SharePoint Online 관리

소개

SharePoint Online은 협업을 촉진하도록 설계된 클라우드 기반 서비스입니다. 사용자는 문서, 캘린더, 목록, 그림, 토론 게시판 등을 조직 내부의 사용자와 공유할 수 있으며, 경우에 따라서는 파트너나 공급업체 같은 조직 외부의 사용자와도 공유할 수 있습니다. 이 플랫폼을 사용하면 소규모 회사도 인프라나 직원에 예산을 쓰지 않고 자체 기업 인트라넷을 갖출 수 있습니다. 또한 SharePoint Online은 개발자가 SharePoint 데이터에 액세스할 수 있도록 웹 서비스를 제공합니다.

이 문서는 SharePoint Online 환경을 효과적으로 관리하는 데 필요한 핵심 정보를 익히는 데 도움이 됩니다.

SharePoint Online vs 온프레미스 SharePoint

기존 온프레미스 SharePoint와 마찬가지로 SharePoint Online은 협업을 촉진하도록 설계되었습니다. 하지만 두 가지 SharePoint 제공 방식에는 상당한 차이가 있습니다:

• 인프라 및 배포: SharePoint Online은 Microsoft 365(이전 Office 365) 제품군의 일부로 Microsoft가 제공하는 클라우드 기반 서비스입니다. Microsoft가 호스팅하고 관리하므로 인프라 설정, 유지보수 또는 업그레이드에 대해 걱정할 필요가 없습니다. 반면 SharePoint Server는 온프레미스 솔루션으로, 사용자가 자체 서버에 SharePoint 소프트웨어를 설치하고 관리해야 합니다.
• 확장성 및 용량: SharePoint Online은 저장공간과 사용자 용량 측면에서 손쉽게 확장할 수 있습니다. Microsoft가 인프라를 관리하며, 필요에 따라 배포 규모를 손쉽게 확장하거나 축소할 수 있습니다. SharePoint Server를 사용하면 서버 인프라를 직접 관리할 책임이 있으며, 사용량 증가에 대응하기 위해 추가 하드웨어나 소프트웨어에 투자해야 할 수도 있습니다.
• 업데이트 및 유지 관리: SharePoint Online은 Microsoft로부터 정기적인 업데이트와 새로운 기능을 제공받으며, 이러한 업데이트는 자동으로 환경에 적용되어 항상 최신 버전을 사용하도록 보장합니다. SharePoint Server를 사용하면 업데이트를 언제, 어떤 방식으로 적용할지에 대해 더 많은 제어 권한이 있지만, 업데이트를 관리하고 직접 적용하는 책임도 사용자에게 있습니다.
• 사용자 지정 및 확장성: SharePoint Online은 사용자 지정 목록, 라이브러리, 워크플로, 웹 파트 등을 만들 수 있는 등 다양한 사용자 지정 옵션을 제공합니다. 다만 서버 측 사용자 지정과 기본 시스템 파일에 대한 액세스에는 몇 가지 제한이 있습니다. SharePoint Server는 사용자 지정과 확장성 측면에서 더 유연하여, 서버 측 코드, 사용자 지정 웹 파트 등으로 사용자 지정 솔루션을 개발하고 배포할 수 있습니다.
• 다른 시스템과의 통합: SharePoint Online은 Teams, OneDrive와 같은 다른 Microsoft 365 서비스는 물론, Power Apps 및 Power Automate 같은 Power Platform 도구와도 원활하게 통합됩니다. 또한 API와 커넥터를 통해 외부 시스템 및 서비스와의 통합도 지원합니다. SharePoint Server도 다른 시스템과 통합할 수 있지만, 구성 및 설정에는 더 많은 노력과 전문 지식이 필요할 수 있습니다.
• 라이선싱: SharePoint Online은 일반적으로 Microsoft 365 구독의 일부로 라이선스가 제공되며, 조직의 필요에 따라 다양한 요금제 중에서 선택할 수 있습니다. 비용은 사용자 1인당 월 기준으로 책정됩니다. SharePoint Server는 일회성으로 라이선스를 먼저 구매해야 하며, 유지 관리 및 지원 비용이 계속 발생합니다. SharePoint Server의 비용은 선택하는 에디션과 사용자 수에 따라 달라질 수 있습니다.

SharePoint Online 구조

SharePoint Online 콘텐츠의 기본 단위는 사이트 모음 — 유사한 특성을 가진 사이트들을 하나로 묶어 전체적으로 관리할 수 있는 그룹입니다.

구독에는 기본 사이트 모음인 https://yourtenantname.sharepoint.com 이(가) 포함됩니다. 이 사이트 모음에는 SharePoint Online 라이선스가 있는 테넌트의 각 사용자에 대해 저장소 1테라바이트가 제공되는 개인 My Site 사이트가 포함됩니다. 이 사이트를 사용하면 어떤 장치를 사용하든 개인 문서를 사용할 수 있습니다. 또한 이 사이트 모음에서 특정 팀, 프로젝트, 회의 등 목적에 맞는 추가 사이트를 만들 수 있습니다.

또한 직접 사이트 모음을 만들 수도 있습니다. 많은 조직은 모든 것을 처음부터 개발하는 것보다 사이트 모음 템플릿을 사용하면 프로세스가 더 빠르고 더 쉽게 진행된다고 판단하여 템플릿을 선택합니다.

사이트 유형

SharePoint Online은 다양한 요구와 사용 사례에 맞춰 여러 유형의 사이트를 제공합니다. 여기에는 다음이 포함됩니다:

