electronic discovery)을 관장하는 미 연방 민사소송규칙(FRCP)은 ESI(전자적 저장 정보)의 처리에 대해 엄격한 지침을 규정합니다. 법은 조직이 발견 가능한 ESI를 보유함으로써 소송에 대비할 것을 요구합니다. 조직은 소송 제기일로부터 99일 이내, 그리고 “meet and confer” 세션 이전의 21일 기간 이내에 eDiscovery 요청에 응답해야 합니다. 이러한 eDiscovery 기간을 지키지 못하거나 아예 eDiscovery를 포기하면 당사자의 법적 성공 가능성이 크게 감소합니다. 문서를 보존하거나 제출하지 못한 경우, 고의 또는 과실로 문서를 훼손·은폐한 것으로 간주되어 spoliation에 해당할 수 있으며, 이로 인해 벌금과 기타 제재가 부과될 수 있습니다.

시장에서 제공되는 eDiscovery 서비스에는 어떤 것들이 있나요?

eDiscovery 프로세스는 기업이 보관하는 방대한 양의 전자 데이터로 인해 복잡합니다. 다행히도, 워크플로우를 더 시간 소모가 적고 비용 부담이 덜하도록 돕고, 더 빠르며 방어 가능한 결과를 가능하게 함으로써 소송 지원을 제공하는 다양한 eDiscovery 서비스가 마련되어 있습니다.

더 복잡한 작업의 경우, 조직은 eDiscovery 프로세스를 외부에 위탁하는 경우가 많습니다. 하지만 일반적인 기업 소송이나 고용 분쟁 같은 법적 이슈에서는 eDiscovery를 내부에서 수행할 수 있는 경우가 많습니다. 다음은 알아두면 좋은 주요 프로세스와 서비스입니다.

• 데이터 수집 서비스와 컴퓨터 포렌식 은 클라우드, 모바일 또는 복구 시스템을 포함한 다양한 데이터 소스에서 잠재적으로 관련될 수 있는 데이터를 식별하고 수집하는 데 사용됩니다. 수집 방법론은 민사와 형사 사건에 따라 달라질 수 있으며, 수집해야 하는 데이터의 양, 내부 IT 자원의 가용성과 숙련도, 데이터 소스의 접근성에 따라 달라집니다. 한 가지 확실한 옵션은 데이터 디스커버리 및 분류 소프트웨어입니다. 이러한 솔루션은 데이터 유형별로 분류하고, 잠재적 증거를 식별한 뒤 안전한 위치로 이동시켜 부적절한 변경 또는 파괴를 방지할 수 있습니다.
• 데이터 보존 은 ESI를 수정 또는 삭제로부터 보호하는 것을 의미합니다. 일반적인 데이터 보존 기법에는 법적 보류(legal hold) 프로세스, collect-to-preserve 접근 방식, 자동 제자리 보존(예: 삭제 기능을 동결) 등이 있습니다.
• eDiscovery 처리 는 관련 데이터를 추출하고, 그 밖에도 eDiscovery 결과를 정리함으로써 문서를 검토 및 제출(production)할 수 있도록 준비합니다. 메타데이터 추출, 카탈로깅 및 중복 제거(각 관련 문서의 사본이 하나만 제시되도록 보장) 등이 포함됩니다.
• 초기 사건 평가( ECA ) 는 법적 사안에서 잠재적 증거를 초기 단계에서 식별하고 수집할 필요가 있을 때 사용됩니다. 프로젝트 일정은 단축하고 비용은 최소화하려면, 소송과 관련될 수 있는 데이터가 무엇인지 이해하기 위해 책임 보관자(custodians, 잠재적으로 관련될 수 있는 ESI를 보유한 사용자)와 협력하여 수집할 데이터의 양을 제한하는 것이 필수적입니다. ECA에는 이용 가능한 정보에 대해 법률 고문이 객관적으로 평가할 수 있도록 지원하는 데이터 분석도 포함될 수 있습니다.

결론

올바른 eDiscovery 프로세스를 구축하면 eDiscovery 요청에 응하기 위한 비용을 줄이고, 소송 대응 역량과 준법 수준을 높이며, 데이터 보관 및 검색의 정확도를 향상할 수 있습니다. 또한 소송에 필요한 ESI의 보안과 개인정보 보호를 보장할 수 있습니다.