eDiscovery（エレクトロニック・ディスカバリー）入門：プロセスの基本と手順

今日、多くの組織はテラバイト単位のデータを抱えており、そのどれかが訴訟案件に関連している可能性があります。このデータを「発見可能な状態」にすることは法律の専門家にとって極めて重要ですが、それを支える IT チームにとっては大変な作業です。

この記事では、eDiscovery とは何か、そしてプロセスを迅速・効率的かつ費用対効果の高いものにするための戦略を解説します。

eDiscovery とは？

eDiscovery（electronic discovery、e-discovery、ediscovery、e-Discovery）とは、訴訟や調査において証拠として用いるために、電子的に保存された情報（ESI）を識別・保全・収集・提出する法的プロセスです。ローファームや法務部門が eDiscovery を必要とするのは、関連する ESI の情報源を提示することが求められるためです。eDiscovery の調査結果は、訴訟に関与する当事者間で共有・交換されます。

eDiscovery は重要な法的・規制上の義務であるため、通常 information governance programs に含まれます。eDiscovery のプロセスは、法務・IT・ビジネスの関係者を含むさまざまな部門にまたがって実施されます。

ESI と見なされるデータにはどのようなものがありますか？

電子的に保存された情報（または ESI）は、組織のデータベースやその他のデータ保管場所にまたがって、さまざまな形式や種類で存在し得ます。《連邦民事訴訟規則》（FRCP）によれば、ESI には「著作、図面、グラフ、チャート、写真、録音、画像、その他のデータ、またはデータの編集物」が含まれ得るとされています。電子情報には、メール、文書、ボイスメール、音声/動画ファイルも含まれます。さらに、ソーシャルメディア、インスタントメッセージングのプラットフォーム、またはスマートフォンアプリからのあらゆる種類のデータも含まれます。つまり、あらゆるツイートや Facebook の投稿が、法廷で証拠として使用される可能性があるということです。

多くの種類の ESI は、ディスカバリー（証拠開示）の観点から扱うのが難しいものです。メールはその代表例です。法的な要請では、関連するメールを提出することが求められることがよくありますが、この種のデータは量が非常に多く、構造が乏しく、しかも分散しているため、組織にとって eDiscovery を実現するのは大きな課題になります。

電子データのもう一つ重要な要素が、電子ファイルに埋め込まれたメタデータです。メタデータには、ファイルの作成日時、作成者、場所、およびその他のプロパティを指定できます。メタデータは非常に重要な証拠として機能し、ある ESI の信ぴょう性を裏付けるために利用できるため、spoliation（証拠の破壊・改ざん・散逸）を防ぐには慎重に保持する必要があります。ファイルを別の場所へ単に移動するだけでも、そのメタデータが変更され、証拠としての真正性に疑問が生じる可能性があります。

法的なeDiscoveryプロセスとは何ですか？

Electronic Discovery Reference Model（EDRM）は、法的なeDiscoveryプロセスを6つの段階（identification、preservation、collection、processing、review、production）に分けています。

• Identification、preservation、collection。 通常、e-discoveryプロセスは、潜在的に関連し得る文書を保全する法的義務から始まります。見通せる訴訟アクションがある場合、弁護士はe-discoveryの範囲を定義し、関連するESIを特定して保全し、変更や削除ができないようにします。
• Processing、review、production。 ESIを収集し、分析し、法廷で使用できるようにフォーマットします。分析は、処理を行う前に無関係なデータをふるい分けるのに役立つため、コスト削減にとって重要です。

すべての段階を通じて、eDiscoveryの活動を追跡可能にし、文書として記録しておくことも重要です。

eDiscovery で成功するための鍵は、行動を取らなければならない前に準備しておくことです。しかし、どのようなデータを持っているのか、またそれがどこに保存されているのかを深く理解していないと、e-discovery プロセスに備えるのは難しくなります。データ量が増えるにつれて、データの分類を手作業のプロセスに頼っている組織は、eDiscovery に苦労することになります。情報管理の運用が不十分だと、eDiscovery リクエストに対応するためのデータ収集コストが高騰します。

eDiscovery プロセスのガイドラインは何ですか？

民事訴訟手続の一部として電子的なディスカバリー（electronic discovery）を扱う「米国連邦民事訴訟規則」（Federal Rules of Civil Procedure：FRCP）は、ESI（電子保存情報）の取り扱いについて厳格なガイドラインを定めています。この法律では、発見可能な ESI を保有することで、訴訟に備えていることが組織に求められます。組織は、訴訟の提起日から 99 日以内、さらに「meet and confer」セッションの前の 21 日間の期間内に、eDiscovery の要請に対応しなければなりません。こうした eDiscovery の期限を満たせない場合、または eDiscovery をまったく行わない場合、当事者の法的成功の可能性は大幅に低下します。文書を保全または提出できなかった場合は、spoliation（証拠の不法な隠滅・破壊等）とみなされ、罰金やその他の制裁につながる可能性があります。

市場にはどのような eDiscovery サービスがありますか？

eDiscovery のプロセスは、企業が保管する大量の電子データが原因で複雑になります。とはいえ幸いなことに、ワークフローをより時間的・費用的負担の小さいものにするため、また迅速で、より防御可能（根拠を示せる）な結果を可能にすることで訴訟支援を提供するための、さまざまな eDiscovery サービスが利用できます。

より複雑な作業では、組織は eDiscovery プロセスを外部委託することがよくあります。しかし、一般的な企業訴訟や雇用に関する争いのような法律問題では、eDiscovery を社内で実施できる場合も多くあります。ここでは、押さえておきたい主要なプロセスとサービスを紹介します。

• データ収集サービスとコンピュータフォレンジック は、クラウド、モバイル、またはレカバリ（復旧）システムなど、さまざまなデータソースから、潜在的に関連性のあるデータを特定して収集するために使用されます。収集の方法論は民事と刑事で異なり得て、収集するデータ量、社内 IT リソースの可用性とスキル、データソースへのアクセス可能性にも左右されます。確実な選択肢の1つは データ発見と分類 ソフトウェアです。これらのソリューションはデータを種類別に分類し、潜在的な証拠を特定して、安全な場所へ移動させることで、不適切な改ざんや破壊を防ぐことができます。
• データ保全 では、ESI を変更または削除から保護します。一般的なデータ保全の手法には、法的保全（legal hold）プロセス、collect-to-preserve のアプローチ、自動のインプレース保全（例：削除機能の凍結）などがあります。
• eDiscovery の処理 は、関連データを抽出し、その他の形で eDiscovery の調査結果を整理することで、文書をレビューおよび提出（production）できる状態に準備します。メタデータの抽出、カタログ化、重複排除（各関連文書が1部のみ提示されるようにすること）などが含まれます。
• 早期案件評価（ECA） は、法的手続きの早い段階で潜在的な証拠を特定し、収集する必要がある場合に用いられます。プロジェクトの進行期間を短縮し、コストを最小限に抑えるには、保管担当者（custodians：潜在的に関連性のある ESI を保有しているユーザー）と連携して、どのデータが訴訟に関連し得るのかを理解するために、収集するデータ量を制限することが重要です。ECA には、利用可能な情報に対する客観的な評価を法律顧問に支援するためのデータ分析が含まれることもあります。

結論

適切な eDiscovery プロセスを導入することで、eDiscovery 要求への対応にかかるコストを削減できます。訴訟への準備態勢とコンプライアンスを向上させ、データの保管および検索の精度を高め、訴訟に必要な ESI のセキュリティとプライバシーを確保できます。