• 팀 사이트: 팀 사이트는 SharePoint Online에서 가장 일반적인 유형의 사이트입니다. 팀 또는 부서 내에서 협업과 커뮤니케이션을 위해 설계되었습니다. 팀 사이트는 문서 라이브러리, 목록, 캘린더 및 기타 도구를 제공하여 팀이 함께 작업하고 정보를 공유할 수 있도록 돕습니다.
• 커뮤니케이션 사이트: 커뮤니케이션 사이트는 광범위한 대상에게 뉴스, 업데이트 및 기타 중요한 정보를 공유하기 위한 목적으로 설계되었습니다. 보기 좋게 구성된 레이아웃을 제공하며, 콘텐츠를 구조화된 방식으로 만들고 게시할 수 있습니다. 커뮤니케이션 사이트는 전사 공지, 부서 업데이트, 프로젝트 업데이트에 이상적입니다.
• 게시(퍼블리싱) 사이트: 게시(퍼블리싱) 사이트는 광범위한 대상에 제공할 콘텐츠를 만들고 관리하기 위해 설계되었습니다. 페이지 레이아웃, 콘텐츠 유형, 승인 워크플로, 게시 페이지 같은 기능을 통해 전문적으로 보이는 사이트를 만들고, 콘텐츠를 구조화된 방식으로 쉽게 게시할 수 있습니다.
• 프로젝트 사이트: 프로젝트 사이트는 팀이 프로젝트를 관리하고 협업할 수 있도록 돕기 위해 설계되었습니다. 작업 관리, 문서 협업, 이슈 추적 및 기타 프로젝트 관련 활동을 위한 도구를 제공합니다. 프로젝트 사이트는 프로젝트 작업, 마일스톤, 산출물을 구성하고 추적하는 데 이상적입니다.
• 문서 센터 사이트: 문서 센터 사이트는 대량의 문서를 관리하고 구성하기 위해 설계되었습니다. 문서 라이브러리, 버전 관리, 메타데이터 및 검색 기능과 같은 기능을 통해 사용자는 문서를 쉽게 찾아 관리할 수 있습니다.
• 커뮤니티 사이트: 커뮤니티 사이트는 특정 그룹의 사람들 사이에서 협업과 지식 공유를 촉진하기 위해 설계되었습니다. 토론 게시판, 블로그, 위키 및 기타 소셜 기능을 제공하여 커뮤니티 내에서의 소통과 참여를 돕습니다.
• 허브 사이트: 허브 사이트는 SharePoint Online 환경에서 관련 사이트를 연결하고 구성하는 데 사용됩니다. 중앙 집중식 탐색 및 브랜딩 환경을 제공하여 사용자가 연결된 사이트 사이를 쉽게 이동하고 공유 콘텐츠와 리소스에 액세스할 수 있도록 합니다.
• 개인(내 사이트) 사이트: 앞서 언급했듯이, 각 SharePoint Online 사용자는 자신의 문서, 작업, 개인 정보를 저장하고 관리할 수 있는 개인 공간을 제공받습니다. 사용자는 내 사이트(My Site)의 콘텐츠를 다른 사용자와 공유하도록 선택할 수 있습니다.

사이트 콘텐츠 유형

SharePoint Online에는 사이트에서 만들 수 있는 콘텐츠 유형이 미리 정의된 목록으로 있습니다. 여기에는 다음이 포함됩니다:

• 페이지: 페이지는 들리는 그대로의 의미입니다. 즉, SharePoint의 편집 기능을 사용하여 브라우저에서 편집하는 페이지입니다. 페이지에는 주로 텍스트가 들어가지만, 이미지, 링크, 목록, 웹 파트(소량의 코드)를 포함할 수도 있습니다.
• 문서 라이브러리: 문서 라이브러리는 Word 문서와 기타 파일들의 모음입니다. 라이브러리 내에서 문서를 논리적으로 구성하기 위해 폴더를 만들 수 있습니다. 파일을 수정하려면 사용자가 먼저 파일을 체크아웃한 뒤 다시 체크인해야 합니다. 이렇게 하면 한 번에 한 사람만 파일을 편집할 수 있으며, 이전 버전을 유지할 수 있어 특정 문서의 개정 기록을 확인할 수 있습니다.
• 다른 종류의 라이브러리: 다른 유형의 라이브러리에는 다음이 포함됩니다:
  • 양식 라이브러리 는 XML 양식을 저장하며, 비즈니스에서 Microsoft InfoPath를 통해 정보를 라우팅하는 데 사용할 수 있습니다
  • 그림 라이브러리 는 이미지 파일을 저장합니다
  • 위키 페이지 라이브러리 는 온라인에서 텍스트를 빠르게 편집하고, 해당 텍스트를 다른 페이지에 연결할 수 있게 해줍니다. 말하자면 ‘가난한 사람을 위한’ 공유 텍스트 편집기라고 할 수도 있죠
• 사이트: 앞서 언급한 것처럼 사이트는 기본적으로 콘텐츠의 모음입니다. 사이트 안에 사이트를 만들어, 자체적인 집중이 필요한 관련 자료를 모을 수 있습니다. 회의, 블로그, 문서 및 팀은 더 큰 사이트 안에서 각자 별도의 사이트를 가질 수 있습니다.
• 목록: 목록은 링크, 공지, 연락처 또는 작업과 같은 유사한 항목들의 모음입니다. 더 복잡한 목록에는 달력, 편집 가능한 데이터시트, 토론 게시판, 이슈 추적 목록, 간트 차트와 유사한 도표가 포함된 프로젝트 작업 목록, 설문조사 또는 가져온 스프레드시트 등이 포함될 수 있습니다.

대시보드

SharePoint Online은 SharePoint 사이트, 목록, 라이브러리 및 기타 구성 요소에 저장된 데이터를 사용자가 시각화하고 분석할 수 있도록 다양한 대시보드를 제공합니다. SharePoint Online에서 대시보드를 만들 때 표시하려는 특정 데이터와 인사이트, 대상 사용자, 필요한 상호작용 수준을 고려하세요. 대시보드의 레이아웃과 디자인을 계획하여 원하는 정보를 효과적으로 전달할 수 있도록 하십시오. 또한 대시보드에 액세스하고 상호작용할 수 있는 사용자를 제어하기 위해 보안 및 권한 설정도 고려하세요.

다음은 SharePoint Online에서 사용할 수 있는 일부 대시보드입니다.

• 사이트 사용 대시보드: 이 대시보드는 조회 수, 방문 수 및 고유 사용자 수 등 SharePoint 사이트의 사용 현황과 활동에 대한 인사이트와 상위 문서 또는 페이지를 제공합니다.
• 문서 라이브러리 사용 대시보드: 이 대시보드는 문서 수와 조회 수, 주요 기여자 등 문서 라이브러리와 관련된 통계 및 지표를 제공합니다.
• 목록 사용 대시보드: 이 대시보드는 항목 수와 조회 수, 주요 기여자 등 SharePoint 목록의 사용 현황에 대한 인사이트를 제공합니다.
• 검색 사용 대시보드: 이 대시보드는 상위 검색어, 인기 검색 결과, 검색 동향을 포함하여 수행된 검색 쿼리에 대한 분석을 제공합니다.
• 사용자 지정 Power BI 대시보드: 사용자는 Power BI를 사용하여 대화형 대시보드와 보고서를 만들고 SharePoint 사이트에 직접 임베드할 수 있습니다.
• 기타 사용자 지정 대시보드: 사용자는 다른 사용자 지정 대시보드를 만들고 차트, 그래프, 목록과 같은 웹 파트를 추가할 수 있습니다.
• 타사 대시보드: SharePoint Online과 통합되어 고급 대시보딩 기능을 제공하는 타사 도구와 솔루션도 있습니다.

