SharePoint における記録管理：どのように機能しますか？

SharePoint で記録（Records）を管理する組織は、重要なドキュメント（医療データなど）がポリシーおよび規制上の義務に従って保持され、無許可の変更から保護され、適切な担当者にのみアクセス可能であることを保証する必要があります。実際には、多くの SharePoint 環境では、これらの要件を満たすために必要な保持ポリシー、バージョン管理、権限構造が不足していることがあります。

そのギャップを埋めるために設計されているのが、SharePoint におけるレコード管理です。これは、法的、ビジネス上、および規制上の要件を満たすために、レコードを特定し、保持し、最終的に処分するための一連のポリシーとプロセスです。

SharePoint には、SharePoint Server と SharePoint Online の両方で、レコードをその場で管理するか、専用アーカイブに保管して管理するための組み込み機能があります。正しく構成すると、SharePoint は構造化されていないコンテンツのリポジトリから、正当性を持って運用できるコンプライアンス システムへと変わります。この記事では、その仕組みを説明します。

SharePoint におけるレコード管理とは？

レコード管理 とは、組織のレコードがライフサイクル全体を通じてどのように作成され、分類され、保持され、そして最終的に廃棄されるかを管理・統制する規律（分野）です。

SharePoint では、これは次のような構造化された仕組みとして実現されます。つまり、ドキュメントやその他のコンテンツ アイテムをレコードとして正式に宣言し、保持スケジュールによって管理し、不正な変更から保護し、監査可能なプロセスによって廃棄（処分）します。これらはすべて Microsoft Purview と SharePoint のネイティブなコンプライアンス機能によって強制されます。

このシステムの土台は保持ラベル（retention label）です。SharePoint のアイテムは、コンテンツの種類、場所、または機密度に基づいて記録（レコード）になるのではなく、保持ラベルがそのアイテムを記録として指定した場合にのみ記録になります。いったんそのラベルが適用されると、SharePoint は次の3つのコントロールを強制します：

• アイテムへの制限（許可または禁止される操作を制御する）
• 追加の監査ログ
• 保持期間の終了時にアイテムが削除される際の処分の証明

ポリシーの設定方法に応じて、記録にはドキュメント、ページ、リスト項目、メール、Teams メッセージ、Viva Engage の投稿、Wiki ページ、ブログのコンテンツなどが含まれる場合があります。

SharePoint のレコード管理システムにおける主要な要素

Microsoft は、準拠したレコード管理システムに必要なコンポーネント を定義しています。実際には、通常次のものが含まれます。

• コンテンツ分析（記録になり得るものを説明し、分類するため）
• ファイル計画（記録のカテゴリ、保管場所、保管期間、廃棄方法、所有者を定義する）
• 保管スケジュール（記録がどれくらいの期間存続するか、期限が切れたらどうなるかを指定する）
• コンプライアンス要件文書（遵守のための IT システム規則と、参加がどのように確実にされるかを説明）
• 監査（Auditing）（誰が記録にアクセス、変更、または申告したかを追跡するため）
• メタデータの取得（分類と監査履歴を維持するため）
• 法的保全（Legal hold）機能（訴訟や調査の間、処分を停止するため）

SharePoint は、コンテンツ タイプ、保持ラベル、ポリシー、ライブラリ、ワークフロー、および Microsoft Purview のコンプライアンス フレームワークを通じて、これらを実現します。必要な部品はすべてそろっています。課題は、それらを組み合わせて、実際に組織で機能する形にすることです。

SharePoint における記録管理（records management）の仕組み

SharePoint にレコード管理（records management）を導入するには、次の順序に従います。コンテンツを分析し、ファイル計画（file plan）を定義し、保持スケジュールとポリシーを構成し、レコードを置く場所に関するアーキテクチャの方針を選び、文書をレコードとして宣言・記録する方法を確立します。

これらの各ステップには、特定の SharePoint および Microsoft Purview の仕組みが関わります。

1. 組織のコンテンツを分析し、ファイル計画（file plan）を作成する

最初のステップは、コンテンツを調査することです。何が記録に該当するのか、それが現在どこに存在するのか、誰が所有しているのか、そしてそれが今日どのように管理されているのかを判断する必要があります。

