SharePoint eDiscovery：eDiscovery Center、Discovery と Hold

法的措置に直面した場合、組織は、IT インフラのどこに埋もれていようとも、関連する可能性のある文書やその他のデータを見つけて保全（preserve）する必要があります。SharePoint が情報リポジトリの1つであるなら、SharePoint のファームやサイト内に存在する関連情報を発見する方法が必要です。本書では、Microsoft が SharePoint に組み込んだ基本の eDiscovery と法的 コンプライアンス（遵守）ツール について解説します。

概要

eDiscovery Center は、eDiscovery リクエストを作成および管理するために使用される中央ポータルです。ここでは、案件のデータ ソースを定義し、関連情報を検索できます。また in-place holds — つまり、1つ以上の完全な SharePoint サイトのスナップショットを取得して、ディスカバリーのためにデータを保持します。スナップショット取得後のコンテンツへの追加や変更もすべて記録されます。

eDiscovery Center

eDiscovery Center は、実際には、SharePoint ファームおよび Exchange サーバーにまたがって保存されている Exchange と SharePoint のコンテンツについて、保持（preservation）、検索（search）、およびエクスポート（export）を管理できるように設計された特別なサイト コレクションです。法務チームから、e-discovery および production タスクを実行する必要があると通知を受けたときは、eDiscovery Center はまず最初に確認すべき場所の1つになります。

中央では、eDiscovery ケースを作成したり、コンテンツを検索したり、コンテンツに保留（holds）を適用したり、コンテンツをエクスポートしたり、ケースに関連付けられた保留とエクスポートのステータスを確認したりできます。検索クエリを実行すると、どのドキュメント、メール、およびその他のデータが返されたかを確認できます。コンテンツをエクスポートする際、SharePoint はデータを Electronic Data Reference Model (EDRM) の仕様に従ってフォーマットし、レビュー用ツールにインポートして、さらなる分析や意思決定に活用できるようにします。

ディスカバリー（Discovery）

情報を見つけ出す（discovering）プロセスは、Google や別の検索エンジンに検索クエリを入力するのとよく似ています。単純なクエリでは、特定のキーワードが使われます。より複雑なパターンを探す必要がある場合は、互いに近い位置にあるべき単語を指定できる “NEAR” フィルターを活用するとよいでしょう。たとえば、737 MAX NEAR MCAS の検索では、単語MCAS がフレーズ737 MAX に近接して出現する結果が見つかります。

SharePoint eDiscovery は、検索サービス アプリケーション（SSAs）を使用して SharePoint サイトのファームをクロール（体系的に読み取り、カタログ化）し、インデックスを作成することで、eDiscovery ケースのクエリに備えます。SSAs はサービス アプリケーション プロキシ経由で接続します。SharePoint の導入規模に応じて、複数の SSAs を使用して異なる種類のサイトをカタログ化することを選ぶ場合があります。たとえば、1 つの SSA で米国サイトをカタログ化し、別の SSA でアジアのサイトをカタログ化するといった具合です。導入規模が小さい場合は、SSA 1 つで足りることがあります。

In-place holds

SharePoint サイトに In-place holds を設定すると、保留を設定した時点のドキュメント、ページ、リスト項目のスナップショットが作成されます。ユーザーは引き続きコンテンツで作業できます。すべての追加、変更、削除は、Preservation Hold Library というドキュメント ライブラリに保持されます。したがって、保留設定後にサイトに追加された新しいコンテンツはすべて検出可能であり、ユーザーが情報を削除しても、SharePoint Server は元の状態として保存されていたコピーを保持します。Preservation Hold Library へのアクセスには、サイト コレクション管理者の権限、または Web アプリケーションの権限が必要です。

SharePoint サイトで In-place holds を構成するには、eDiscovery Center に移動してケースを作成します。ケースとは基本的に、特定の法的案件に関連付けられたすべての検索語句、保留設定、およびその他の情報を含むプロジェクトです。次に、eDiscovery Center を使用して、検索対象のソース、何を検索するかを定義するフィルターを指定し、フィルターに一致するコンテンツを含むソースに In-place holds を適用するオプションを選択することで、eDiscovery Set を作成します。ソースには、Exchange Online のメールボックスだけでなく、SharePoint Online の SharePoint サイトも含めることができます。

SharePoint eDiscovery における限界

SharePoint eDiscovery は情報の収集にはかなり優れていますが、eDiscovery の後半の 2 つのフェーズでは多くの点で不十分です。1 つ目はレビュー フェーズ（弁護士やその他の担当者がディスカバリー検索の結果を確認し、関連するものを見つける段階）で、2 つ目は制作（プロダクション）ステージ（紛争の相手方に提出するために、関連する結果を準備する段階）です。これらの段階では、法務チームの請求可能な工数が発生することが多いため、必要以上の情報は提供したくありません。ネイティブ ツールでは余分なデータを排除しにくいため、組織としては必要以上の法務費用を支払うことになりかねません。

SharePoint eDiscovery を最適化

ネイティブ ツールのこうした制限により、品質の高いサードパーティ製品への投資は賢明な選択となります。 Netwrix Data Classification は、eDiscovery の検索、プロダクション、および対応プロセス全体を改善します。特に、次のことができます：

• クラウド上の SharePoint サイト内のドキュメントだけでなく、オンプレミスの SharePoint、ファイル サーバー上のファイル共有、さらには SQL Server データベース内のコンテンツまで含めて、IT インフラ全体にわたるコンテンツをマッピングすることで、関連するデータの潜在的な情報源を特定できます。
• 訴訟支援のためのデータを収集し、ファイルが適切に保全されるようにし、さらにすべてを1か所で管理できるようにします。
• ドキュメントのレビューと処理を最適化します。分類レベルを簡単に微調整して無関係なドキュメントを除外できるため、レビューのために引き渡す電子証拠の関連性が高まり、レビューおよび作成にかかる時間と費用を最小限に抑えられます。