SharePoint 관리 센터에 액세스하는 방법

SharePoint Online에서 관리 작업을 수행하려면 다음 단계를 따르세요.

1. https://admin.microsoft.com으로 이동한 다음 SharePoint Online 관리자 자격 증명으로 로그인하세요.
2. 왼쪽 탐색 창에서 Admin centers 를 클릭한 다음 SharePoint 를 선택하여 SharePoint 관리 센터에 액세스하세요.

게시 인프라 및 게시 기능

SharePoint Online 게시 인프라는 사이트에서 콘텐츠를 만들고 관리하며 게시할 수 있도록 지원하는 일련의 기능과 역량입니다. 콘텐츠 게시를 위한 구조적이고 통제된 환경을 제공하여 사이트 방문자가 일관성 있게 탐색할 수 있도록 돕습니다.

게시 기능은 SharePoint Online 관리 환경을 훨씬 더 풍부하고 기능적으로 만들어 주지만, 관리가 더 어려워질 수도 있습니다. 예를 들어 사이트 모음의 게시 기능이 활성화되어 있으면 하위 사이트를 템플릿으로 저장할 수 없습니다.

다음은 게시 인프라의 주요 기능 몇 가지입니다.

• 마스터 페이지
• 페이지 레이아웃
• 콘텐츠 유형
• 게시 페이지
• 게시 승인 워크플로
• 내비게이션
• 게시용 웹 파트
• 이미지 렌더링
• 요약 링크 웹 파트
• 목차 웹 파트
• 콘텐츠 쿼리 웹 파트
• 버전 관리 및 탐색
• 권한 제어 및 사용자

게시 인프라를 사용하도록 설정하려면 다음 단계를 수행하세요:

1. SharePoint Online에서 사이트 소유자(Site owner)로 로그인되어 있는지 확인하세요. 페이지 오른쪽 상단의 Settings 톱니바퀴를 클릭한 다음 목록에서 Site Information 을 선택합니다.

• 사이트 정보(Site Information) 사이드바에서 View All Site Settings 를 클릭합니다.

• 사이트 설정(Site Settings) 페이지에서 사이트 컬렉션 관리(Site Collection Administration) 섹션 아래의 Site collection features 를 클릭합니다.

• 아래로 스크롤한 다음 Activate 버튼을 SharePoint Server Publishing Infrastructure 오른쪽에 있는 버튼을 클릭합니다.

보안 및 규정 준수

Microsoft 365는 SharePoint Online과 함께 사용할 수 있는 포괄적인 보안 및 규정 준수 기능 세트를 제공하여 조직의 데이터를 보호하고 관리할 수 있습니다.

Microsoft 365 관리 센터

Microsoft 365 관리 센터는 관리자가 조직의 Microsoft 365 구독과 서비스를 관리할 수 있도록 하는 웹 기반 포털입니다. 사용자 계정, 라이선스 및 보안 설정을 관리하고 기타 관리 작업을 수행할 수 있는 중앙 위치를 제공합니다. 숙련된 관리자와 초보 관리자 모두가 사용하기 쉽고 접근할 수 있도록 설계되었습니다.

Microsoft 365 관리 센터에 액세스하려면 다음 중 하나를 수행하세요.

• admin.microsoft.com에 직접 로그인합니다.
• Microsoft365.com으로 이동한 다음 Microsoft 365 계정으로 로그인합니다. 왼쪽 상단의 앱 아이콘을 클릭한 후 Admin 을 클릭합니다.

왼쪽 하단의 Admin centers 섹션을 사용하면 보안 센터 및 규정 준수 센터와 같은 다양한 관리자 포털에 액세스할 수 있습니다.

Microsoft 365 Defender

Microsoft 365 Defender(이전에는 Microsoft 365 Security Admin Center라고 함)는 관리자가 조직의 서비스(Exchange Online, Microsoft Teams 및 SharePoint Online 포함)에 대해 보안 기능과 설정을 관리할 수 있는 중앙 위치입니다.

Microsoft Purview Compliance Portal

Microsoft Purview Compliance Portal(이전의 Microsoft 365 Compliance Center)은 데이터 보존을 포함하여 준수(컴플라이언스) 관련 활동을 관리하고 모니터링하기 위한 중앙 허브를 제공합니다.eDiscovery 및 법적 보류 조치입니다. 이를 통해 조직의 요구 사항에 맞춘 준수 정책을 설정하고 적용할 수 있으며, SharePoint Online에 대한 정책도 포함됩니다.

SharePoint Online의 주요 준수(컴플라이언스) 기능에는 다음이 포함됩니다:

• 데이터 유출 방지 (DLP)
• 정보 거버넌스
• 정보 권한 관리 (IRM)
• 데이터 암호화
• 다중 요소 인증 (MFA)
• 고급 위협 방지(ATP)
• 데이터 보관 및 아카이빙
• 전자문서 개시(eDiscovery)
• 감사 및 보고
• 컴플라이언스 표준 및 인증
• 외부 공유 제어
• 조건부 액세스
• 역할 기반 액세스 제어 (RBAC)

Identity Management

Microsoft 365 및 SharePoint Online의 Identity Management 기능은 강력한 보안을 유지하면서 조직이 리소스에 효율적으로 액세스할 수 있도록 돕습니다. 조직이 Microsoft 365 사용자 액세스 및 권한을 효과적으로 관리하려면, Identity 인프라가 올바르게 구성되어 있어야 합니다.