つまり、既存のメタデータ、バージョン管理の運用状況、およびエンドユーザーが実際にドキュメントとどのようにやり取りしているかを確認することです。

そこから、ファイル プランを作成します。ファイル プランでは、記録カテゴリ、保存場所、適用されるポリシー、保管期間、処分プロセス、および責任者を定義します。Microsoft 365 では、File Plan Manager Microsoft Purview により、管理者は保管ラベルを対話的に作成したり、CSV 経由で一括インポートしたり、オフラインで確認するためにラベルをエクスポートしたり、業務上または規制上の要件を追跡するための管理情報を追加したりできます。

2. 保持（保管）スケジュールとポリシーを設定します

保持（保管）スケジュールでは、コンテンツが非アクティブになるタイミング、保持すべき期間、そして保持期間の終了時に何が起こるかを定義します。設定可能な経路は 3 つです。保持（保管）オプション。

Microsoft は保持スケジュールを、相互に補完し合う 2 つのメカニズムによって実装しています。

• 保持ポリシー はコンテナー レベル（サイト、メールボックス、Teams チャネル）で動作します。
• 保持ラベル は、よりきめ細かな制御を可能にする項目レベルで動作します。

保持ラベルだけが項目をレコードとして宣言できますが、保持ポリシーはできません。この違いは、コンプライアンス アーキテクチャを設計する際に重要になります。

ラベルは、自動適用のシナリオやラベル チェーンもサポートします。これは、あるラベルが保持期間の終了時に別のラベルを自動的にトリガーし、「Active → Archive → Disposition Review」のようなマルチステージのワークフローを可能にする仕組みです。

3. レコードを原本の場所（in-place）で管理するか、レコード センターで管理するか

SharePoint には 2 つのアーキテクチャ アプローチがあり、どちらを選ぶべきかは規制環境と運用上のニーズによって決まります。

まず、原本の場所（in-place）での管理では、レコードを元のコラボレーション サイトに保持します。アイテムはアクティブなドキュメントと並んで引き続きアクセスできますが、SharePoint は認可されていない変更を防ぐ保持（retention）制限を適用します。管理対象のサイト数が減り、ユーザーへの影響（混乱）も小さくなります。

次に、レコード センターは専用の SharePoint サイト コレクションであり、コンテンツは Content Organizer を介して元のサイトから物理的にルーティングされます。別々の権限、別々のガバナンス、そしてレコード管理者のための集中管理された場所を提供します。

ユーザーへの混乱を最小限に抑えるために、SharePoint は、コンテンツがレコードとして宣言され、Records Center に移動される際に、元のライブラリにスタブ リンク（stub link）を残すように構成できます。これによりユーザーはリンクをたどって、文書の新しい場所から文書にアクセスできます。 Microsoft は レコード センターが有効な 5 つのシナリオを挙げています：

• 物理的な分離を義務づける規制
• 専任の記録管理チーム
• 異なる保管要件
• より厳格なアクセス制御
• サイト管理者が記録を管理すべきではない場合に生じるガバナンス上の信頼に関する懸念

ハイブリッド方式も有効です。一定期間はアクティブなドキュメントとして記録を維持し、その後、プロジェクトが完了するか保持フェーズが終了したらアーカイブへルーティングします。

4. 記録を宣言して取得する

ドキュメントは、収集方法によって記録になります。ユーザーによる手動の宣言、メタデータやコンテンツ タイプに基づく自動ルール、またはビジネス イベントによってトリガーされるワークフローです。

SharePoint は、ファイル プランのメタデータとポリシーに基づいてコンテンツを特定の場所へルーティングできます。最新の Purview ベースのモデルでは、自動適用ラベル ポリシーがこの作業を大規模に処理します。レガシー環境では、Content Organizer がメタデータの値に基づいてドキュメントを正しいライブラリへルーティングします。

SharePoint の中核となる記録管理機能

SharePoint と Microsoft Purview は、レコード管理を支えるいくつかの統合機能を提供します。以下のセクションでは、各機能が実際にどのように機能するかを詳しく説明します。

保持ラベルとポリシー（SharePoint Online に焦点）

保持ラベルは、個々のアイテムに対する保持および削除の動作を定義するタグです。これらは Microsoft 365 における最新のレコード管理の基盤です。

5 つの自動適用メソッドにより、大規模にラベルを適用できます：

1. 機微情報タイプ（パターン一致による検出用：SSN、クレジットカード番号、カスタムパターン）
2. キーワードまたはクエリ Keyword Query Language の条件を使用
3. 学習可能な分類器 事前学習済みまたはカスタムモデルから AI/ML ベースのコンテンツ認識を使用
4. クラウドの添付ファイル 電子メールまたは Teams メッセージで共有されたファイルを検出
5. 既定のラベル SharePoint のドキュメント ライブラリおよびフォルダー全体に対して自動継承するため