Microsoft 클라우드 ID 모델

Microsoft 365는 세 가지 ID 모델을 제공합니다:

• 하이브리드 ID: 온프레미스 Active Directory 에서 먼저 생성된 후 Microsoft Entra ID(이전 Azure AD)와 동기화되는 ID
• 클라우드 전용 ID: Microsoft Entra ID 사용자 또는 디바이스를 위해 특별히 생성된 ID
• 외부 ID: 귀사의 리소스에 액세스하도록 초대된 사용자이지만, 해당 사용자는 테넌트 외부에서 생성되고 유지 관리되는 ID

Microsoft 365 관리 센터와 Entra ID 및 Microsoft Azure 포털과 같은 다른 포털에서 사용자 ID를 만들고, 관리하고, 업데이트할 수 있습니다.

정보 아키텍처 및 거버넌스

정보 아키텍처

SharePoint Online의 콘텐츠를 쉽게 찾아보고 액세스할 수 있도록 하려면, 계층 구조, 메타데이터, 내비게이션을 신중하게 설계해야 합니다. 잘 구성되고 효율적인 정보 아키텍처는 콘텐츠 검색, 협업 및 지식 관리.

다음은 SharePoint 정보 아키텍처를 위한 몇 가지 핵심 고려 사항입니다.

• 사이트 계층 구조: 조직의 요구와 콘텐츠에 따라 사이트와 하위 사이트의 구조를 계획하세요. 부서, 프로젝트 또는 기능 영역을 위한 사이트를 별도로 만드는 방안을 고려하세요.
• 사이트 탐색: 사용자가 다양한 사이트, 하위 사이트 및 콘텐츠를 쉽게 찾고 이동할 수 있도록, 명확하고 사용자 친화적인 탐색 시스템을 설계하세요.
• 콘텐츠 유형 및 메타데이터: 콘텐츠의 성격과 목적에 따라 콘텐츠를 분류하고 구성하기 위한 콘텐츠 유형을 정의하고, 조직의 정보 요구 사항에 맞는 메타데이터 필드를 정의하세요.
• 문서 라이브러리 및 목록: 사이트 내에서 문서 라이브러리와 목록의 구조와 구성을 결정하세요. 문서, 이미지 또는 양식과 같은 서로 다른 유형의 콘텐츠에 대해 별도의 라이브러리나 목록을 만드는 방안을 고려합니다. 라이브러리와 목록 안의 콘텐츠를 더 효율적으로 구성하고 관리하려면 폴더, 메타데이터 및 뷰를 사용하세요.
• 검색 및 검색 가능성: SharePoint의 검색 기능은 관련 검색 결과를 제공하기 위해 정보 아키텍처에 의존합니다. 콘텐츠가 메타데이터로 올바르게 태그되어 있는지 확인하고, 검색 가능성을 높이기 위해 관리형 메타데이터와 검색 기반 탐색을 사용하는 방안을 고려하세요.
• 확장성 및 성장: 새로운 사이트, 하위 사이트 및 콘텐츠를 포함해 SharePoint 환경의 성장을 위해 계획하세요.

거버넌스

SharePoint Online이 조직의 목표와 목적에 부합하면서 효과적이고 안전하게 사용되도록 하려면, SharePoint의 사용, 관리 및 운영을 규율하는 정책, 절차 및 가이드라인을 수립해야 합니다. 다음은 SharePoint 거버넌스의 주요 측면입니다.

• 소유권 및 역할: 관리자를 비롯해 사이트 소유자, 콘텐츠 소유자, 사용자 등 SharePoint에 대한 명확한 소유권과 역할을 정의합니다. SharePoint 사이트, 콘텐츠 및 권한을 관리하고 유지보수하는 책임을 할당하세요.
• 사이트 프로비저닝: 새 SharePoint 사이트를 생성하고 프로비저닝하기 위한 지침과 프로세스를 수립합니다. 목적, 대상(청중), 콘텐츠 요구사항 등 사이트 생성 기준을 정의하세요. 해당되는 경우, 누가 사이트를 만들 수 있는지와 승인 프로세스도 결정합니다.
• 권한 및 보안: SharePoint에 대한 보안 정책과 지침을 수립하세요. 콘텐츠와 기능에 대해 적절한 접근이 이뤄지도록 사용자 그룹, 권한 수준 및 액세스 제어를 정의합니다. 데이터 보안 및 컴플라이언스를 유지하기 위해 권한을 정기적으로 검토하고 업데이트하세요.
• 콘텐츠 관리: 생성, 편집, 버전 관리, 보관을 포함한 콘텐츠 관리 프로세스를 정의하세요. 콘텐츠 소유권, 승인 워크플로 및 보존 정책에 대한 지침을 수립합니다.
• 컴플라이언스 및 데이터 보호: SharePoint 사용이 법적, 규제 및 업계별 요구 사항을 준수하도록 하세요. 데이터 보호, 개인정보 보호 및 정보 보안에 대한 정책을 수립합니다. 민감한 데이터를 보호하고 적용 가능한 규정에 대한 컴플라이언스를 강제하기 위한 조치를 실행하세요.
• 모니터링 및 보고: SharePoint 사용 현황, 성능, 거버넌스 정책 준수를 추적할 수 있도록 모니터링 및 보고 메커니즘을 구현하세요. 사용 분석, 감사 로그, 사용자 피드백을 정기적으로 검토하고 분석하여 개선이 필요한 영역을 파악하고 거버넌스 컴플라이언스를 보장합니다.
• 콘텐츠 거버넌스 : 콘텐츠 생성, 관리 및 보관을 위한 지침과 프로세스를 수립합니다. 콘텐츠 소유자, 편집자, 승인자의 역할과 책임을 정의하세요. 콘텐츠 무결성을 유지하고 컴플라이언스를 보장하기 위해 버전 관리와 승인 워크플로를 구현합니다.
• 거버넌스 검토 및 유지보수: 비즈니스 요구사항의 변화, 기술 발전, 그리고 발전하는 모범 사례를 반영하도록 SharePoint 거버넌스 정책과 지침을 정기적으로 검토하고 업데이트하세요. 거버넌스 감사 및 평가를 수행하여 지속적인 효과와 조직의 목표에 대한 정렬(일치)을 보장합니다.

사이트 컬렉션 관리

사이트 컬렉션 관리자는 사이트 컬렉션의 설정, 권한 및 기능에 대해 적절한 통제권을 유지해야 합니다. 다음은 주요 책임 중 일부입니다:

• 생성: 사이트 컬렉션 관리자는 SharePoint Online에서 새 사이트 컬렉션을 만들 수 있습니다. 사이트 컬렉션의 URL, 템플릿 및 기타 설정을 정의할 수 있습니다.
• 설정: 관리자는 지역 설정, 사이트 컬렉션 관리자, 사이트 컬렉션 기능 및 할당량 등 사이트 컬렉션에 대한 다양한 설정을 구성할 수 있습니다.
• 권한: 사이트 컬렉션 관리자는 사이트 컬렉션의 권한 및 보안 설정을 제어할 수 있습니다. 사용자와 그룹에 권한을 할당하고, 권한 수준을 관리하며, 사이트 콘텐츠에 대한 액세스를 제어할 수 있습니다.
• 탐색: 관리자는 상단 링크 바, 빠른 실행, 사이트 계층 구조를 포함하여 사이트 컬렉션의 탐색 및 구조를 사용자 지정할 수 있습니다.
• 템플릿: SharePoint Online은 사이트 컬렉션 내에서 새 사이트를 만들기 위해 관리자가 사용할 수 있는 다양한 사이트 템플릿을 제공합니다. 관리자는 조직의 요구 사항에 따라 이러한 템플릿을 관리하고 사용자 지정할 수 있습니다.
• 기능: 관리자는 문서 라이브러리, 목록, 워크플로 및 사이트 템플릿과 같은 사이트 컬렉션 내의 기능을 활성화하거나 비활성화할 수 있습니다. 또한 사이트 컬렉션의 요구 사항에 따라 이러한 기능을 관리하고 사용자 지정할 수 있습니다.
• 스토리지 관리: 관리자는 사이트 컬렉션 내의 스토리지 사용량을 모니터링하고 관리할 수 있습니다. 스토리지 할당량을 설정하고, 휴지통( Recycle Bin )을 관리하며, 스토리지 정책을 적용할 수 있습니다.
• 감사 및 보고: SharePoint Online은 감사 및 보고 기능을 제공하여 관리자가 사이트 모음의 사용 현황, 사용자 활동 및 콘텐츠 변경 사항을 추적하고 분석할 수 있도록 합니다. 관리자는 보고서를 생성하고 사이트 모음의 상태와 성능을 모니터링할 수 있습니다.
• 백업 및 복원: 관리자는 데이터 보호와 재해 복구를 보장하기 위해 사이트 모음 데이터를 백업하고 복원할 책임이 있습니다. SharePoint Online은 자동 백업 및 복원을 위한 옵션을 제공합니다.

사이트 모음 관리 설정에 액세스하는 방법

1. SharePoint Online에서 사이트 소유자로 로그인했는지 확인하세요. 페이지 오른쪽 상단의 Settings 톱니바퀴를 클릭한 다음 Site Information 설정 목록에서 선택하세요.

• 사이트 정보 사이드바에서 View All Site Settings 를 클릭합니다.

• 사이트 설정에서 Site Collection Administration 섹션은 SharePoint 관리 작업에 쉽게 액세스할 수 있도록 해줍니다.

사용자 프로필 및 잠재고객 타기팅

사용자 프로필

사용자 프로필에는 사용자에 대한 정보가 저장됩니다. 사용자 속성에는 이름, 직함, 부서, 연락처 등과 같은 기본 정보는 물론, 조직에 특화된 추가 정보를 수집하기 위해 정의할 수 있는 사용자 지정 속성도 포함될 수 있습니다.

SharePoint Online에서 사용자 프로필을 관리하려면 사용자 프로필 서비스 구성을 진행하고, 디렉터리 원본에서 사용자 프로필을 동기화하며, 사용자 프로필 속성을 정의하고 매핑하고, 데이터의 정확성과 일관성을 보장해야 합니다.

사용자 프로필 정보를 최신 상태로 유지하고 관련성을 확보하려면 정기적으로 검토하고 업데이트하는 것이 중요합니다. 또한 조직은 정확하고 완전한 사용자 프로필을 유지하는 것의 이점에 대해 사용자에게 교육하고, 사용자 프로필로 제공되는 소셜 및 협업 기능에 사용자가 적극적으로 참여하도록 권장해야 합니다.

다음은 사용자 프로필을 사용하는 SharePoint Online의 다른 기능들입니다:

• 내 사이트
• Delve
• 사람 검색
• 소셜 기능
• 개인정보 및 보안

대상자 타게팅

SharePoint Online의 대상자 타게팅을 사용하면 사용자의 특성이나 속성에 따라 특정 사용자 그룹(대상자)에게 개인화된 콘텐츠와 환경을 제공할 수 있습니다. 이를 통해 올바른 정보가 올바른 사람에게 제공되어 참여도와 관련성이 높아지도록 돕습니다. 대상자 타게팅은 User Profile 서비스에 의존합니다

SharePoint Online은 웹 파트, 탐색 링크, 콘텐츠와 같은 다양한 구성 요소에 대해 대상자 타게팅 설정을 제공합니다. 이러한 설정을 통해 특정 대상자가 특정 콘텐츠 또는 기능을 보도록 지정할 수 있습니다. 예를 들어 웹 파트를 구성해 대상자에 따라 서로 다른 콘텐츠를 표시하거나 사용자의 부서에 따라 탐색 링크를 표시할 수 있습니다.

조직의 요구와 목표에 부합하도록 대상(오디언스)을 신중하게 계획하고 정의하는 것이 중요합니다. 사용자 속성이나 조직 구조의 변경에 따라 오디언스 멤버십을 정기적으로 검토하고 업데이트하세요. 또한 콘텐츠 작성자와 사이트 소유자에게 오디언스 타기팅과 이를 효과적으로 사용해 개인화된 경험을 제공하는 방법을 교육하십시오.

사용자 프로필 및 오디언스 타기팅 설정에 액세스하는 방법

1. SharePoint Online Admin Center에 로그인한 다음 왼쪽 탐색 모음에서 More Features 를 클릭합니다.
2. User profiles 아래에서 Open 버튼을 클릭하세요.

• User profiles 페이지가 브라우저의 새 탭에서 열립니다. 이 페이지를 사용하면 사용자 속성, 사용자 프로필 및 오디언스 타기팅 설정을 관리할 수 있습니다.