自動適用ラベル ポリシーは、新しく作成されたコンテンツに限定されません。既存のドキュメントを遡って評価し、分類することもできます。これは、何年にもわたって蓄積された未分類の SharePoint コンテンツの上に記録管理（Records management）を導入する組織にとって重要です。

分類ルールや学習可能な分類器が時間の経過とともに洗練されていくにつれ、以前にラベル付けされたコンテンツを再評価して誤りを修正し、初期の処理で見落とされていた可能性のあるレコードを特定できます。

学習可能な分類器による自動ラベリングには、Microsoft 365 E5/A5/G5、または同等のコンプライアンス追加ライセンスが必要です。ここを見落とすと、ライセンスの不足が原因で、設定にだけ注力しているチームでは気づきにくいコンプライアンス上のリスクが生じる可能性があるため、注意喚起しておく価値があります。

プラットフォームは適切にセットアップされているように見えても、規制審査に必要な基盤機能が不足している場合があります。

監査、保留（holds）、および eDiscovery

SharePoint は、統合監査ログにユーザーおよび管理者の操作を記録します。これらのログが保持される期間はライセンスに依存します。:

• 標準ライセンス： 180日
• E5： 1年
• E5 + ユーザーごとの追加： 最大10年

10年間のオプションは遡及適用されず、ポリシーが作成された後に生成されたログのみが保持されます。拡張された監査ログ（監査トレイル）を必要とする業界の組織は、インシデントが発生した後ではなく、事前にこれを導入してください。

Holds は、訴訟、調査、または規制当局による見直しに関与するコンテンツの処分を保留します。Hold が有効になっている間、元のコンテンツは、隠しのシステム管理ロケーションである Preservation Hold Library に移動されます。

ユーザーは、保留(hold)に気づかないまま、ライブ コピーを使って引き続き作業できます。同じ項目に複数の保持ポリシーまたは保留が適用される場合、保持の原則によって、適用可能な最長期間データを保持することで競合が解決されます。

さらに、Microsoft は eDiscovery を 3 つのプラン（ティア）で提供しています。

• Content Search: 基本的な検索機能（E3に含まれています）
• eDiscovery Standard: ケース管理と法的ホールド（legal holds）を追加
• eDiscovery Premium: 保管人（custodian）管理、予測コーディング（predictive coding）、高度なインデックス作成（advanced indexing）を追加

Teams のコンテンツでは、メッセージとファイルが別の場所に保存されるため、関連するすべてのコンテンツを取得するには、関連付けられたメールボックスと SharePoint サイトの両方に保持（hold）を設定する必要があります。

メールおよびソーシャル コンテンツを記録（レコード）として

Microsoft Purview は、単一のインターフェイスを通じて SharePoint、Exchange、OneDrive、Teams、Viva Engage に一貫して適用できる統合保持（retention）フレームワークを提供します。Exchange のアーカイブと SharePoint のファイル計画の間に、個別の統合は不要です。SharePoint のドキュメントを管理するのと同じ保持ラベルが、メール アイテムにも適用されます。

Teams のコンテンツは、保存場所が分かれているため特に注意が必要です。チャネルで共有されたファイルはチームの SharePoint サイトに保存され、チャネルのメッセージは関連付けられたグループ メールボックスに保存されます。包括的な記録（レコード）カバレッジを行うには、両方の場所に保持ポリシーを適用する必要があります。

ブログ、ウィキ、およびその他のソーシャル コンテンツも、同じラベルベースのポリシーのもとで記録（レコード）として取得できます。組織は、全体的なコンプライアンス戦略の一環として、このコンテンツがファイル計画と保持スケジュールにどのように対応付けられるかを計画する必要があります。

SharePoint で記録管理ソリューションを設計する

記録管理の実装を成功させるには、Purview の機能を有効化するだけでは不十分です。

まずは、現在の SharePoint 環境の状態を把握し、そのうえで、コンプライアンス要件に沿うようにサイトのアーキテクチャ、コンテンツ タイプ、ワークフローを設計します。