데이터 연결 및 Microsoft Power Platform

데이터 연결

SharePoint Online을 사용하면 사용자가 SQL Server 데이터베이스, Excel 스프레드시트, SharePoint 목록 등 다양한 데이터 소스에 연결하고 SharePoint 내에서 해당 데이터를 쉽게 액세스하며 작업할 수 있습니다. 예를 들어, 사용자는 데이터를 분석하고 시각화하기 위해 사용자 지정 보기, 보고서, 대시보드를 만들 수 있습니다. 또한 데이터 연결을 통해 데이터 변경이나 이벤트를 기반으로 작업을 트리거하여 프로세스와 워크플로를 자동화할 수도 있습니다.

Microsoft Power Platform

Microsoft Power Platform은 사용자가 맞춤형 비즈니스 솔루션을 구축하고 프로세스를 자동화하는 데 도움이 되는 도구 및 서비스 모음입니다. Power Apps, Power Automate(이전에는 Flow로 알려짐), Power BI를 포함합니다.

SharePoint Online은 Power Platform과 통합되어 사용자가 SharePoint 환경 내에서 해당 기능을 활용할 수 있습니다. 예를 들어, 다음을 수행할 수 있습니다:

• SharePoint 데이터와 상호 작용하는 모바일 또는 웹 기반 애플리케이션을 구축하기 위해 사용자 지정 Power Apps를 생성
• Power Automate를 사용하여 알림 전송, 데이터 업데이트 또는 특정 이벤트에 기반한 작업 트리거 등과 같이 SharePoint 내의 워크플로 및 프로세스를 자동화
• Power BI를 사용하여 대화형 대시보드와 보고서를 만들고 SharePoint 데이터를 시각화 및 분석

엔터프라이즈 콘텐츠 관리

엔터프라이즈 콘텐츠 관리(ECM)는 콘텐츠의 생성, 캡처, 저장, 검색, 배포 및 폐기를 포함하여 콘텐츠의 라이프사이클 전반에 걸쳐 디지털 콘텐츠를 관리하기 위한 전략, 도구 및 프로세스의 체계입니다.

SharePoint Online에서 ECM은 다음을 포함하여 조직이 SharePoint 콘텐츠를 효과적으로 관리하고 정리할 수 있도록 지원하는 기능을 제공합니다:

• 문서 관리
• 콘텐츠 라이프사이클 관리
• 콘텐츠 유형
• 메타데이터 및 분류 체계
• 검색 및 검색(발견)
• 기록 관리
• 협업 및 워크플로
• 보안 및 컴플라이언스
• 정보 권리 관리
• 콘텐츠 게시

용어 저장소

SharePoint Online은 용어 저장소 관리 도구를 제공하여 관리자가 용어 집합을 관리할 수 있도록 돕습니다. 용어 집합은 특정 개념이나 범주와 관련된 용어들의 모음입니다. 예를 들어 “Product Categories” 용어 집합에는 “Electronics”, “Clothing”, “Home Appliances” 같은 용어가 포함될 수 있습니다.

용어 집합을 사용하면 조직에서 SharePoint 사이트 전반의 콘텐츠에 태그가 일관되게 적용되도록 보장할 수 있어, 정보를 더 쉽게 관리하고 찾을 수 있습니다. 예를 들어, 조직은 용어 기반 탐색 메뉴를 만들고 특정 용어에 따라 필터링할 수 있습니다.

다음에서 이 기능에 액세스할 수 있습니다. SharePoint Admin Center에서 왼쪽 탐색 메뉴의 Term store 를 클릭하세요.

콘텐츠 유형

콘텐츠 유형은 SharePoint Online에서 특정 유형의 콘텐츠와 연결되는 열, 메타데이터, 워크플로 및 기타 설정을 정의합니다. 콘텐츠를 만들고 관리하는 방식의 일관성을 제공하기 위해 다양한 문서 유형이나 기타 항목에 적용할 수 있는 재사용 가능한 템플릿 역할을 합니다. 예를 들어, 콘텐츠 유형을 문서 라이브러리 또는 목록과 연결하면 사용자는 해당 라이브러리나 목록 안의 모든 항목이 동일한 구조 및 메타데이터 요구 사항을 따르도록 보장할 수 있습니다. 또한 콘텐츠 유형을 사용하면 서로 다른 유형의 콘텐츠에 대해 특정 워크플로, 보존 정책 및 기타 설정을 적용할 수 있습니다.

SharePoint Admin Center의 왼쪽 탐색 메뉴에서도 이 기능에 액세스할 수 있습니다. 콘텐츠 유형 갤러리 를 클릭하세요.

검색

검색은 사용자가 SharePoint Online 콘텐츠를 빠르고 손쉽게 찾을 수 있도록 도와주는 강력한 기능입니다. 페이지 상단의 검색 상자에 검색어를 입력하기 시작하기만 하면, SharePoint Online이 결과를 제안하기 시작합니다. 제안된 결과 중 하나를 선택하거나 Enter 를 눌러 모든 검색 결과를 확인할 수 있습니다.

다음은 SharePoint Online에서 사용할 수 있는 추가 검색 기능입니다:

• 검색 센터: SharePoint Online은 사용자가 검색 쿼리를 입력하고 검색 결과를 확인할 수 있는 전용 검색 센터를 제공합니다.
• 검색 범위: SharePoint Online을 사용하면 SharePoint 사이트 내에서 특정 영역 또는 소스에 대해서만 검색하도록 제한할 수 있습니다.
• R[SO3] 결과 소스: 사용자는 검색 결과가 검색되는 소스를 구성할 수 있습니다.
• 검색 필터: 사용자는 특정 기준에 따라 검색 결과를 더 좁힐 수 있습니다.
• 검색 정교화 옵션: 조직에서는 회사의 고유한 요구 사항에 따라 콘텐츠 유형이나 요청 게시 날짜와 같은 추가 방법을 사용자에게 제공하여 검색 결과를 더 좁힐 수 있습니다.
• 검색 알림: 사용자는 검색 조건과 일치하는 새 콘텐츠가 수정되거나 추가될 때 알림을 받을 수 있도록 알림을 설정할 수 있습니다.
• 사람 찾기: 이 옵션을 통해 사용자는 조직 내에서 동료를 찾는 데 도움이 됩니다.
• 웹 파트 검색: 웹 파트 검색 기능을 페이지에 추가하여 검색 결과 또는 검색 상자를 표시할 수 있습니다.

검색 관리

SharePoint 관리 센터에서 검색과 관련된 관리 작업을 수행할 수 있습니다. 다음 단계를 따르세요:

1. https://admin.microsoft.com 으로 이동한 다음 SharePoint Online 관리자 자격 증명으로 로그인하세요.
2. 왼쪽 탐색 창에서 Admin centers 를 클릭한 다음 SharePoint 를 선택하세요.
3. SharePoint 관리 센터의 왼쪽 탐색 창에서 More features 를 클릭하세요.
4. 추가 기능 페이지에서 검색 섹션에 있는 열기 버튼을 클릭하세요.

• 제공된 링크를 사용하여 SharePoint Online의 검색을 관리하세요.

공유

SharePoint Online에서 사용자는 조직 내부는 물론 조직 외부의 다른 사용자와 문서, 사이트 및 기타 콘텐츠를 손쉽게 공유할 수 있습니다. 아래는 SharePoint Online 사용자에게 제공되는 공유 기능의 일부입니다:

• 내부 공유
• 외부 공유
• 공유 링크
• 게스트 액세스
• 공유 알림
• 권한 관리
• 공유 제어
• 감사 및 보고

공유 관리

민감한 데이터에 대한 위험을 최소화하면서 협업을 촉진하려면, 조직의 보안 및 협업 요구 사항에 따라 SharePoint Online의 공유 설정을 신중하게 구성하는 것이 필수입니다. 다음 단계를 따르세요:

1. https://admin.microsoft.com 으로 이동한 다음 SharePoint Online 관리자 자격 증명으로 로그인하세요.
2. 왼쪽 탐색 창에서 관리 센터를 클릭한 다음 SharePoint을 선택하세요.

• SharePoint 관리 센터에서 왼쪽 탐색 창에서 공유을 클릭합니다.

• 공유 관리 페이지를 사용하여 다음을 관리할 수 있습니다.
• 공유 설정: 조직의 기본 공유 설정을 정의할 수 있습니다. 여기에는 외부 공유 허용 여부, 외부 공유 유형(익명 또는 인증됨), 외부 사용자에 대한 기본 권한 수준이 포함됩니다.
• OneDrive 공유: OneDrive for Business에서 공유와 관련된 설정을 구성할 수 있습니다. 여기에는 기본 공유 링크 유형, 링크 만료 기간, 익명 액세스 허용 여부가 포함됩니다.

• 공유 링크: 공유 링크에 대한 기본 링크 설정을 구성할 수 있습니다. 예를 들어 기본 링크 유형(보기 또는 편집), 링크 만료 기간, 익명 액세스 허용 여부 등이 포함됩니다.
• 게스트 액세스: 외부 사용자를 게스트로 추가할 수 있는지, 게스트 초대 수락(인증) 프로세스, 게스트 링크 만료 기간 등 게스트 액세스와 관련된 설정을 관리할 수 있습니다.

문서 버전 관리

SharePoint Online의 훌륭한 기능 중 하나는 문서 버전 관리에 대한 기본 제공 지원입니다. 버전 관리가 활성화되면 SharePoint는 파일이 저장될 때마다 해당 파일의 새 버전을 생성합니다. 이를 통해 감사 추적을 쉽게 만들고, 최근 활동을 확인하며, 누가 어떤 변경을 했는지 검토하고 원치 않는 변경 사항을 되돌릴 수 있습니다. 문서를 오랫동안 다루는 대부분의 조직에서는 버전 관리가 유용하다는 것을 알게 될 것입니다.

문서 버전 관리 활성화

문서 라이브러리에서 버전 관리를 사용하려면 아래 단계를 따르세요. 예시는 팀 사이트를 사용합니다.

1. 사이트의 왼쪽 메뉴에서 Documents 를 클릭하세요. 그런 다음 창 오른쪽 상단에 있는 사이트 설정(톱니바퀴) 아이콘을 클릭하고 Library settings 를 클릭합니다.

• Library settings 사이드바에서 More library settings 를 클릭합니다.

• 결과 페이지에서 일반 설정(General Settings) 아래에 있는 Versioning settings 를 클릭하세요.

• 버전 설정(Versioning Settings) 페이지에서 Create major versions 또는 Create major and minor (draft) versions 를 선택한 다음 Save 를 클릭합니다.
  
  후자의 옵션을 선택하면 사소한 변경 하나하나가 파일의 새 버전을 생성한다는 점에 유의하세요. SharePoint는 파일 저장에 비교적 효율적이지만, 버전 기록의 가치가 거의 없는 파일들로 인해 저장 공간 할당량이 빠르게 소진될 수 있습니다. 특별한 요구가 없다면 Create major versions 옵션을 사용하도록 권장합니다.

문서 버전에 액세스하기

SharePoint는 문서의 서로 다른 버전을 자동으로 추적합니다. 사용자는 웹에서 이러한 버전에 액세스할 수 있지만 Microsoft Word에서 직접 액세스할 수는 없습니다. 따라서 이전 버전을 확인해야 할 때 사이트의 문서 라이브러리로 이동하도록 안내하세요.

서로 다른 버전을 보고 편집하려면 문서 라이브러리에서 파일 옆에 있는…를 클릭한 다음 팝업 메뉴에서버전 기록을 선택합니다. 아래와 같은 화면이 표시됩니다. 원하는 버전에 액세스하려면 해당 하이퍼링크만 클릭하면 됩니다.

결론

SharePoint Online은 협업을 위한 강력한 플랫폼입니다. 하지만 보안 및 규정 준수 위험을 최소화하면서 투자 대비 최대의 효과를 얻으려면 SharePoint Online 환경을 효과적으로 관리해야 합니다. 이 가이드는 필요한 핵심 정보를 모두 제공하므로, 필요할 때 바로 참고할 수 있도록 가까이 두세요!

FAQ

SharePoint Online 데이터는 어떻게 백업하나요?