ステップ 1：現行の文書運用を評価し、改善する

設計を始める前に、既存のコンテンツ タイプ、メタデータ、および権限が将来の記録管理ニーズに合致していることを確認してください。メタデータが現在どのように使用されているか、バージョン管理がどのように機能しているか、ユーザーが実際にどのように文書を扱っているか、そして現在の状態と Purview の機能の間にどのようなギャップがあるかを評価します。

長年 SharePoint を利用してきたものの、正式な記録管理が整っていなかった組織では、既存コンテンツの滞留（バックログ）にも対応する必要があります。何千もの未分類ドキュメントがあり、メタデータが一貫しておらず、記録の宣言もないライブラリは、重大なギャップを示しています。

ユーザーに、このコンテンツを事後に手作業で見直し、申告（宣言）してもらうことに頼るのは、規模が大きいほど現実的ではありません。最初から、auto-apply ラベル ポリシーと自動化された分類ツールを活用し、新しいドキュメントと並行して既存コンテンツを体系的に対応できるよう計画してください。

ステップ 2：サイトのアーキテクチャ、コンテンツ タイプ、ライブラリを設計する

モダンな SharePoint は、深い階層構造よりもフラットなアーキテクチャを推奨します。明確なトピック、タスク、または業務単位ごとに 1 つのサイトを作成します。Hub サイトは、ネストされたサブサイトを作らずに組織構造を提供するため、他のすべてを壊さずにサイトを管理、アーカイブ、または削除しやすくなります。

必須メタデータを伴う主要な記録カテゴリ向けに、グローバルなコンテンツ タイプを定義します。少なくとも、情報分類とビジネス機能のためのコンテンツ タイプを計画してください。ライブラリとサイトは、アクティブなドキュメントと長期の記録保管を明確に分離して設定します。

Content Type Hub を通じて中央で管理されるコンテンツ タイプは、組織全体で一貫した適用が必要な場合にうまく機能します。

ステップ3：ルーティングとワークフローを計画する

レガシーの SharePoint Designer ワークフローは非推奨です。新しくワークフローを開発する場合は、すべて Power Automate を使用してください。

文書がレコードになったら、文書を移動またはタグ付けするワークフローを設計します。標準的なパターンには、レコード宣言の前に行う承認ワークフロー、レコードの保持期限が終了に近づいたときに送信する保持レビュー通知、最終承認のための処分（disposition）ワークフローなどがあります。各ワークフローのトリガー、手順、条件、および例外シナリオを必ず文書化してください。

研修（トレーニング）を忘れないでください。ユーザーには、コンテンツがいつ・どのようにレコードになるのか、レコードになると何が変わるのか、そしてそれがなぜ重要なのかを理解してもらう必要があります。ユーザーの納得（buy-in）がなければ、最も丁寧に設計されたシステムでも崩れてしまいます。

Netwrix が SharePoint におけるレコード（記録）管理をサポートする方法

ネイティブの Microsoft Purview はコンプライアンス（適合性）エンジンを提供し、SharePoint は保存領域を提供しますが、どちらもコンプライアンスおよびセキュリティ担当リーダーが実務上のガバナンス課題に答えるために必要な、日々の可視性は提供しません。

Netwrix 1Secure Platform は、レコード ライブラリを含め、SharePoint のコンテンツや構成を誰がアクセスしたり変更したりしているかを継続的に監査することで、そのギャップを埋めます。permissions reporting により、過度に公開されているサイト、ライブラリ、レコードを可視化し、監査で指摘される前に組織が是正できるようにします。

コンプライアンスおよび保管（retention）のエビデンスのために、Netwrix はレポートを GDPR、HIPAA、PCI DSS などの規制フレームワークと FISMA/NIST に直接対応付けし、SharePoint のアクティビティデータを access controls、保管ポリシー、および監査人が確認したいと期待する法的ホールド（legal hold）の義務に結び付けます。

Netwrix Data Classification は、コンテンツそのものを識別し分類するという補完的な課題に取り組みます。SharePoint と並行して、オンプレミスのファイル共有、データベース、クラウドストレージを含むハイブリッド環境全体に、自動化された発見（discovery）を拡張します。

規制基準向けにあらかじめ定義されたタクソノミーを使用し、分類タグをファイルに直接埋め込むことで、下流のレコード管理プロセスの精度を向上させます。

Netwrix のデモを依頼する 1Secure Platform と Netwrix Data Classification が、SharePoint 環境全体で防御可能なレコード管理（Defensible Records Management）をどのように支援するのかをご確認ください。