Microsoft의 기본 백업 옵션이 제한적이기 때문에 SharePoint Online 백업은 다층적인 접근이 필요합니다. Microsoft는 버전 기록과 휴지통 기능을 제공하지만, 이는 엔터프라이즈 환경을 위한 포괄적인 백업에 해당하지는 않습니다. Veeam Backup for Microsoft 365, AvePoint, CodeTwo 같은 타사 백업 솔루션은 사이트 모음, 라이브러리, 개별 항목에 대한 완전한 백업 기능을 제공합니다. 이러한 도구는 자동화된 예약, 특정 시점 복구(point-in-time recovery), 그리고 세분화된 복원 옵션을 제공합니다. 규정 준수 요구 사항이 있는 조직이라면 백업 솔루션과 함께 Microsoft 365 컴플라이언스 센터를 통해 보관(유지) 정책을 구현하세요. SharePoint Online의 기본 내장 중복성은 인프라 장애에는 대비하지만 사용자 실수, 데이터 손상, 악의적인 삭제에는 보호하지 못한다는 점을 기억하세요. 적절한 백업 전략은 자동화된 타사 백업과 보관 정책, 그리고 정기적인 복구 테스트를 결합하여 필요할 때 데이터 가용성을 보장합니다.

SharePoint Online PowerShell에 연결하려면 어떻게 해야 하나요?

SharePoint Online PowerShell에 연결하려면 SharePoint Online Management Shell 모듈과 적절한 인증 설정이 필요합니다. 먼저 관리자 권한으로 실행한 PowerShell 세션에서 모듈을 설치하세요:

      Install-Module -Name Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell -Force
      

다음 방식으로 연결하세요:

      Connect-SPOService -Url https://yourtenant-admin.sharepoint.com -Credential (Get-Credential)
      

“yourtenant”을 실제 테넌트 이름으로 바꿉니다. 최신 인증의 경우:

      Connect-SPOService -Url https://yourtenant-admin.sharepoint.com
      

이렇게 하면 브라우저 기반 인증이 시작됩니다. 다단계 인증은 브라우저 흐름을 통해 자동으로 처리됩니다. 연결이 완료되면 SharePoint Online cmdlet을 사용하여 사이트 컬렉션, 사용자 및 테넌트 설정을 관리할 수 있습니다. 대량 작업 및 자동화를 위해서는 향상된 기능을 위해 공식 모듈과 함께 PnP PowerShell을 사용하는 것을 고려하세요. 작업이 끝나면 항상 제대로 연결을 해제하세요:

      Disconnect-SPOService
      

SharePoint Online에서 사이트 컬렉션 관리자(관리자)를 관리하는 방법은?

SharePoint Online에서 사이트 컬렉션 관리자를 관리하려면 관리 권한에 대한 액세스를 수정하기 위해 테넌트 수준과 사이트 수준 권한이 모두 필요합니다. SharePoint 관리 센터를 사용해 Active Sites로 이동한 다음 사이트 컬렉션을 선택하고 Administrators 탭을 클릭하여 관리자를 추가하세요. 또는 PowerShell을 사용해 프로그래밍 방식으로 관리자를 추가할 수 있습니다:

      Set-SPOSite -Identity https://yourtenant.sharepoint.com/sites/sitename -Owners @("user@domain.com")
      

현재 관리자 확인 방법:

      Get-SPOSite -Identity https://yourtenant.sharepoint.com/sites/sitename | Select-Object -ExpandProperty Owners
      

여러 사이트 컬렉션에 걸친 대량 관리를 위해 PowerShell 스크립팅을 사용하면 효율적인 관리가 가능합니다. 사이트 컬렉션 관리자에게는 사이트에 대한 전체 권한이 있으며 권한을 수정할 수 있다는 점을 기억하고, 이러한 역할을 부여할 때는 최소 권한 원칙을 따르세요. 사이트 컬렉션 관리자에 대한 정기적인 감사를 통해 보안 및 컴플라이언스 요구 사항을 유지할 수 있습니다.

SharePoint Online 권한 문제 해결 절차는 무엇인가요?

SharePoint Online 권한 문제는 대개 상속 설정, 그룹 멤버십 문제 또는 잘못된 권한 수준에서 발생합니다. 먼저 사용자가 사이트의 People and Groups(사용자 및 그룹) 섹션에 표시되는지 확인하고 해당 사용자에게 권한 수준이 올바르게 할당되었는지 검증하세요. Site Settings(사이트 설정)에서 Check Permissions 기능을 사용하면 특정 사용자의 유효 권한을 확인할 수 있습니다. 흔한 문제로는 권한 상속이 깨진 경우(고유 권한이 액세스를 차단하는 경우)와 올바르게 해석되지 않는 중첩 그룹 멤버십이 있습니다. 브라우저 캐시를 삭제하고 시크릿(인코그니토) 창에서 접속해 클라이언트 측 캐싱 문제를 제거해 보세요. 문제가 지속되면 Microsoft 365 관리 센터에서 사용자의 라이선스 상태를 확인하고 SharePoint 액세스가 차단되어 있지 않은지 확인합니다. 권한 변경 사항을 문서화하고 버전 기록을 사용해 액세스 문제가 언제 시작되었는지 추적하세요. 이렇게 하면 문제를 유발한 구성 변경 사항을 파악하는 데 도움이 됩니다.

SharePoint Online을 백업해야 하나요?

Microsoft의 클라우드 인프라가 신뢰할 만하더라도 SharePoint Online은 반드시 백업해야 합니다. Microsoft는 99.9% 가용성 SLA와 인프라 이중화를 제공하지만, 공유 책임 모델에서는 데이터 보호 의무가 고객에게 있습니다. 버전 기록, 휴지통, 보관(리텐션) 정책과 같은 Microsoft 기본 기능은 사용자 실수, 데이터 손상, 악의적인 삭제에 대해 제한적인 수준의 보호만 제공합니다. 이러한 기능만으로는 시점 복구(point-in-time recovery), 장기 아카이빙, 마이그레이션 기능이 필요한 엔터프라이즈 환경에 대한 포괄적인 백업이라고 보기 어렵습니다. 규정 준수(컴플라이언스) 요구사항은 종종 SharePoint의 기본 제공 기능을 넘어서는 백업 보관 기간을 요구합니다. 악성코드, 실수로 대량 삭제가 발생하거나, 관리 오류가 동시에 대량의 데이터에 영향을 줄 수 있다는 점을 고려하세요. 적절한 백업 전략은 기본 제공 SharePoint 복구 옵션만으로는 부족한 상황을 방지하여, 업무 연속성과 규정 준수를 보장합니다. Data Security That Starts with Identity, but it’s completed with comprehensive backup and recovery planning.